Umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten – Was müssen Mieter bezahlen?

Von Eva Biré und Maritta Seitz

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In diesem Ratgeber finden Sie:

• Grundsteuer
• Betriebskosten eines Fahrstuhls
• Müllbeseitigungskosten und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung und Gartenpflege
• Verwaltungskosten, Reparatur- und Instandhaltungskosten
• Kosten der Wäschepflege, Beleuchtungskosten und Kosten für Entwässerung
• Versicherungsbeiträge
• Heizung, Warmwasser und Kaltwasser
• Kosten für den Schornsteinfeger
• Kosten für Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen
• Hausmeister- und sonstige Betriebskosten
• Gerichtsurteile zu Fristen und § 556 BGB

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Nicht alle Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Vielmehr darf nur vereinbart werden, dass der Mieter die sogenannten Betriebskosten trägt. Das sind laufende, d.h. wiederkehrende Kosten, die dem Vermieter durch den das Eigentum oder den Gebrauch des Grundstücks entstehen. Welche Kosten der Vermieter im Einzelnen mit dem Mieter abrechnen darf, regelt die sogenannte Betriebskostenverordnung.

Trotz der klaren gesetzlichen Regelungen, tauchen in manchen Betriebskostenabrechnungen auch sogenannte nicht umlagefähige Nebenkosten auf, die eigentlich nicht auf die Mieter abgewälzt werden dürften. Hier ist ein waches Auge gefragt! Wir erklären, welche Kosten Vermieter umlegen dürfen und geben Beispiele für nicht umlegbare Nebenkosten.

Wir haben diesen Text so aufbereitet, dass Mietende eine Übersicht über die wichtigsten Bereiche der Nebenkosten-Abrechnung erhalten. Um sehr einfach und komplett kostenlos herauszufinden, ob Fehler in Bezug auf umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen in der Nebenkostenabrechnungen vorliegen, hat MieterEngel über 1,5 Jahre mit Unterstützung von Partneranwälten eine KI (Künstliche Intelligenz) entwickelt, die in wenigen Minuten die Abrechnung auf Fehler durchsucht. . Einfach und unverbindlich die Nebenkostenabrechnung hochladen und einen komplett automatisierten KI Check erhalten. Nur für kurze Zeit ist dieses Tool kostenlos hier online verfügbar. In Zukunft ist das Angebot kostenpflichtig, jetzt noch kostenlos testen. Jetzt kostenlos Tester werden!

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Nicht alle Nebenkosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Vielmehr darf nur vereinbart werden, dass die Mieterin oder der Mieter die sogenannten Betriebskosten trägt. Das sind laufende, d.h. wiederkehrende Kosten, die dem Vermieter durch die Nutzung des Eigentums oder den Gebrauch des Grundstücks entstehen. Welche Kosten der Vermieter im Einzelnen mit Mieter abrechnen darf, regelt die sogenannte Betriebskostenverordnung.

Trotz klarer gesetzlichen Regelungen tauchen in manchen Betriebskostenabrechnungen auch sogenannte nicht umlagefähige Nebenkosten auf, die eigentlich nicht auf die Mieter abgewälzt werden dürften. Hier ist ein waches Auge gefragt! Wir erklären, welche Kosten Vermieter umlegen dürfen und geben Beispiele für nicht umlegbare Nebenkosten.

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1. Grundsteuer

Die Grundsteuer zählt zu den öffentlichen, wiederkehrenden Lasten eines Grundstücks und kann daher auf die Mieter umgelegt werden. Die Höhe der Grundsteuer kann von Gemeinde zu Gemeinde variieren und hängt auch vom durch das jeweilige Finanzamt bestimmten Grundsteuermessbetrag ab. Erhält der Vermieter eine Grundsteuernachforderung kann er ausnahmsweise auch nach der Abrechnungsfrist (1 Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums) die Kosten auf den Mieter umlegen, da ihn bezüglich der Verspätung der Nebenkostenabrechnung keine Schuld trifft. Im Schnitt zahlen deutsche Mieter für die Grundsteuer 18 Cent je Quadratmeter (Betriebskostenspiegel 2015).

Grundsteuer Grundsteuerreform kommt 2025 – Was ist für Mieter relevant?

Ab 2025 wird die Grundsteuer nach Vorgaben des Bundesverfassungsgerichts erhoben. Dafür müssen Eigentümer eine Erklärung ausfüllen und abgeben. Ungefähr 36 Millionen Grundstücke und Eigentumswohnungen- und häuser müssen in Deutschland neu bewertet werden.

Ab dem 1. Juli 2022 sind in den meisten Großstädten aufgrund der Erneuerung Immobilieneigentümerinnen und -eigentümer aufgefordert, neben anderen Angaben die Wohn- und Nutzfläche ihrer Gebäude den zuständigen Gebäuden auf dem Online-Plattform bis zum 31. Oktober zu übermitteln. Hier kann man mit einem Fehlerpotenzial rechnen, das sich nachteilig auf Mietende auswirken könnte. Eine korrekt berechnete Grundsteuer setzt eine korrekt berechnete Wohnfläche voraus. Nach Einschätzungen von Experten ist die Wohnfläche aber bei fast der Hälfte der Mietwohnungen zu groß berechnet. Das bedeutet höhere Kosten auch für Mieter, denn die Steuer darf weiterhin durch Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden.

Vor allem in Großstädten dürften Mieter künftig mehr bezahlen, denn für die Steuerlast ist zukünftig die Nachbarschaft der Immobilie entscheidend. In beliebten Bezirken wird auch die Steuer steigen. In Gebieten aber, die eher strukturschwach sind, könnte die Steuer in Zukunft günstiger werden.

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2. Betriebskosten eines Fahrstuhls

Auch die Kosten, die durch den Betrieb eines Fahrstuhls entstehen, können auf Mieter in der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden. Das sind insbesondere Kosten des Betriebsstroms, der Überwachung und Pflege des Fahrstuhls und der alle 2 Jahre fälligen Betriebsprüfung. Da diese Kosten auf alle Mieter umgelegt werden, zahlen Mieter in großen Hochhäusern einen geringeren Anteil an Fahrstuhlkosten als Mieter in einem niedrigeren Haus. Zahlen müssen auch diejenige, die eine Mietwohnung im Erdgeschoss bewohnen und somit den Fahrstuhl gar nicht brauchen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde (BGH VIII ZR 103/06). Reparaturkosten zählen nicht zu den Betriebskosten und dürfen dementsprechend nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Laut dem Betriebskostenspiegel für Deutschland zahlen Mieter im Durchschnitt 16 Cent pro m² im Monat an Betriebskosten für einen Fahrstuhl.

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3. Müllbeseitigungskosten und Straßenreinigung

Müllbeseitigungskosten können als laufende Kosten ebenfalls auf die Mieterin oder den Mieter umgelegt werden. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für die Müllabfuhr und die Betriebskosten für den Müllschlucker. Auch die Beseitigung von Sperrmüll gehört zu den umlagefähigen Müllbeseitigungskosten. Der Betriebskostenspiegel für Deutschland weist für diese Kosten einen Durchschnittswert von 18 Cent pro m² im Monat aus. Mit den Müllbeseitigungskosten kann der Vermieter auch die Gebühren für die kommunale Straßenreinigung auf Mieter umlegen. Engagiert der Vermieter im Winter einen Räum- und Streudienst, darf er auch die Kosten dafür mit den Mietern abrechnen. Müssen dagegen die Mieter die Winterpflichten übernehmen, darf der Winterdienst nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

Besonderheiten bei Müllbeseitigungskosten

– Verteilerschlüssels auch für die Müllkosten Die Wahl des Verteilerschlüssels entscheidend für die Müllbeseitigungskosten, damit einzelne Mieter nicht unverhältnismäßig berücksichtigt werden.

– Anlage zur Müllmengenerfassung Wenn eine Anlage vorhanden ist, muss die wirklich verbrauchte Müllmenge abgerechnet werden.

– Mülltonnen sind Vermieterpflicht Da nach AG Brühl, Urteil v. 4.4.1997, 23 C 193/96 Mieterinnen und Mieter keinen Müll in ihrer Wohnung Müll lagern dürfen, muss der Vermieter einen geeigneten Abstellplatz für die Mülltonnen zur Verfügung stellen.

– Geruchsbelästigung Die Mülltonnen müssen an einem Ort um das Haus aufgestellt werden, sodass für Mieterinnen und Mieter der unteren Wohnungen keine Geruchsbelästigung entsteht (LG Osnabrück, Urteil vom 18.06.1997 – Az. 11 S 402/96)

– Rettungswegsicherer Abstellplatz Die Mülltonnen sollen so aufgestellt werden, dass sie keine Fluchtwege, Rettungswege, Feuerwehrzufahrten und Notausgänge verstellen.

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4. Gebäudereinigung

Zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteilen wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen oder Aufzug. Diese Kosten können, wenn sie regelmäßig auftreten, in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Einmalige besondere Säuberungen zum Beispiel nach Bauarbeiten im Haus gehören nicht dazu. Kommt es hingegen häufiger zu Verschmutzungen oder Graffiti an den Wänden des Hauses, können die Kosten für die Entfernung auf den Mieter in der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden (AG Berlin-Mitte GE 2007, 1259). Nach dem Betriebskostenspiegel für Deutschland zahlen Mieter im Durchschnitt 16 Cent pro m² im Monat für die Gebäudereinigung.

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5. Ungezieferbekämpfung

Lästige Schädlinge wie Ameisen, Mäuse, Ratten oder Kakerlaken müssen glücklicherweise in den wenigsten Mietshäusern regelmäßig bekämpft werden. Die Kosten für die Beseitigung können dementsprechend in der Regel nicht auf die Mietergemeinschaft abgewälzt werden. Vielmehr gilt bei Schädlingsbefall, dass die- oder derjenige die Kosten der Beseitigung zu tragen hat, der den Befall zu verschulden hat. Derart entstandene Ausgaben kann sich der Vermieter von dem entsprechenden Mieter in Form einer Schadenersatzforderung zurückholen.

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6. Gartenpflege

Die Kosten der Gartenpflege gehören ebenfalls zu den Nebenkosten, die nach Vereinbarung von Mieter zu zahlen sind. Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten. Dass Mieter kein Benutzungsrecht am Garten haben, schließt die Umlage der Betriebskosten nicht aus. (BGH WuM 2004, 399) Für die Gartenpflege müssen Mieter in Deutschland nach dem Betriebskostenspiegel durchschnittlich 10 Cent pro m² im Monat zahlen.

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So kann Künstliche Intelligenz Nebenkostenabrechnungen auf Fehler durchsuchen

Zusammen mit Mathematikern und Partneranwälten hat die MieterEngel GmbH einen Algorithmus erfunden, der automatisch Nebenkostenabrechnungen auf Fehler durchsucht. Das neue Feature, dass Nebenkostenabrechnungen auslesen und analysieren kann, steht nun bis Anfang Februar 2022 testweise kostenfrei zur Verfügung. Einfach die eigene Nebenkostenabrechnung hier im Portal hochladen. Und in wenigen Minuten Ergebnis erhalten.

In einem ersten Schritt werden Tabellen und Zahlen der Nebenkostenabrechnung über einen OCR ausgelesen, der spezifisch auf das Thema Nebenkosten-Tabellen optimiert wurde. Im Anschluss werden die Inhalte von einem Algorithmus gecheckt. Dabei steht im Fokus, ob einzelne Abrechnungspositionen stimmen, das Wirtschaftlichkeitsgebot passt, Fristen eingehalten werden und auch der Verteilerschlüssel stimmt. Das Ergebnis stellt keine Rechtsberatung dar, kann dem Mieter pot. Schwachstellen in der Nebenkostenabrechnung aufzeigen. Hier mehr erfahren.

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7. Verwaltungskosten

Für das Grundstück erforderliche Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig. Darunter fallen die Kosten der Arbeitskräfte und Einrichtungen der Verwaltung, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung. Eine vollständige Umlage der für die Verwaltung anfallenden Kosten auf die Mieterin oder den Mieter ist nicht zulässig. Jedoch kann unter bestimmten Voraussetzungen vereinbart werden, dass für die Verwaltung ein regelmäßiger, gleichbleibender Betrag in der Nebenkostenabrechnung zu zahlen ist (LG Berlin GE 1996, 1051). Auch Kosten wie Bankgebühren, Portogebühren (für den Versand der Abrechnung) und Telefonkosten fallen zwar regelmäßig an, sind jedoch nicht umlagefähig.

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8. Reparatur- und Instandhaltungskosten

Reparatur- und Instandhaltungskosten sind Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen. Diese können ebenfalls nicht vollständig auf die Mieterin oder den Mieter umgelegt werden. Genauso wie bei den Verwaltungskosten kann im Einzelfall aber in der Nebenkostenabrechnung ein pauschaler Betrag für diese Kosten umgelegt werden.

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9. Kosten der Wäschepflege

Gibt es im Haus eine Waschküche mit Waschmaschinen, Trocknern, Wäschemangeln oder ähnlichen Geräten, die von allen Mietern genutzt werden können, kann der Vermieter alle Kosten, die ihm durch den Betrieb entstehen, auf die Mieter umlegen. Die Kosten für Strom-, Wartungs- und Reinigungskosten der Geräte müssen alle Mieter anteilig tragen, unabhängig davon, ob sie die Einrichtung tatsächlich nutzen oder nicht. Gerechter sind münzbetriebene Geräte. Der Vermieter darf sich in diesem Fall nicht durch die den Münzbetrieb bereichern, sondern muss die Einnahmen lediglich für den Betrieb der Geräte verwenden.

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10. Beleuchtungskosten

Stromkosten, die durch die Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Flächen und Räume entstehen, fallen unter die umlagefähigen Betriebskosten. Dazu zählt die Beleuchtung von Treppenhaus, Keller, Dachboden, Waschküche, Fahrrad- oder Müllraum. Auch Stromkosten für Außenbeleuchtungen, die allen Mietern zu Gute kommen, können mit abgerechnet werden. 0,05 Cent je m² zahlen die Deutschen im Durchschnitt für Allgemeinstrom. Müssen dagegen Sicherungen oder Leuchtmittel wie Glühbirnen oder Leuchtstoffröhren ausgetauscht werden, muss der Vermieter diese Kosten übernehmen. Sie zählen zu den Instandhaltungskosten und sind damit nicht vollständig umlagefähig.

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11. Kosten für Entwässerung

Wird das Abwasser eines Mietshauses in die örtliche Kanalisation eingespeist, muss der Vermieter dafür sogenannte Kanal- oder Sielgebühren entrichten. Diese kann er, genau wie Kosten, die durch den Betrieb einer hauseigenen Entwässerungsanlage entstehen, auf die Mieter umlegen. Abgabegebühren für Oberflächenentwässerung, Regenwasser oder Niederschlagswasser sind ebenfalls Teil der Entwässerungskosten. Reparaturkosten, die Kanalanschlussgebühr oder Kosten für die Reinigung verstopfter Abflüsse sind nicht umlagefähig und müssen hingegen vom Vermieter getragen werden.

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12. Versicherungsbeiträge

Kommt es zu Schäden oder Unfällen, lohnt es sich in der Regel eine Versicherung abgeschlossen zu haben, die im Schadensfall hohe Kosten übernimmt. Es gibt keine Pflicht für Vermieter bestimmte Versicherungen abzuschließen. Beiträge für gebäudebezogene Sach- und Haftpflichtversicherungen können sie jedoch mit den Mietern abrechnen. Die Haftpflichtversicherung kommt zum Beispiel zum Tragen, wenn sich eine Mieterin oder ein Mieter oder Besucher beim Sturz auf einer grundstückseigenen Fläche verletzt. Sachversicherungen können beispielsweise gegen Schäden durch Unwetter, Feuer oder Wasser abgeschlossen werden. Erhält der Vermieter Beitragsrückerstattungen, muss er diese dementsprechend an die Mieter ausschütten. Andere Arten von Versicherungen wie Mietausfall-, Rechtsschutz- oder Hausratversicherung können durchaus sinnvoll sein, sie zählen jedoch zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Im Schnitt rechnen Vermieter 0,17 Euro je m² für Versicherungskosten mit ihren Mietern ab.

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13. Heizung und Warmwasser

Kosten für Heizung und Warmwasser nehmen eine Sonderstellung unter den umlagefähigen Betriebskosten ein. Im Gegensatz zu den übrigen „kalten Betriebskosten“ müssen diese „warmen Betriebskosten“ zu mindestens 50% in Abhängigkeit vom individuellen Verbrauch der Mietparteien abgerechnet werden. Der übrige Anteil wird wie alle anderen Betriebskosten auch, anteilsmäßig auf alle Mieter umgelegt. In der Regel wird dabei die Wohnfläche als Verteilerschlüssel verwendet. Die warmen Betriebskosten kommen Mieter laut Betriebskostenspiegel am teuersten zu stehen: 0,73 – 1,98 Euro je m² müssen Mieter aufbringen.

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14. Wasserversorgung (Kaltwasser)

Im Gegensatz zu den Kosten für warmes Wasser können Vermieter die Kosten für Kaltwasser vollständig anteilsmäßig auf alle Mieter umlegen. Individueller Verbrauch spielt nur eine Rolle, wenn die einzelnen Wohnungen über eigene Wasseruhren verfügen. Ansonsten wird der Gesamtverbrauch des Hauses am Hauptwasserzähler abgelesen und mittels Verteilerschlüssel auf alle Mieter abgewälzt. Zusätzlich zu den Gebühren des Wasserversorgers darf der Vermieter auch Kosten für eine Wasserversorgungsanlage, Wasseraufbereitung sowie das Ablesen und die Eichung der Kaltwasserzähler abrechnen. Für Kaltwasser und Entwässerung zahlen Mieter in Deutschland laut Betriebskostenspiegel durchschnittlich 34 Cent je m².

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15. Kosten für den Schornsteinfeger

Kommt der Kaminkehrer ins Haus, um den Schornstein zu reinigen oder die gesetzliche Emissionsmessung durchzuführen, fallen dabei Gebühren an. Die Emissionsmessung muss durchgeführt werden, um den Schadstoffausstoß der Heizung zu kontrollieren. In der Regel werden die Schornsteinfegergebühren als Teil der Heizkosten abgerechnet. Nutzt ein Mieter jedoch eine Gasetagenheizung oder eine Einzelfeuerstätte, erhält er keine Heizkostenabrechnung vom Vermieter, sondern rechnet seinen Verbrauch direkt mit dem Brennstoffanbieter ab. In diesem Fall kann der Vermieter die Kosten für den Schornsteinfeger als Teil der kalten Betriebskosten abrechnen.

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16. Kosten für Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen

Der einmalige Anschluss oder Installationskosten kann der Vermieter nicht mit seinen Mietern abrechnen. Regelmäßige Kosten wie Betriebsstrom einer Hausantenne oder Gebühren für den Kabelanschluss können dagegen umgelegt werden. Die Kosten müssen auch von Mietern getragen werden, die keinen Fernseher nutzen. Im Schnitt müssen Mieter je m² 0,13 Euro aufbringen.

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17. Hausmeisterkosten

Stellt der Vermieter einen Hauswart ein, kann er Lohn- und Lohnnebenkosten auf die Mieter umlegen. Der Hausmeister kann beispielsweise die Haus- oder Straßenreinigung übernehmen oder sich um Gartenpflege, Winterdienst, die Überwachung von Heizung, Wasserversorgung oder Fahrstuhl kümmern. Tätigkeiten, die der Hausmeister ausführt, dürfen nicht zusätzlich als eigenständige Positionen in der Abrechnung auftauchen, es sei denn, es müssen weitere Dienstleistungen oder Arbeitskräfte abgerechnet werden. Übernimmt der Hauswart Verwaltungstätigkeiten und Reparaturen im Haus, müssen diese nicht umlagefähigen Kosten bei der Abrechnung der Betriebskosten herausgerechnet werden. Werden Gebäudereinigung, Winterdienst und Gartenpflege separat abgerechnet, entfallen auf den Hausmeister im Schnitt nur 12 Cent je m².

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18. Sonstige Betriebskosten

Die Betriebskostenverordnung gestattet es dem Vermieter auch, regelmäßig anfallende Betriebskosten mit den Mietern abzurechnen, die in der Verordnung nicht ausdrücklich beschrieben werden. Gibt es im Haus zum Beispiel eine Sauna oder ein Schwimmbad, kann deren Betrieb so mit der Mietergemeinschaft abgerechnet werden. Dasselbe gilt, wenn es baubedingt notwendig ist, die Dachrinnen zu beheizen oder regelmäßig zu reinigen. Auch die Wartung von Feuerlöschern kann unter die sonstigen Betriebskosten fallen. Mit durchschnittlich lediglich 4 Cent je m² ist dies einer der geringsten Kostenpunkte bei der Abrechnung der Nebenkosten. Wichtig ist dennoch, dass im Mietvertrag klar festgelegt ist, welche Kosten der Vermieter hier jährlich umlegen darf.

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Gerichtsurteile zu Fristen und § 556 BGB

Obwohl die Regelungen und Fristen im § 556 BGB zur Nebenkostenabrechnung/Betriebskostenabrechnung sowohl für Vermieter als auch für Mieterinnen und Mieter zugänglich sind, erstellen zahlreiche Vermieter bzw. Hausverwaltungen die Abrechnungen immer noch zu spät. Es kam in zahlreichen Gerichtsfällen auch vor, dass eine Nachkorrektur erforderlich war.

Hier einige Urteile zur Abrechnungsfrist der Nebenkosten nach § 556 BGB. Die Urteile sind in diesen Fällen zugunsten des Mieters ausgefallen.

Fall I: Abrechnungsfrist versäumt, Rückerstattung der Nebenkosten
2004 ließ der Vermieter dem Mieter eine Nachforderung der Betriebskostenabrechnung in Höhe von 185,89 € für den Zeitraum vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002 zukommen. Der Mieter hat das Mietobjekt zum Zeitpunkt nicht länger bewohnt, er hat die Nachforderung aber trotzdem umgehend beglichen. Nachdem er seine Rechte laut BGB kennenlernte, forderte der Mieter seinen ehemaligen Vermieter jedoch auf, die Nachzahlung wieder zurückzuerstatten, weil die einjährige Abrechnungsfrist laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB vom Vermieter versäumt wurde, was ihm bei der Nachzahlung noch nicht bekannt war.

> Urteil (BGH Az.: VIII ZR 94/05): Die Klage zwischen dem Vermieter und des ehemaligen Mieters wurde zugunsten des Mieters entschieden. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB hätte der Vermieter die Rechnung des Zeitraums vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002 spätestens bis zum 31. Dezember 2003 zur Rechnung stellen sollen. Nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist ist der Mieter nicht berechtigt, die Forderungen nachzuzahlen. Dem Mieter stand die Rückerstattung wegen Fristablauf zu.

Fall II: Falscher Umlageschlüssel nach Abrechnungsfrist korrigiert
Beim betroffenen Gerichtsfall war der Ausgangspunkt, dass im Mietvertrag eine Umlage der Betriebskosten vereinbart wurde. Der Mieter hatte im Laufe des Jahres 2002 eine Betriebskostenabrechnung von 658,01 € für das Jahr 2001 bekommen. Der Mieter hat einen Widerspruch im Februar 2003 eingelegt. Der Vermieter hat im Laufe des Jahres 2003 auf Grundlage der Miteigentumsanteile die Abrechnung geändert, die mit einer noch höheren Nachforderung von 694,14 € endete. In der Klage wurde der korrigierte, höhere Betrag von 694,14 € geltend gemacht.

> Urteil (BGH Az.: VIII ZR 115/04): Der Vermieter hat die korrigierte Abrechnung mit dem höheren Betrag erst im Laufe des Jahres 2003 auf Rechnung gestellt. Die Abrechnung war ursprünglich für das Jahr 2001 – damit ist es nach Ablauf der Abrechnungsfrist passiert. Die Geltendmachung einer Nachforderung vom Vermieter gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 im BGB ist ausgeschlossen. Der Mieter ist daher nur für die Nachzahlung des 2002 abgerechneten geringeren Betrages von 658,01 € verpflichtet. Alle Korrekturen und Nachforderungen nach Ablauf der Frist sind nichtig.

Fall III: Korrektur der Nebenkosten nach Fristablauf zu Lasten des Mieters
Im vorliegenden Fall erstellte die Vermieterin fristgerecht im Dezember 2004 die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2003, bei der sie ein Guthaben von 208,73 € für den Mieter angegeben hat. Im Februar 2005 hat die Vermieterin nachträglich Posten der alten Abrechnung korrigiert und eine Nachzahlung von 115,06 € festgestellt. Der Mieter kannte seine Rechte und zahlte nicht, woraufhin die Mieterin geklagt hat.

> Urteil (BGH Az. VIII ZR 190/06): Beim Urteil sind die Ausschlussfrist und die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 des BGBs entscheidend. Die Vermieterin war nicht berechtigt, nach Ablauf der Abrechnungsfrist und der Ausschlussfrist Nachforderungen in Rechnung zu stellen. Der Mieter musste die Zahlung nicht betätigen.

Gut zu wissen: Dies gilt für Fristen der Abrechnung der Nebenkosten
Es ist wissenswert und gilt für Mieterinnen und Mieter im Bezug auf die Fristen der Betriebskostenabrechnung basierend auf gefallenen Gerichtsurteile grundsätzlich zu beachten:
– Wenn der Vermieter die Abrechnung korrigiert und es wird festgestellt, dass der Mieter oder die Mieterin ein Guthaben hat, muss dieses Guthaben vom Vermieter ausgezahlt werden ABER:
– Wenn der Vermieter die Abrechnung korrigiert und es wird festgestellt, dass der Mieter oder die Mieterin mehr nachzahlen muss, ist der Vermieter trotzdem an der “alten”, ersten Abrechnung gebunden und darf nach Fristablauf keine erhöhten Nachzahlungen vom Mieter fordern auch wenn die Korrektur nach Fristablauf passiert (BGH Az. VIII ZR 190/06)
– Wer eine Nebenkostenabrechnung bezahlt, obwohl die Frist der Zustellung beim Erhalt der Abrechnung bereits abgelaufen war, kann das Geld nachträglich trotzdem zurückverlangen (BGH VIII ZR 94/05)

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Dürfen Vermieter jahrelang nicht abgerechnete Nebenkosten umlegen?

Einfach gesagt: nein. Auch, wenn der Vermieter Recht darauf hat, die Abwassergebühren, die Wartungskosten, die Wasserkosten, die Heizkosten, die Hausmeisterkosten, die Beleuchtungskosten sowohl die anfallenden Kosten für Warmwasserversorgungsanlagen, den Aufzug, (noch für eine kurze Zeit) die Gemeinschaftsantenne, die Hausreinigung, die Ungezieferbekämpfung und den Müllabfuhr auf Mieter umzulegen, muss man das zeitnah tun. Legt der Vermieter die Kosten nicht innerhalb der Ausschlussfrist (nach § 556 III im BGB) auf Mieter um, spricht man davon, dass Rechte „verwirkt“ sind, weil der Vermieter über einen längeren Zeitraum nicht auf sein Recht beruft.

Rechnet der Vermieter über Jahre nicht ab, kann er die Nachforderungen für bereits abgerechnete Zeiträume nicht mehr geltend machen. Die Ausschlussfrist beträgt 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode.

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Warum sollte man jede Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Für Mieter lohnt es sich in jedem Fall die Betriebskostenabrechnung prüfen zu lassen: War die Abrechnung zu hoch, bekommt der Mieter Geld zurück. War die Abrechnung zu niedrig, muss nur der erste (niedrigere) Rechnungsbetrag bezahlt werden. 

Jeder zweite Abrechnung für die Nebenkosten enthält Fehler. 

Trotz der klaren gesetzlichen Regelungen, tauchen in manchen Betriebskostenabrechnungen auch sogenannte nicht umlagefähige Nebenkosten auf, die eigentlich nicht auf die Mieter abgewälzt werden dürften. Hier ist ein waches Auge gefragt! 

Fehler in der Betriebskostenabrechnung auf Kosten der Mieter 

Nicht immer muss man böse Absicht unterstellen, wenn sich der Fehlerteufel eingeschlichen hat. Aber Fehler können teuer werden. Mietrechtsexperten gehen davon aus, dass etwa die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft ist. Je nach Größe der Wohnung können dabei ohne weiteres mehrere hundert Euro zusammenkommen, die Mieter fälschlich zu viel bezahlen.

Prüfung für MieterEngel Mitglieder einmal jährlich kostenlos

Egal ob jährliche Abrechnung oder Endabrechnung bei Auszug. Im Rahmen einer Mitgliedschaft ist die Anwaltsprüfung der Nebenkostenabrechnung durch unsere Partneranwälte für Sie kostenlos. Dieses MieterEngel Mitglied hatte besonder Glück, und statt hoher Nachzahlung, eine Gutschrift. 

So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung mit MieterEngel

Selbst Prüfen – Hilfestellung und Know-How

Das Mietrecht ist kompliziert, und für Laien fällt es schwer sich zurecht zu finden. Deshalb haben wir die Arbeit für Sie übernommen. Lesen Sie: welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche nicht. Oder gehen Sie gleich durch die Liste der 15 häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung. 

Clevere Tools und Hilfe im kostenlosen Portal

Wir bieten Hilfe zur Selbsthilfe. Eine Nebenkostenabrechnung sollte man routinemäßig jedes Jahr kontrollieren. Wenn Sie dafür keine Zeit haben, nutzen Sie doch unsere kostenlose KI-Kontrolle. 

Tipp: Kostenloser Schnell-Check für die Betriebskostenabrechnung online: MieterEngel bietet auch einen kostenlosen Nebenkostencheck an. Sie müssen sich nur in unserem Portal anmelden, Ihr Abrechnung hochladen und innerhalb von wenigen Sekunden bekommen Sie schon den ersten Überblick. Der Prozess ist komplett digital und 100% kostenlos. Jetzt Abrechnung hochladen. 

Im Schnitt zahlen Mietende jährlich 300 € zu viel. Sie auch?

Etwa jede zweite Abrechnung ist fehlerhaft. Unentdeckte Fehler gehen oft zu Lasten von Mietenden. Besser auf Nummer sicher gehen. Unsere speziell entwickelte künstliche Intelligenz scannt Ihre Abrechnung auf Formfehler und Unstimmigkeiten.

Direkte Hilfe vom Partneranwalt. 

Eine rechtliche Beratung kann sehr teuer werden: Anwälte verlangen für eine Erstberatung teils 200 bis 300 Euro, ohne, dass eine Klärung des Sachverhalts garantiert ist. Weitere Beratungstermine kosten Zeit, Geld und Nerven.

Über die verschiedenen MieterEngel Mitgliedschafts-Pakete erhalten Mietende Beratung von unseren ausgesuchten Partneranwältinnen und -anwälten. 

So funktioniert Beratung mit MieterEngel Partneranwälten

Ob Nebenkostenabrechnung, Erhöhung der Vorauszahlungen auf Grund der Energiekosten oder Heizkostenkrise oder Endabrechnung nach Auszug. Mit MieterEngel Partneranwälten können Sie die Abrechnung kostenlos jedes Jahr prüfen lassen, sondern auch besprechen, wie Sie in Ihrer Situation am besten vorgehen. Die Energiekrise bringt Unsicherheit, mit einer Profi-Beratung haben Sie eine rechtssichere Auskunft. 

4 Hilfestellungen mit denen wir unsere Mitglieder bei der Problemlösung unterstützen  

1: Wir sind erreichbar – gehen Sie Ihr Problem noch heute an!

Bei uns gibt es kein Warten auf Termine. Für die Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung können Sie sich rund um die Uhr direkt online anmelden, Ihre Rechnung hochladen oder abfotografieren und schon in meiste 48 Stunden erhalten Sie einen Prüfbericht und Gewissheit. 

2: Digitales Sekretariat – menschlicher Kundenservice

Bei uns bekommen Sie das Beste von beidem: Ein nutzerfreundliches Online Portal, in dem Sie in wenigen Minuten Ihre Frage stellen, Ihre Dokumente hochladen und eine Anfrage an einen Anwalt senden können. Gleichzeitig, wird jede Anfrage von einem Mitarbeiter geprüft. Wir prüfen im Hintergrund ob Dokumente leserlich sind und leiten Ihrer Unterlagen weiter. So erhalten Sie schnellstmöglich Ihren Prüfbericht.

Sie haben Fragen, oder ein zusätzliches Mietproblem, kein Problem, Sie erreichen unser Team montags bis Samstag  unter 0049(0)30 5557 1887.

3: Ausgewählte Partneranwälte: MieterEngel wählt Partneranwälte mit besonderer Sorgfalt aus. Alle unserer Anwälte haben mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung als Rechtsanwalt im Mietrecht. Dazu haben 85 % der derzeit unter Vertrag stehenden Partneranwälte einen Doktortitel und 80 % sind Fachanwälte für Mietrecht.

4: Keine Rechtsauskunft ohne Handlungsempfehlung: Unsere Partneranwälte klären Sie nicht nur kompetent über die Rechtslage auf, sondern sind auch Experten, wenn es darum geht, Konflikte mit Hausverwaltung und Vermieter im Interesse von Mietenden schnell zu lösen.

So geht Ihr Partneranwalt bei der Nebenkostenprüfung vor:

„Es gibt bestimmte Klassiker, auf die die meisten Fehler in Nebenkostenabrechnungen zurückgehen,“ sagt Gabriel Fischer, Fachanwalt für Mietrecht und Partneranwalt bei MieterEngel. 

Unsere Partnerinnen und Partner schauen daher unter anderem auf die folgenden Punkte: 

1: Es wird analysiert, ob alle in der Nebenkostenabrechnung aufgeführten Positionen (z. B: „Abwasser“ oder „Hausmeister“) zulässig und umlagefähig sind und d.h. vom Mieter auch wirklich bezahlt werden müssen.

2: Anhand von Vergleichswerten wird berechnet, ob Kosten für einzelnen Position deutlich überdurchschnittlich sind und die Position und die Belege genauer geprüft werden sollten.

3: Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen. Wird die Frist überschritten, müssen z. B. Nachzahlungen nicht mehr geleistet werden. Der MieterEngel Algorithmus gleich das Datum des Schreibens mit dem Abrechnungsjahr ab.

4: Die vom Mieter geleisteten monatlichen Vorauszahlungen („Abschlag“) müssen auf der Nebenkostenabrechnung dokumentiert sein. Der Partneranwalt schaut nach, ob diese formelle Anforderung eingehalten ist. Falls nicht, kann der Mieter eine Korrektur verlangen.

5: Es wird ein Plausibilitätscheck bezüglich der angewandten Verteilerschlüssel durchgeführt und analysiert, ob die Gesamtkosten und anteiligen Kosten transparent aufgeschlüsselt sind.

6: Es wird analysiert, ob der vom Vermieter auf der Nebenkostenabrechnung angegebene Nutzungszeitraum mit der vom Mieter angegeben Wohndauer übereinstimmt. Ein Mieter muss grundsätzlich nur die Kosten für den Zeitraum tragen, in welchem das Mietverhältnis besteht.“

Im Ergebnis erhalten Sie einen Bericht, der den neuen Betrag ausweist. Ist der Fehler zu Ihrem nachteil emphielt der Anwalt, wie Sie Hausverwaltung oder Vermieter dazu kontaktieren sollten. Ist der Fehler zu Ihren Gunsten, ändert sich nichts.

Basierend auf dem Prüfungsergebnis erteilt Ihr Partneranwalt Ihnen eine klare Handlungsempfehlung. Sie können den Prüfbericht Ihrem Vermieter als Beweis vorlegen.

Ist das Problem damit gelöst?

In den allermeisten Fällen ja. Sollte man tiefere Zweifel an den Kosten haben, kann man eine Belege einsicht fordern. Es ist bereits vor dem Einzug empfehlenswert, Beratung im Bezug auf die Nebenkosten einzuholen. Bei Neuvermietungen nutzen Vermieter die Nebenkostenpausschale auch als Trickserrei, um das Angebot attraktiver zu machen, erklärt Manfred Lutz, Fachanwalt. „Eine Falle, in die man beim Einzug in eine Wohnung tappen kann, sind die zu niedrig angesetzten Vorauszahlungen. Ich kann als Vermieter erstmal 150 € Nebenkosten verlangen und später dann ohne Probleme noch einen Nachzahlung von 2000 € fordern. Hier kann ich also erstmal die Vorauszahlungen zu niedrig ansetzen, um Mietende in eine Traumwohnung zu locken. Im Zweifel stimmt die Betriebskostenabrechnung dann sogar bei Kontrolle und man muss zahlen. Wer also in eine Wohnung zieht, mit Nebenkosten zu schön um wahr zu sein, sollte für eine Nachzahlung sparen.“

Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung fordern. 

Falls Sie in der Abrechnung Zahlen finden, die Ihnen ungewöhnlich vorkommen, haben Sie außerdem das Recht alle Belege zu prüfen, die der Vermieter zur Abrechnung herangezogen hat. Unsere Partneranwälte können auch hier unterstützen, Sie nehmen alle Kostenpositionen unter die Lupe und fassen das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfungsbericht für Sie zusammen.

Ihr Vorteil: benötigen Sie in Zukunft erneut Beratung, sprechen Sie im Rahmen einer Mitgliedschaft immer mit dem gleichen Anwalt oder der gleichen Anwältin. Er oder Sie kennt auch die Vorgeschichte und kann Sie optimal für Ihren Fall beraten.