Nebenkosten Verteilerschlüssel – Umlage von Nebenkosten

Wie stark die Nebenkostenabrechnung für einzelne Mieter ausfällt, wird maßgeblich vom Verteilerschlüssel beeinflusst, der bei der Erstellung der Abrechnung angewendet wird. Der Verteilerschlüssel legt fest, welchen Anteil an der Gesamtsumme der Nebenkosten eine Mietpartei tragen muss. Der individuelle Verbrauch des Mieters spielt hingegen nur dann eine Rolle, wenn er messbar ist.

Lesen Sie in diesem Ratgeber:

• Verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Abrechnung von Nebenkosten
• Definition Verteilerschlüssel und mögliche Verteilerschlüssel
• Verteilerschlüssel: Fläche der Wohnung
• Verteilerschlüssel: Größe des Haushalts
• Verteilerschlüssel: Anzahl der Wohneinheiten
• Verteilerschlüssel nach „billigem Ermessen“
• Verteilerschlüssel bei Leerstand und Gewerbe

In der Regel werden nur die „warmen Betriebskosten“ – Heizung und Warmwasser – verbrauchsabhängig abgerechnet. Mindestens 50% – 70% der Kosten werden durch Verbrauch bestimmt der Rest wird umgelegt. Verbrauch kann mit Zählern in den Wohnungen gemessen werden. Mieter können durch reduzierten Verbrauch Kosten steuern. Bei kalten Betriebskosten wird der Verbrauch meist nicht gemessen. Umlageschlüssel bestimmen, welche Kosten Mieter zahlen müssen, wie Hauswart oder Müllentsorgung. Mit Kaltwasserzählern oder Aufzugskarten können Kosten auch nach Verbrauch abgerechnet werden.

Die Art des Verteilerschlüssels bestimmt, wie der Vermieter Nebenkosten auf Mieter verteilt: nach Wohnfläche, Haushaltsgröße oder Wohneinheiten. Ohne vertragliche Festlegung, erfolgt die Abrechnung nach Wohnfläche. Der im Mietvertrag angegebene Schlüssel gilt für verbrauchsunabhängige Nebenkosten. Unterschiedliche Verteilerschlüssel können je Betriebskostenart verwendet werden. Wichtig ist, dass der Mieter vorher über die Umlageschlüssel informiert wird. Der Vermieter kann grundsätzlich für jeden Mietvertrag eigene Verteilerschlüssel festlegen, solange diese nachvollziehbar sind und keine Mietparteien benachteiligen.

Mögliche Verteilerschlüssel:

• Fläche der Wohnung
• Größe des Haushalts
• Anzahl der Wohneinheiten

Bei der Abrechnung der warmen Betriebskosten wird meist die Wohnfläche als Umlageschlüssel genutzt: 50% – 70% der Kosten hängen vom Verbrauch ab, der Vermieter kann 30% – 50% mittels Verteilerschlüssel umlegen.

Steht im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel für Nebenkosten, wird nach Wohnfläche abgerechnet. Dies gilt als fair: Größere Wohnfläche, höhere Kostenübernahme. Individueller Verbrauch oder unterschiedliche Bewohnerzahl pro gleicher Fläche werden dabei nicht berücksichtigt. Zuerst wird berechnet, welcher Kostenanteil pro Quadratmeter anfällt, dann mit der Wohnfläche multipliziert.

Beispielrechnung für die Umlage der Nebenkosten über die Wohnfläche

• Gesamtfläche des Hauses: 600 Quadratmeter
• Gesamtsumme der Nebenkosten: 12 000 Euro
• Nebenkosten je Quadratmeter: 12 000/600 = 20 Euro
• Kostenanteil für eine 60m2-Wohnung: 60×20 = 1 200 Euro

Die Verteilung der kalten Nebenkosten nach Anzahl der Bewohner ist bei verbrauchsabhängigen Kosten gerecht, z. B. bei Müll oder Wasser. Dies erfordert jedoch erheblichen administrativen Aufwand für den Vermieter, um die tatsächliche Bewohnerzahl zu prüfen.

Beispielrechnung für die Umlage der Nebenkosten über die Haushaltsgröße

• Gesamtzahl der Mieter: 50 Personen
• Gesamtsumme der Nebenkosten: 12 000 Euro
• Nebenkosten je Mieter: 12 000/50 = 240 Euro
• Kostenanteil für einen 4 Personen-Haushalt: 4×240 = 960 Euro

Die Nutzung der Wohneinheitenanzahl als Verteilerschlüssel ist sinnvoll bei ähnlich großen Wohnungen, z.B. bei Doppelhaushälften. In Gebäuden mit unterschiedlich großen Wohnungen ist dieser Schlüssel ungerecht, da Mieter kleinerer Wohnungen denselben Kostenanteil tragen wie größere Familien in großen Wohnungen.

Beispielrechnung für die Umlage der Nebenkosten über die Wohneinheiten

• Gesamtzahl der Wohnungen: 6 Wohnungen
• Gesamtsumme der Nebenkosten: 12 000 Euro
• Nebenkosten je Wohneinheit: 12 000/6 = 2000 Euro

Der Vermieter kann den Verteilerschlüssel im Mietvertrag „nach billigem Ermessen“ festlegen, muss sich jedoch für einen entscheiden. Eine Änderung des Umlageschlüssels erfordert die Zustimmung beider Parteien. Ohne Klausel im Vertrag kann der Vermieter keine Zustimmung fordern. Der Wasserverbrauch kann ohne Zähler belastet werden, jedoch variieren die Regelungen für Kalt- und Warmwasser.

Kaltwasser – der Verteilerschlüssel ist maßgeblich
Der geltende Umlageschlüssel kommt zur Anwendung, wenn die Kosten für das angefallene Kaltwasser in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Wurden keine mietvertraglichen Vereinbarungen getroffen, erfolgt die Umlage nach der Wohnfläche. Ist die Personenanzahl als Verteilerschlüssel vereinbart, darf der Vermieter für häufiges Duschen, eine Waschmaschine, Tierhaltung oder Babys und Kinder grundsätzlich keine Zu- oder Aufschläge vornehmen.

Warmwasser – die Heizkosten sind entscheidend
Warmwasserkosten müssen zu 50 bis 70 % nach Verbrauch abgerechnet werden, 30 bis 50 % über Fläche. Unterscheidung zwischen verbundenen Anlagen und zentralen Warmwasserversorgungsanlagen: Verbundene Anlagen sind bei kleineren Objekten üblich. Der Vermieter kann den Verbrauch schätzen, frühere Perioden oder den Durchschnittsverbrauch des Hauses nutzen. Schätzungen innerhalb der Abrechnungsperiode und kürzere Zeiträume als ein Jahr sind möglich. Schätzungen sind ausgeschlossen, wenn über 25 % der Wohnfläche geschätzt werden müssten.

Stehen im Haus eine oder mehrere Wohnungen leer, muss der Vermieter die Nebenkosten übernehmen, insofern eine Umlage mittels Wohnfläche oder Wohneinheiten festgelegt ist. Werden die Nebenkosten jedoch über die Personenzahl umgelegt, ist der Vermieter in den meisten Fällen fein raus. Gewerbeeinheiten haben oft einen anderen Verbrauch als Wohnmieter. In einer Gaststätte gibt es z.B. mehr Wasserverbrauch und Müll. Daher gibt es Urteile, die getrennte Nebenkostenabrechnungen für Wohnraum und Gewerbe verlangen. Wenn die Nebenkosten für ein Büro ähnlich wie für eine Wohnung sind, ist keine separate Abrechnung nötig.