Nebenkostenabrechnung prüfen lassen – So sparen Mieter!

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von Maritta Seitz

In diesem Ratgeber finden Sie:


Lassen Sie Ihre Nebenkosten prüfen!
Mitglieder sparen durchschnittlich 300 Euro bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung.
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Die meisten Mieter erwarten die jährliche Nebenkostenabrechnung mit einem mulmigen Gefühl. Viele befürchten, dass sie eine hohe Summe nachzahlen müssen – eine satte Rückzahlung erhalten nur die wenigsten. Kommt mit der Abrechnung eine Nachforderung, überweisen dann auch viele Mieter die Summe anstandslos, denn aus den vielen Seiten voller kleingedruckter Zahlen werden sie nicht schlau.

Wir erklären, warum es sich lohnt die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen, welche typischen Fehler dabei entlarvt werden können, welche Fristen eingehalten werden müssen und warum es sich lohnt, die Abrechnung von einem Experten prüfen zu lassen.


Warum sollte die Nebenkostenabrechnung geprüft werden?

Mietrechtsexperten gehen davon aus, dass etwa die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft ist. Fehler in der Nebenkostenabrechnung führen meistens dazu, dass Mieter unnötig viel Geld überweisen. Je nach Größe der Wohnung können dabei ohne weiteres mehrere hundert Euro zusammenkommen, die Mieter fälschlich zu viel bezahlen.

Das Erstellen einer Nebenkostenabrechnung ist eine komplexe Aufgabe. Der Vermieter muss viele formale Kriterien einhalten, alle Belege des Abrechnungszeitraums zur Hand haben und die Kosten gerecht und gleichmäßig auf alle Wohnungen im Haus umlegen. Dabei können dem Vermieter leicht Fehler unterlaufen, auch, wenn er nicht beabsichtigt, den Mieter mit einer getürkten Abrechnung abzuzocken.

Die Prüfung einer Nebenkostenabrechnung ist mindestens genauso kompliziert, wie ihre Erstellung. Damit Mieter keine Fehler übersehen, oder Tage in die Prüfung investieren müssen, lohnt es sich, einen Fachmann hinzuzuziehen und die Abrechnung auf ihre Richtigkeit prüfen zu lassen. Findet der Experte einen oder mehrere Fehler, muss die Abrechnung neu erstellt werden. Im besten Fall müssen Mieter dann weniger nachzahlen oder erhalten sogar Guthaben zurück.



Was ist die Nebenkostenabrechnung und warum muss sie erstellt werden?

Vermieter haben das Recht, sich bestimmte Kosten, die ihnen durch Eigentum und Betrieb ihrer Immobilie entstehen, von ihren Mietern zurückzuholen. Umgangssprachlich spricht man von Nebenkosten – tatsächlich dürfen Vermieter jedoch nur die sogenannten Betriebskosten auf ihre Mieter umlegen.

Dabei hat der Vermieter zwei Möglichkeiten, Kosten auf seine Mieter abzuwälzen. Er kann entweder eine Pauschale auf die Nettokaltmiete aufschlagen, oder monatliche Voraus- bzw. Abschlagszahlungen festlegen. Leistet der Mieter monatliche Vorauszahlungen, muss der Vermieter am Jahresende eine Abrechnung erstellen. Waren die Kosten geringer als erwartet, erhalten Mieter Geld zurück. Sind sie höher ausgefallen, muss der Mieter nachzahlen.

Ist im Mietvertrag eine Pauschale vereinbart, wird am Jahresende keine Betriebskostenabrechnung erstellt und Mieter müssen auch dann nicht nachzahlen, wenn dem Vermieter höhere Kosten als erwartet entstanden sind. Eine Ausnahme bilden die Kosten für Heizung und Warmwasser, die jeder Mieter zu mindestens 50 Prozent nach Verbrauch bezahlen muss.

Fristen, die gelten

Nebenkosten müssen erst dann gezahlt werden, wenn die Abrechnung pünktlich eintrifft. Auch falls der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung falsch ist, verliert sie möglicherweise ihre Gültigkeit. Laut Gesetz darf der Abrechnungszeitraum nicht mehr als 12 Monate betragen. Ist der Abrechnungszeitraum zu lang, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft und womöglich ungültig. Ein kürzerer oder vom Kalenderjahr abweichender Abrechnungszeitraum ist dagegen möglich. Ihr Vermieter hat nach Ablauf des Abrechnungszeitraums ein Jahr Zeit, dir die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Die Abrechnung für das Jahr 2020 muss der Mieter, beispielsweise, spätestens am 31. Dezember 2021 erhalten. Kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät, muss der Mieter unter Umständen nicht bezahlen.


Welche Kosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen?

Die sogenannte Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche kalten und warmen Betriebskosten der Vermieter umlegen darf. Die warmen Betriebskosten sind Heizungs- und Warmwasserkosten. Die kalten Betriebskosten sind:

  • Grundsteuer
  • Kosten für eine Entwässerungsanlage
  • Lohnkosten für einen Hauswart
  • Kaltwasserkosten
  • Kosten für Wärmeversorgung
  • Kosten für die Warmwasserversorgung
  • Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Kosten für Strom und Wartung eines Fahrstuhls
  • Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Kosten für Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
  • Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Stromkosten für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
  • Kehrgebühren für Schornsteinfeger
  • Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
  • Kosten für Betrieb einer Waschküche
  • Kosten für Gartenpflege
  • Sonstige Betriebskosten

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Wie funktioniert der Verteilerschlüssel?

Der Verteilerschlüssel ist entscheidend, denn von dem hängt es ab, wie hoch die Betriebskostenabrechnung schließlich ausfällt. Der Vermieter hat verschiedene Möglichkeiten. Es existieren drei Arten des Verteilerschlüssels: Fläche der Wohnung, Größe des Haushalts und Anzahl der Wohneinheiten. Es können auch mehrere Verteilerschlüssel für die verschiedenen Betriebskosten verwendet werden. So kann es beispielsweise Sinn machen, verbrauchsabhängige Betriebskosten, wie Müll- oder Abwassergebühren, anhand der Personenzahl abzurechnen, während Gartenpflege, Schornsteinfeger oder Hauswart mittels Wohnfläche als Verteilerschlüssel umgelegt werden.

Das Wichtigste ist, dass Sie als Mieterin oder Mieter vorab weißt, welche Kosten der Vermieter mit welchem Umlageschlüssel abrechnen wird. Leider wird der Verteilerschlüssel nicht immer korrekt angewendet, wodurch Fehler in der Nebenkostenabrechnung entstehen.


Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist

Nebenkosten müssen erst dann gezahlt werden, wenn die Abrechnung pünktlich eintrifft. Auch falls der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung falsch ist, verliert sie möglicherweise ihre Gültigkeit.

Laut Gesetz darf der Abrechnungszeitraum nicht mehr als 12 Monate betragen. Ist der Abrechnungszeitraum zu lang, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft und womöglich ungültig. Ein kürzerer oder vom Kalenderjahr abweichender Abrechnungszeitraum ist dagegen möglich. Ihr Vermieter hat nach Ablauf des Abrechnungszeitraums ein Jahr Zeit, dir die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Die Abrechnung für das Jahr 2020 muss der Mieter, beispielsweise, spätestens am 31. Dezember 2021 erhalten. Kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät, muss der Mieter unter Umständen nicht bezahlen.


Was passiert, wenn die Betriebskostenabrechnung verspätet kommt?

Ein eventueller Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung der Betriebskosten erlischt, wenn der Vermieter diesen Anspruch nicht rechtzeitig anzeigt. Für die Übersendung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter ein Jahr Zeit. Ist diese Frist verstrichen, müssen Mieter keine Nachzahlungen mehr leisten. Unbeschadet dessen ist aber der Vermieter nicht von der Pflicht befreit, trotzdem eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Auch ein eventueller Überschuss an Betriebskosten muss der Vermieter dem Mieter erstatten.

Auch sind Vermieter in der Pflicht, nach der Abrechnungsperiode innerhalb eines Jahres eine Heizkostenabrechnung zu übermitteln. Unterlassen sie dies, dürfen auch keine Nachforderungen mehr erhoben werden. Als Mieter haben Sie nach Erhalt der Heizkostenabrechnung ebenfalls ein Jahr Zeit, diese Heizkostenabrechnung überprüfen zu lassen.


Dürfen jahrelang nicht abgerechnete Mietnebenkosten auf Mietende umgelegt werden?

Wenn Ihr Vermieter jahrelang nur teilweise umlagefähige Nebenkosten abgerechnet hat, darf er für bereits abgerechnete Zeiträume die restlichen umlagefähigen Kostenpositionen nicht in Ansatz bringen. Hier greift nämlich die Ausschlussfrist nach § 556 Abs. 3 BGB. Möglich wäre dieses Szenario höchstens bei noch nicht abgerechneten Zeiträumen, die sich noch in der Abrechnungsfrist von 12 Monaten nach der Abrechnungsperiode befinden.


Vermieter beauftragt einen winterlichen Streudienst – müssen Mieter die Kosten dafür zahlen, obwohl laut Mietvertrag ausdrücklich die Mietenden mit der Streupflicht beauftragt wurden?

Grundsätzlich müssen Vermieter dafür Sorge tragen, dass der winterliche Streu- und Räumdienst organisiert beziehungsweise ausgeführt wird. Sind jedoch laut Hausordnung – welche auch Bestandteil des Mietvertrags ist – ausdrücklich die Mietenden zur Räumpflicht verpflichtet, kann er einen gewerblichen Räum- und Streudienst im Nachhinein nur mit Zustimmung der Mieter einführen.


Wie hoch darf die Nebenkostennachzahlung maximal sein?

Zur groben Orientierung können Sie sich an dieser Rechenformel orientieren: Höher als 3 Euro für den Quadratmeter (inklusive Warmwasser und Heizkosten) sollten die Umlagen für die monatlichen Nebenkosten nicht sein. Bei einer 70 qm-Wohnung wären dies also höchstens 200 Euro.


Welche Fehler können bei der Nebenkostenabrechnung unterlaufen?

Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben und der vielen unterschiedlichen Kostenpositionen, die der Vermieter in Nebenkostenabrechnung aufführen darf, können bei der Abrechnung leicht Fehler unterlaufen. Jede Abrechnung sollte auf formale Fehler, inhaltliche Fehler, Rechenfehler und Betrügereien hin geprüft werden.

Typische formale Fehler

Typische inhaltliche Fehler

Typische Rechenfehler

Typische Betrügereien

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Folgen von Fehlern in der Abrechnung und empfohlene Schritte

Folgen von Fehlern in der Abrechnung und empfohlene Schritte


Welche Folgen haben Fehler in der Nebenkostenabrechnung?

Mieter haben nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung zwölf Monate Zeit die Abrechnung auf Fehler zu prüfen. Kommt mit der Abrechnung eine Nachzahlungsforderung, muss diese innerhalb eines Monates ausgeglichen werden. Werden bei der Prüfung der Abrechnung Fehler aufgedeckt, bedeutet dies nicht automatisch, dass der Mieter keine Nachzahlung leisten muss.

Ist eine Abrechnung fehlerhaft, muss der Vermieter eine neue, korrekte Abrechnung erstellen. Fällt die Nachzahlungsforderung in der korrigierten Abrechnung höher aus, muss der Mieter jedoch nicht mehr bezahlen. Er muss höchstens die Summe der Nachforderungen aus der ersten Abrechnung begleichen. Fällt die Nachforderung dagegen beim zweiten Mal geringer aus und hat der Mieter schon beim ersten Mal nachgezahlt, muss der Vermieter dem Mieter die Differenz erstatten.

Durch die Prüfung der Nebenkostenabrechnung entstehen dem Mieter dementsprechend keine Mehrkosten. Um Streitigkeiten zu vermeiden ist es empfehlenswert die Nebenkostenabrechnung zunächst unter Vorbehalt zu zahlen. Tauchen bei der Prüfung Fehler in der Abrechnung auf, kann der Mieter sein Geld zurückfordern.


Worauf sollten Mieter beim Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung achten?

Grob kann festgehalten werden, dass es im Mietrecht vier Merkmale gibt, worauf Mietende bei einem Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung achten sollten. Hierbei handelt es sich um folgende Merkmale:

– die Einhaltung der Frist
– die Begründung des Widerspruchs
– Zahlungen nur unter Vorbehalt
– die Form des Widerspruchs.


Frist
Aus § 556 Abs. 3 BGB ergibt sich, dass Mieter ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit haben, dieser zu widersprechen.

Begründung
Wichtig ist nicht nur, dass Widerspruch eingelegt wird, sondern dass dieser auch ordnungsgemäß begründet wird. Hierzu reichen einfache Floskeln nicht aus. Die Fehler müssen so gut es geht ausführlich dargelegt werden.

Zahlung unter Vorbehalt
Zudem ist es von Vorteil, wenn Sie als Mieter Ihre neu errechneten Vorauszahlungen und die Nebenkostennachzahlung erst einmal nur unter Vorbehalt zahlen. Hierzu ist es angeraten, dies in einem Schreiben anzukündigen und auch auf den Überweisungsträgern kenntlich zu machen. Anderenfalls könnten Mietende später Probleme bei der Rückforderung erhalten. Von eigenmächtigen Kürzungen raten wir allerdings ab, da Sie sonst eine Kündigung riskieren.

Die Form
Laut Gesetz gibt es für den Widerspruch keine besondere Form einzuhalten. Hierzu könnten Sie Ihrem Vermieter auch einfach eine E-Mail schreiben. Nichtsdestotrotz empfehlen wir, hierzu ein Schreiben zu formulieren und dies per Einschreiben/Rückschein zu versenden.


Wie prüft ein Anwalt eine Nebenkostenabrechnung?

Bei der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen versuchen Anwälte herauszufinden, ob die Abrechnung formale, inhaltliche oder rechnerische Fehler enthält und, ob bei der Abrechnung gemogelt wurde. Der Anwalt gleicht ab, ob in der Abrechnung tatsächlich nur jene Betriebskosten auftauchen, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Dazu wird die Abrechnung auf alle gesetzlichen Formvorgaben geprüft und es wird nachvollzogen, ob tatsächlich nur die, in der Betriebskostenverordnung geregelten, umlagefähigen Betriebskosten abgerechnet wurden. Der Anwalt kontrolliert darüber hinaus, ob die Abrechnung dem Gebot der Wirtschaftlichkeit folgt und, ob sie auch für einen Laien nachvollziehbar ist.

Findet der Anwalt ungewöhnliche Zahlen oder Beträge, kann es notwendig sein, eine Belegeinsicht vorzunehmen. Mieter haben ein Recht darauf, alle Belege, die der Vermieter der Betriebskostenabrechnung zu Grunde gelegt hat, einzusehen und zu überprüfen. Zur Belegeinsicht dürfen Mieter Fotoapparate oder Scanner mitbringen oder anderweitig Kopien anfertigen. Zusätzlich können sie sich von einem Experten begleiten lassen, der sie bei der Einsicht unterstützt.


Wie kann ich meine Nebenkostenabrechnung bei MieterEngel prüfen lassen?

MieterEngel-Mitglieder können ihre Nebenkostenabrechnung in jedem Jahr der Mitgliedschaft von ihrem persönlichen Partneranwalt prüfen lassen. Die jährliche Prüfung ist für Mitglieder unkompliziert und kostenfrei.

Will ein Mitglied seine Abrechnung prüfen lassen, müssen Mietvertrag und Abrechnung an MieterEngel geschickt werden. Dazu sind keine Kopien nötig, sondern die Dokumente können bequem als Fotos hochgeladen werden. Das MieterEngel Service-Team überprüft daraufhin alle Unterlagen auf Vollständigkeit und Leserlichkeit. Sind alle Unterlagen komplett, leitet MieterEngel die Unterlagen an den persönlichen Partneranwalt des Mitgliedes weiter.

Der Anwalt prüft die Abrechnung und verfasst einen Prüfungsbericht. Findet der Anwalt Fehler in der Abrechnung, erläutert er diese im seinem Bericht und gibt zusätzlich Handlungsempfehlungen, wie das Mitglied sich nun gegenüber seinem Vermieter verhalten soll. Den Prüfungsbericht erhält das Mitglied per E-Mail von MieterEngel.

Der große Vorteil an dieser Art der Prüfung ist, dass MieterEngel Mitglieder keine lästigen Fahrtwege und Wartezeiten vor Ort auf sich nehmen müssen, um ihr Prüfungsergebnis zu erhalten. Den Prüfungsbericht erhalten Mitglieder komfortabel und in der Regel innerhalb von nur 48 Stunden.

Einen Musterprüfungsbericht können Sie unter diesem Link herunterladen.


So zahlen Mieter nicht für die Abrechnungsfehler des Vermieters:

Für Mieter lohnt es sich in jedem Fall die Abrechnung prüfen zu lassen: War die Abrechnung zu hoch, bekommt der Mieter Geld zurück. War die Abrechnung zu niedrig, muss nur der erste (niedrigere) Rechnungsbetrag bezahlt werden. Kam die Abrechnung zu spät, muss der Mieter eventuell gar nichts bezahlen! Es sei denn, der Vermieter trägt keine Schuld für die Verspätung. Die jährliche Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist für MieterEngel Mitglieder in der Mitgliedschaft enthalten.


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