Betriebskostenverordnung – Welche Nebenkosten darf der Vermieter abrechnen?

von Maritta Seitz

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In diesem Ratgeber:

• Was ist die Betriebskostenverordnung?
• Betriebskostenverordnung und Nebenkostenabrechnung
• Betriebskostenverordnung für Mietverträge vor und nach 2004
• Gerichtsurteile zu Fristen und § 556 BGB

Vermieter haben das Recht, bestimmte Nebenkosten, die durch Besitz und Instandhaltung einer Wohnung anfallen, auf den Mieter umzulegen. Dieses Vermieterrecht ist in § 556 BGB geregelt. Umlagefähig sind demnach nur Nebenkosten, die regelmäßig anfallen. Reparatur- und Verwaltungskosten müssen dagegen immer vom Vermieter getragen werden. Welche Nebenkosten der Vermieter im Einzelnen auf seine Mieter abwälzen kann, ist nicht im Bürgerlichen Gesetzbuch, sondern in der sogenannten Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt.

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Was ist die Betriebskostenverordnung?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist der Gesetzestext, in dem die einzelnen Nebenkosten aufgeführt sind, die sich der Vermieter von seinen Mietern mit der Nebenkostenabrechnung zurückholen kann. Sie besteht aus zwei Teilen: Im ersten Teil ist definiert, was umlagefähige Betriebskosten ausmacht und welche Kosten nicht dazu zählen. Im zweiten Teil der Betriebskostenverordnung sind 17 Kostenpositionen aufgeführt, die der Definition des ersten Abschnitts entsprechen und die der Vermieter abrechnen kann.

Sie lauten:

• Grundsteuer
• Kosten der Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung
• Heizkosten
• Warmwasserkosten
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
• Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
• Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Nebenkosten

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Wie werden die Heizkosten auf die Mieter aufgeteilt?

Grundsätzlich hängt es von der Art der Heizung ab, ob Mieter eine Heizkostenabrechnung erhalten oder nicht. Mieter, die ihre Wohnung mit Strom beheizen, erhalten in der Regel keine Abrechnung vom Vermieter, sondern begleichen die Kosten über ihre persönliche Stromrechnung.

Anders stellt sich die Situation bei Gas-, Öl-, Pellets- und Fernwärmeheizungen dar. Dort erstellt der Vermieter üblicherweise eine Abrechnung, entweder in Form einer gesonderten Heizkostenabrechnung oder im Rahmen einer Nebenkostenabrechnung. Erfolgt die Abrechnung über eine Nebenkostenabrechnung, muss im Mietvertrag derselbe Abrechnungszeitraum für Neben- und Heizkosten festgelegt sein. Wurden unterschiedliche Abrechnungszeiträume festgesetzt, erhalten Mieter separat eine Nebenkostenabrechnung und eine Heizkostenabrechnung. Formell gelten in beiden Fällen dieselben Anforderungen.

Die Heizkosten nehmen im Vergleich zu den sogenannten kalten Nebenkosten wie Gartenpflege, Grundsteuer oder Gebäudereinigung eine Sonderstellung ein, da sie mit jeder Mietpartei in Abhängigkeit vom individuellen Verbrauch abgerechnet werden müssen – zumindest in einem gewissen Maße. Während der Vermieter 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abrechnen muss, können 30 bis 50 Prozent grundsätzlich mittels Verteilerschlüssel umgelegt werden. Umgelegt werden üblicherweise die Nebenkosten der Heizungsanlage, wie zum Beispiel Kosten der Wartung, Reinigung, Überwachung und Bedienung der Heizungsanlage.

Während der Vermieter bei einer Ölheizung die Höhe des Ölbestands zu Beginn und zum Ende des Abrechnungszeitraums aufführen muss, muss er bei Erdgas und Fernwärme angeben, wieviel Energie von dem jeweiligen Mieter verbraucht wurde und welche Kosten dadurch entstanden sind.

Nähere Informationen zur Heizkostenabrechnung haben wir hier für Sie zusammengefasst.

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Betriebskostenverordnung und Nebenkostenabrechnung

Zwar werden die Nebenkosten im allgemeinen Sprachgebrauch häufig mit den Betriebskosten gleichgesetzt, doch ist dies bei näherer Betrachtung nicht ganz richtig. Unter Betriebskosten werden alle fortlaufenden Aufwendungen verstanden, die regelmäßig anfallen und einen bestimmungsgemäßen Gebrauch der Mietsache gewährleisten. Demgegenüber umfassen Nebenkosten alle Kosten, die dem Vermieter im Zusammenhang mit dem Mietobjekt entstehen. Vor diesem Hintergrund sind die Betriebskosten lediglich als Bestandteil der Nebenkosten anzusehen.

Bei der Umlage der Nebenkosten gilt: Der Vermieter kann vom Mieter nur die Nebenkosten zurückfordern, die ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurden. Viele Mieter kennen den Begriff „Betriebskostenverordnung“ dementsprechend aus ihrem Mietvertrag. Dort finden sich häufig Vereinbarungen wie „Neben der Miete trägt der Mieter die Nebenkosten nach §2 Betriebskostenverordnung.“ Diese Vereinbarung bedeutet, dass der Mieter alle Kostenpositionen, die im zweiten Teil der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind bezahlen muss.

Eine Sonderstellung nehmen jedoch die „sonstigen Betriebskosten“ ein. Sie sind kein Sammelpool für alle x-beliebigen Kosten, die der Vermieter nicht selbst tragen möchte. Der Mieter muss nur diejenigen „sonstigen Betriebskosten“ übernehmen, die im Mietvertrag ausdrücklich spezifiziert sind. Mögliche „sonstige Betriebskosten“ sind beispielsweise Betriebs- und Wartungskosten für ein gemeinschaftliches Schwimmbad oder die Wartung der Rauchmelder und Feuerlöscher.

Will der Vermieter die Nebenkosten entsprechend der Betriebskostenverordnung umlegen, muss er die Betriebskostenverordnung dem Mietvertrag nicht unbedingt beilegen. Bei vielen Mietverträgen findet sich die Verordnung dennoch im Anhang. Wenn im Mietvertrag nicht auf die Betriebskostenvereinbarung Bezug genommen wird, muss der Vermieter alle Betriebskosten im Vertrag aufführen, die er auf den Mieter umlegen möchte. Dabei reicht es nicht aus, wenn der im Mietvertrag lediglich steht „Der Mieter bezahlt die Nebenkosten“.

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Betriebskostenverordnung für Mietverträge vor und nach 2004

Die neue Betriebskostenverordnung gilt für alle Mietverträge, die seit dem Inkrafttreten der Verordnung zum 1. Januar 2004 geschlossen wurden und eine Umlage der Betriebskosten auf den Mieter zum Regelungsinhalt haben. Für alle diese Mietverträge gilt die aktuelle Regelung, wie vorher erklärt.

Was passiert aber mit den Verträgen, die vor 2004 abgeschlossen wurden? Bei alten Mietverträgen ist es strittig, ob hier weiterhin die Vorgängerregelung gilt oder ob die Gesetzesänderung automatisch die neue Verordnung gültig macht. Die Entscheidung, welche Regelung anwendbar ist, hängt hier von der vertraglichen Klausel ab. Falls Sie einen alten Vertrag haben, empfehlen wir, dass Sie sich von einem erfahrenen Mietrechtsanwalt beraten lassen. Die Beratung zum Thema Betriebskostenverordnung ist in der MieterEngel Mitgliedschaft enthalten. Sie können Ihren Mietvertrag einfach als Foto hochladen und erhalten dann einen schriftlichen Prüfbericht – meistens schon innerhalb von 48 Stunden.

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Gerichtsurteile zu Fristen und § 556 BGB

Obwohl die Regelungen und Fristen im § 556 BGB zur Nebenkostenabrechnung/Betriebskostenabrechnung sowohl für Vermieter als auch für Mieterinnen und Mieter zugänglich sind, erstellen zahlreiche Vermieter bzw. Hausverwaltungen die Abrechnungen immer noch zu spät. Es kam in zahlreichen Gerichtsfällen auch vor, dass eine Nachkorrektur erforderlich war.

Hier einige Urteile zur Abrechnungsfrist der Nebenkosten nach § 556 BGB. Die Urteile sind in diesen Fällen zugunsten des Mieters ausgefallen.

Fall I: Abrechnungsfrist versäumt, Rückerstattung der Nebenkosten
2004 ließ der Vermieter dem Mieter eine Nachforderung der Betriebskostenabrechnung in Höhe von 185,89 € für den Zeitraum vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002 zukommen. Der Mieter hat das Mietobjekt zum Zeitpunkt nicht länger bewohnt, er hat die Nachforderung aber trotzdem umgehend beglichen. Nachdem er seine Rechte laut BGB kennenlernte, forderte der Mieter seinen ehemaligen Vermieter jedoch auf, die Nachzahlung wieder zurückzuerstatten, weil die einjährige Abrechnungsfrist laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB vom Vermieter versäumt wurde, was ihm bei der Nachzahlung noch nicht bekannt war.

> Urteil (BGH Az.: VIII ZR 94/05): Die Klage zwischen dem Vermieter und des ehemaligen Mieters wurde zugunsten des Mieters entschieden. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB hätte der Vermieter die Rechnung des Zeitraums vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002 spätestens bis zum 31. Dezember 2003 zur Rechnung stellen sollen. Nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist ist der Mieter nicht berechtigt, die Forderungen nachzuzahlen. Dem Mieter stand die Rückerstattung wegen Fristablauf zu.

Fall II: Falscher Umlageschlüssel nach Abrechnungsfrist korrigiert
Beim betroffenen Gerichtsfall war der Ausgangspunkt, dass im Mietvertrag eine Umlage der Betriebskosten vereinbart wurde. Der Mieter hatte im Laufe des Jahres 2002 eine Betriebskostenabrechnung von 658,01 € für das Jahr 2001 bekommen. Der Mieter hat einen Widerspruch im Februar 2003 eingelegt. Der Vermieter hat im Laufe des Jahres 2003 auf Grundlage der Miteigentumsanteile die Abrechnung geändert, die mit einer noch höheren Nachforderung von 694,14 € endete. In der Klage wurde der korrigierte, höhere Betrag von 694,14 € geltend gemacht.

> Urteil (BGH Az.: VIII ZR 115/04): Der Vermieter hat die korrigierte Abrechnung mit dem höheren Betrag erst im Laufe des Jahres 2003 auf Rechnung gestellt. Die Abrechnung war ursprünglich für das Jahr 2001 – damit ist es nach Ablauf der Abrechnungsfrist passiert. Die Geltendmachung einer Nachforderung vom Vermieter gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 im BGB ist ausgeschlossen. Der Mieter ist daher nur für die Nachzahlung des 2002 abgerechneten geringeren Betrages von 658,01 € verpflichtet. Alle Korrekturen und Nachforderungen nach Ablauf der Frist sind nichtig.

Fall III: Korrektur der Nebenkosten nach Fristablauf zu Lasten des Mieters
Im vorliegenden Fall erstellte die Vermieterin fristgerecht im Dezember 2004 die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2003, bei der sie ein Guthaben von 208,73 € für den Mieter angegeben hat. Im Februar 2005 hat die Vermieterin nachträglich Posten der alten Abrechnung korrigiert und eine Nachzahlung von 115,06 € festgestellt. Der Mieter kannte seine Rechte und zahlte nicht, woraufhin die Mieterin geklagt hat.

> Urteil (BGH Az. VIII ZR 190/06): Beim Urteil sind die Ausschlussfrist und die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 des BGBs entscheidend. Die Vermieterin war nicht berechtigt, nach Ablauf der Abrechnungsfrist und der Ausschlussfrist Nachforderungen in Rechnung zu stellen. Der Mieter musste die Zahlung nicht betätigen.

Gut zu wissen: Dies gilt für Fristen der Abrechnung der Nebenkosten
Es ist wissenswert und gilt für Mieterinnen und Mieter im Bezug auf die Fristen der Betriebskostenabrechnung basierend auf gefallenen Gerichtsurteile grundsätzlich zu beachten:
– Wenn der Vermieter die Abrechnung korrigiert und es wird festgestellt, dass der Mieter oder die Mieterin ein Guthaben hat, muss dieses Guthaben vom Vermieter ausgezahlt werden ABER:
– Wenn der Vermieter die Abrechnung korrigiert und es wird festgestellt, dass der Mieter oder die Mieterin mehr nachzahlen muss, ist der Vermieter trotzdem an der “alten”, ersten Abrechnung gebunden und darf nach Fristablauf keine erhöhten Nachzahlungen vom Mieter fordern auch wenn die Korrektur nach Fristablauf passiert (BGH Az. VIII ZR 190/06)
– Wer eine Nebenkostenabrechnung bezahlt, obwohl die Frist der Zustellung beim Erhalt der Abrechnung bereits abgelaufen war, kann das Geld nachträglich trotzdem zurückverlangen (BGH VIII ZR 94/05)

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Warum sollte man jede Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Für Mieter lohnt es sich in jedem Fall die Betriebskostenabrechnung prüfen zu lassen: War die Abrechnung zu hoch, bekommt der Mieter Geld zurück. War die Abrechnung zu niedrig, muss nur der erste (niedrigere) Rechnungsbetrag bezahlt werden. 

Jeder zweite Abrechnung für die Nebenkosten enthält Fehler. 

Trotz der klaren gesetzlichen Regelungen, tauchen in manchen Betriebskostenabrechnungen auch sogenannte nicht umlagefähige Nebenkosten auf, die eigentlich nicht auf die Mieter abgewälzt werden dürften. Hier ist ein waches Auge gefragt! 

Fehler in der Betriebskostenabrechnung auf Kosten der Mieter 

Nicht immer muss man böse Absicht unterstellen, wenn sich der Fehlerteufel eingeschlichen hat. Aber Fehler können teuer werden. Mietrechtsexperten gehen davon aus, dass etwa die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft ist. Je nach Größe der Wohnung können dabei ohne weiteres mehrere hundert Euro zusammenkommen, die Mieter fälschlich zu viel bezahlen.

Prüfung für MieterEngel Mitglieder einmal jährlich kostenlos

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So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung mit MieterEngel

Selbst Prüfen – Hilfestellung und Know-How

Das Mietrecht ist kompliziert, und für Laien fällt es schwer sich zurecht zu finden. Deshalb haben wir die Arbeit für Sie übernommen. Lesen Sie: welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche nicht. Oder gehen Sie gleich durch die Liste der 15 häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung. 

Clevere Tools und Hilfe im kostenlosen Portal

Wir bieten Hilfe zur Selbsthilfe. Eine Nebenkostenabrechnung sollte man routinemäßig jedes Jahr kontrollieren. Wenn Sie dafür keine Zeit haben, nutzen Sie doch unsere kostenlose KI-Kontrolle. 

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Direkte Hilfe vom Partneranwalt. 

Eine rechtliche Beratung kann sehr teuer werden: Anwälte verlangen für eine Erstberatung teils 200 bis 300 Euro, ohne, dass eine Klärung des Sachverhalts garantiert ist. Weitere Beratungstermine kosten Zeit, Geld und Nerven.

Über die verschiedenen MieterEngel Mitgliedschafts-Pakete erhalten Mietende Beratung von unseren ausgesuchten Partneranwältinnen und -anwälten. 

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Ob Nebenkostenabrechnung, Erhöhung der Vorauszahlungen auf Grund der Energiekosten oder Heizkostenkrise oder Endabrechnung nach Auszug. Mit MieterEngel Partneranwälten können Sie die Abrechnung kostenlos jedes Jahr prüfen lassen, sondern auch besprechen, wie Sie in Ihrer Situation am besten vorgehen. Die Energiekrise bringt Unsicherheit, mit einer Profi-Beratung haben Sie eine rechtssichere Auskunft. 

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Bei uns bekommen Sie das Beste von beidem: Ein nutzerfreundliches Online Portal, in dem Sie in wenigen Minuten Ihre Frage stellen, Ihre Dokumente hochladen und eine Anfrage an einen Anwalt senden können. Gleichzeitig, wird jede Anfrage von einem Mitarbeiter geprüft. Wir prüfen im Hintergrund ob Dokumente leserlich sind und leiten Ihrer Unterlagen weiter. So erhalten Sie schnellstmöglich Ihren Prüfbericht.

Sie haben Fragen, oder ein zusätzliches Mietproblem, kein Problem, Sie erreichen unser Team montags bis Samstag  unter 0049(0)30 5557 1887.

3: Ausgewählte Partneranwälte: MieterEngel wählt Partneranwälte mit besonderer Sorgfalt aus. Alle unserer Anwälte haben mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung als Rechtsanwalt im Mietrecht. Dazu haben 85 % der derzeit unter Vertrag stehenden Partneranwälte einen Doktortitel und 80 % sind Fachanwälte für Mietrecht.

4: Keine Rechtsauskunft ohne Handlungsempfehlung: Unsere Partneranwälte klären Sie nicht nur kompetent über die Rechtslage auf, sondern sind auch Experten, wenn es darum geht, Konflikte mit Hausverwaltung und Vermieter im Interesse von Mietenden schnell zu lösen.

So geht Ihr Partneranwalt bei der Nebenkostenprüfung vor:

„Es gibt bestimmte Klassiker, auf die die meisten Fehler in Nebenkostenabrechnungen zurückgehen,“ sagt Gabriel Fischer, Fachanwalt für Mietrecht und Partneranwalt bei MieterEngel. 

Unsere Partnerinnen und Partner schauen daher unter anderem auf die folgenden Punkte: 

1: Es wird analysiert, ob alle in der Nebenkostenabrechnung aufgeführten Positionen (z. B: „Abwasser“ oder „Hausmeister“) zulässig und umlagefähig sind und d.h. vom Mieter auch wirklich bezahlt werden müssen.

2: Anhand von Vergleichswerten wird berechnet, ob Kosten für einzelnen Position deutlich überdurchschnittlich sind und die Position und die Belege genauer geprüft werden sollten.

3: Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen. Wird die Frist überschritten, müssen z. B. Nachzahlungen nicht mehr geleistet werden. Der MieterEngel Algorithmus gleich das Datum des Schreibens mit dem Abrechnungsjahr ab.

4: Die vom Mieter geleisteten monatlichen Vorauszahlungen („Abschlag“) müssen auf der Nebenkostenabrechnung dokumentiert sein. Der Partneranwalt schaut nach, ob diese formelle Anforderung eingehalten ist. Falls nicht, kann der Mieter eine Korrektur verlangen.

5: Es wird ein Plausibilitätscheck bezüglich der angewandten Verteilerschlüssel durchgeführt und analysiert, ob die Gesamtkosten und anteiligen Kosten transparent aufgeschlüsselt sind.

6: Es wird analysiert, ob der vom Vermieter auf der Nebenkostenabrechnung angegebene Nutzungszeitraum mit der vom Mieter angegeben Wohndauer übereinstimmt. Ein Mieter muss grundsätzlich nur die Kosten für den Zeitraum tragen, in welchem das Mietverhältnis besteht.“

Im Ergebnis erhalten Sie einen Bericht, der den neuen Betrag ausweist. Ist der Fehler zu Ihrem nachteil emphielt der Anwalt, wie Sie Hausverwaltung oder Vermieter dazu kontaktieren sollten. Ist der Fehler zu Ihren Gunsten, ändert sich nichts.

Basierend auf dem Prüfungsergebnis erteilt Ihr Partneranwalt Ihnen eine klare Handlungsempfehlung. Sie können den Prüfbericht Ihrem Vermieter als Beweis vorlegen.

Ist das Problem damit gelöst?

In den allermeisten Fällen ja. Sollte man tiefere Zweifel an den Kosten haben, kann man eine Belege einsicht fordern.

Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung fordern. 

Falls Sie in der Abrechnung Zahlen finden, die Ihnen ungewöhnlich vorkommen, haben Sie außerdem das Recht alle Belege zu prüfen, die der Vermieter zur Abrechnung herangezogen hat. Unsere Partneranwälte können auch hier unterstützen, Sie nehmen alle Kostenpositionen unter die Lupe und fassen das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfungsbericht für Sie zusammen.

Ihr Vorteil: benötigen Sie in Zukunft erneut Beratung, sprechen Sie im Rahmen einer Mitgliedschaft immer mit dem gleichen Anwalt oder der gleichen Anwältin. Er oder Sie kennt auch die Vorgeschichte und kann Sie optimal für Ihren Fall beraten. 

Was Sie brauchen um MieterEngel zu nutzen:

• Mitglied werden können Sie direkt über den Browser, Ihr Smartphone oder auch per Anruf online direkt am Telefon. Sie werden als Mitglied von unserem Team direkt aufgenommen. Zahlung erfolgt dann per SEPA Lastschrift. Unsere Mitgliedschaften sind Jahresbeitrage von 89 €-149 €.  
• Dokumente und Mietvertrag müssen zu jeder Beratung vorliegen. Sie können diese mit dem Handy abfotografieren, oder im Portal als PDF hochladen. 
• Für Telefonische Beratungen, vereinbaren Sie im Vorfeld einen Termin und Ihr persönlicher Partneranwalt ruft Sie zum verabredeten Zeitpunkt an. Beratung die in die Zeit passt!