Umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten

Nicht alle Nebenkosten sind auf Mieter übertragbar. Nur die laufenden Betriebskosten können ihnen auferlegt werden. Diese entstehen dem Vermieter durch die Nutzung des Eigentums oder Grundstücks. Die Betriebskostenverordnung regelt, welche spezifischen Kosten der Vermieter abrechnen darf.

Lesen Sie in diesem Ratgeber:

• Grundsteuer
• Betriebskosten eines Fahrstuhls
• Müllbeseitigungskosten und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung
• Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Verwaltungskosten
• Reparatur- und Instandhaltungskosten
• Kosten der Wäschepflege
• Beleuchtungskosten
• Kosten für Entwässerung
• Versicherungsbeiträge
• Heizung und Warmwasser
• Wasserversorgung (Kaltwasser)
• Kosten für Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen
• Hausmeisterkosten
• Sonstige Betriebskosten
• Dürfen Vermieter jahrelang nicht abgerechnete Nebenkosten umlegen?

Auch die anfallenden Kosten für den Betrieb eines Fahrstuhls können in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Zu diesen zählen insbesondere der Betriebsstrom, die Überwachung und Pflege des Fahrstuhls sowie die alle zwei Jahre durchzuführende Betriebsprüfung. Da die Kosten auf alle Mieter verteilt werden, zahlen Mieter in großen Hochhäusern weniger für den Fahrstuhl als in niedrigen Gebäuden. Auch Mieter im Erdgeschoss müssen zahlen, wenn es im Mietvertrag steht. Reparaturen sind keine Betriebskosten und dürfen nicht in der Abrechnung erscheinen.

Die Müllbeseitigungskosten lassen sich als fortlaufende Ausgaben ebenfalls auf die Mieter umlegen. Dazu zählen etwa die Entsorgungskosten für die Müllabfuhr und die Betriebskosten des Müllschluckers. Auch die Abfuhr von Sperrmüll gehört zu den umlegbaren Kosten. Beauftragt der Vermieter im Winter einen Räumdienst, können diese Kosten auf die Mieter umgelegt werden. Erledigen die Mieter selbst die Winterpflichten, dürfen diese Kosten nicht berechnet werden.

Zu den Kosten der Gebäudereinigung zählen die Ausgaben für die Sauberkeit der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Bereiche wie Zugänge Flure Treppen Keller Bodenräume Waschküchen oder Aufzug. Diese Kosten können, wenn sie regelmäßig anfallen, auf die Nebenkosten umgelegt werden. Einmalige Sonderreinigungen wie nach Bauarbeiten sind ausgenommen. Regelmäßige Verschmutzungen oder Graffiti können jedoch Mietern in der Betriebskostenabrechnung berechnet werden.

Lästige Schädlinge wie Ameisen, Mäuse, Ratten oder Kakerlaken müssen zum Glück in den meisten Mietshäusern nicht regelmäßig bekämpft werden. Die Kosten für die Beseitigung können daher in der Regel nicht auf die Mietergemeinschaft abgewälzt werden. Bei Schädlingsbefall trägt die verantwortliche Person die Kosten der Beseitigung. Der Vermieter kann diese Kosten als Schadenersatz vom entsprechenden Mieter zurückfordern.

Zu den vereinbarten Nebenkosten, die vom Mieter zu tragen sind, zählen auch die Ausgaben für die Gartenpflege. Dazu gehören die Kosten für die Pflege gärtnerisch gestalteter Flächen, einschließlich der Erneuerung von Pflanzen, die Instandhaltung von Spielplätzen samt Sandauffüllung sowie die Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten. Ein fehlendes Nutzungsrecht am Garten des Mieters steht der Umlage dieser Betriebskosten nicht entgegen.

Verwaltungskosten für das Grundstück sind für Mieter nicht umlagefähig. Dazu zählen Kosten für Verwaltungspersonal, Aufsicht, Prüfungen und Geschäftsführung. Eine vollständige Umlage ist nicht erlaubt, jedoch kann ein fester Betrag in der Nebenkostenabrechnung vereinbart werden. Auch Bank-, Porto- und Telefonkosten sind nicht umlagefähig.

Reparatur- und Instandhaltungskosten sind unerlässliche Ausgaben, die aufgebracht werden müssen, um den ordnungsgemäßen Gebrauch zu gewährleisten und etwaige Mängel, die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinflüsse entstehen, effektiv zu beseitigen. Diese Kosten können nicht komplett auf Mieter umgelegt werden aber ähnlich wie Verwaltungskosten kann ein pauschaler Betrag in der Nebenkostenabrechnung angesetzt werden.

Gibt es im Haus eine gemeinschaftlich nutzbare Waschküche mit Waschmaschinen, Trocknern, Wäschemangeln oder ähnlichen Geräten, kann der Vermieter alle dabei entstehenden Kosten auf die Mieter umlegen. Alle Mieter tragen anteilig Strom-, Wartungs- und Reinigungskosten. Münzbetriebene Geräte sind fairer; der Vermieter darf Gewinne nur für den Betrieb nutzen.

Stromkosten, die durch die Beleuchtung der gemeinschaftlichen Bereiche entstehen, zählen zu den umlegbaren Betriebskosten. Dies umfasst die Beleuchtung von Treppenhäusern, Kellern, Dachböden, Waschküchen sowie Fahrrad- oder Müllräumen. Außenbeleuchtungen für alle Mieter können umgelegt werden. Der Vermieter trägt die Kosten für Austausch von Sicherungen oder Leuchtmitteln, da sie Instandhaltungskosten sind und nicht umgelegt werden dürfen.

Fließt das Abwasser eines Mietshauses in die lokale Kanalisation, ist der Vermieter verpflichtet, sogenannte Kanal- oder Sielgebühren zu zahlen. Diese Gebühren kann er ebenso wie die Betriebskosten einer hauseigenen Entwässerungsanlage auf die Mieter umlegen. Gebühren für Oberflächenentwässerung zählen zu umlagefähigen Entwässerungskosten, nicht umlegbar sind jedoch Reparaturkosten und Reinigungskosten für verstopfte Abflüsse.

Treten Schäden oder Unfälle auf, erweist sich der Abschluss einer Versicherung oft als äußerst wertvoll, da sie im Schadensfall hohe Kosten übernimmt. Vermieter müssen keine speziellen Versicherungen abschließen. Sach- und Haftpflichtversicherungen können auf Mieter umgelegt werden; Rückerstattungen müssen weitergegeben werden. Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherungen sind nützlich, aber keine umlegbaren Nebenkosten.

Kosten für Heizung und Warmwasser nehmen unter den umlagefähigen Betriebskosten eine herausragende Position ein. Im Gegensatz zu den übrigen „kalten Betriebskosten“ ist es unerlässlich, dass diese „warmen Betriebskosten“ zu mindestens 50% anhand des individuellen Verbrauchs der Mietparteien abgerechnet werden. Der verbleibende Teil wird, wie alle anderen Betriebskosten, proportional auf alle Mieter umgelegt, wobei in der Regel die Wohnfläche als Verteilerschlüssel dient.

Im Gegensatz zu den Kosten für warmes Wasser können Vermieter die Kosten für Kaltwasser vollständig anteilsmäßig auf alle Mieter umlegen. Individueller Verbrauch spielt nur eine Rolle, wenn die einzelnen Wohnungen über eigene Wasseruhren verfügen. Der Gesamtverbrauch wird am Hauptwasserzähler abgelesen und auf alle Mieter verteilt. Der Vermieter kann zusätzlich Kosten für Wasserversorgung, Aufbereitung sowie Ablesen und Eichung der Zähler berechnen.

Kommt der Kaminkehrer ins Haus, um den Schornstein zu reinigen oder die gesetzliche Emissionsmessung durchzuführen, fallen dabei Gebühren an. Die Emissionsmessung muss durchgeführt werden, um den Schadstoffausstoß der Heizung zu kontrollieren. Schornsteinfegergebühren sind meist Teil der Heizkosten. Bei Gasetagenheizung oder Einzelfeuerstätte rechnet der Mieter direkt mit dem Brennstoffanbieter ab; hier kann der Vermieter die Schornsteinfegerkosten als kalte Betriebskosten ansetzen.

Der einmalige Anschluss oder Installationskosten kann der Vermieter nicht mit seinen Mietern abrechnen. Regelmäßige Kosten wie Betriebsstrom einer Hausantenne oder Gebühren für den Kabelanschluss können dagegen umgelegt werden. Die Kosten müssen auch von Mietern getragen werden, die keinen Fernseher nutzen.

Wenn der Vermieter einen Hauswart einstellt, kann er die Lohnkosten auf die Mieter umlegen. Der Hausmeister übernimmt Aufgaben wie Reinigung, Gartenpflege oder Winterdienst. Diese dürfen nicht als separate Positionen in der Abrechnung erscheinen, es sei denn, Zusatzdienste sind nötig. Verwaltungstätigkeiten und Reparaturen sind nicht umlagefähig und müssen herausgerechnet werden.

Die Betriebskostenverordnung erlaubt Vermietern, nicht ausdrücklich beschriebene Kosten mit Mietern abzurechnen, etwa für Sauna oder Schwimmbad. Gleiches gilt bei notwendiger Dachrinnenbeheizung oder -reinigung sowie Feuerlöscherwartung. Entscheidend ist, dass im Mietvertrag klar steht, welche Kosten umgelegt werden dürfen.

Kurz gesagt: nein. Der Vermieter kann bestimmte Kosten auf Mieter umlegen, aber das muss rechtzeitig geschehen. Geschieht es nicht direkt innerhalb der Frist, sind diese Rechte „verwirkt“. Rechnet der Vermieter jahrelang nicht ab, verfallen Nachforderungen älterer Abrechnungszeiträume. Die Frist beträgt 12 Monate nach Abrechnungsende.