15 häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung

von Eva Biré und Maritta Seitz

Intro


Viele Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft.
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Kaum ein Brief macht Mietern so viel Angst wie die jährliche Betriebskostenabrechnung. Angst vor hohen Nachzahlungen und Angst vor unverständlichen Kostenaufstellungen. Gerade deswegen meiden Mieter häufig eine Auseinandersetzung mit ihrer Nebenkostenabrechnung und zahlen den geforderten Betrag anstandslos – möge dieser noch so ungewöhnlich sein.

Lesen Sie in diesem Ratgeber u.a.:

1. Verspätete Abrechnung

1. Verspätete Betriebskostenabrechnung

Grundsatz

Der Vermieter darf sich nicht ewig Zeit mit der Abrechnung der Betriebskosten lassen.
§ 566 Abs. 3 BGB regelt, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens nach Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss. Ist die Nebenkostenabrechnung zum Beispiel für das Jahr 2016, endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2016. Somit muss der Mieter die Abrechnung spätestens am 31.12.2017 erhalten. Hierfür ist der Zugang beim Mieter entscheidend. Bei Einwurf der Abrechnung in den Briefkasten, kommt es auf die Uhrzeit an. Denn ein Zugang beim Mieter wird nur dann angenommen, wenn üblicherweise noch mit einem Öffnen des Briefkastens am selben Tag gerechnet werden kann. Dies ist bei Einwurf nach 19 Uhr grundsätzlich zu verneinen. Ist die Nebenkostenabrechnung verspätet, kann der Vermieter daraus in der Regel keine Forderungen mehr stellen. Ein Guthaben des Mieters muss er aber trotzdem auszahlen.

Ausnahme

In Einzelfällen schadet der verspätete Zugang der Betriebskostenabrechnung nicht, sodass die Abrechnung trotzdem wirksam bleibt. Das ist dann der Fall, wenn der Vermieter beweisen kann, dass ihn kein Verschulden an der Verspätung der Abrechnung trifft. Das Risiko des längeren Postwegs trägt aber der Vermieter, sodass er sich hierauf nicht berufen kann.

2. Falscher Abrechnungszeitraum

2. Falscher Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum, über den der Vermieter abrechnet, darf maximal zwölf Monate betragen. Ob der Vermieter dabei vom 1. Januar bis zum 31. Dezember oder einem anderen Zeitraum von zwölf Monaten abrechnet, ist ihm überlassen. In der Abrechnung dürfen dementsprechend auch nur Kosten auftauchen, die auch tatsächlich in diesem Zeitraum entstanden sind. Wann welche Kosten entstanden sind, lässt sich anhand der Belege nachvollziehen. Die Belege muss der Vermieter auf Anfrage zur Einsicht zur Verfügung stellen.

3. Abweichung vom Mietvertrag

3. Abweichung vom Mietvertrag

Ob der Mieter Betriebskosten zahlen muss und auf welchem Wege (Pauschalmiete oder mittels Vorauszahlungen), regelt der Mietvertrag. Im Vertrag wird außerdem geregelt, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Nur diese dürfen dann auch Teil der Nebenkostenabrechnung sein. Hier lohnt es sich in jedem Fall, nochmal einen Blick in den Vertrag zu werfen. In vielen Verträgen findet sich eine genaue Auflistung der umgelegten Betriebskosten. Manchmal wird aber auch lediglich folgende Klausel verwendet: „Neben der Miete sind Betriebskosten nach §2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“. Dies ist ausreichend, da der Mieter auch hier genau nachprüfen kann, welche Kosten darunterfallen. Dies sind die Kosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannt sind. Laut Betriebskostenverordnung dürfen Vermieter folgende Kosten auf ihre Mieter umlegen:

  • Kosten für die Grundsteuer
  • Kosten für eine Entwässerungsanlage
  • Lohnkosten für einen Hauswart
  • Kaltwasserkosten
  • Kosten für Wärmeversorgung
  • Kosten für die Warmwasserversorgung
  • Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Kosten für Strom und Wartung eines Fahrstuhls
  • Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Kosten für Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
  • Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Stromkosten für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
  • Kehrgebühren für Schornsteinfeger
  • Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
  • Kosten für Betrieb einer Waschküche
  • Kosten für Gartenpflege
  • Sonstige Betriebskosten (z. B. die Kosten für Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchmeldern, Trinkwasseranalyse, oder den Betrieb von Nebengebäuden)

Andere Kosten darf der Vermieter nicht abrechnen. Auch der Verteilerschlüssel, mit dem der Vermieter die einzelnen Betriebskosten auf den Mieter abwälzt, ist im Mietvertrag festgelegt. Nebenkosten können abhängig vom Verbrauch, Größe des Haushaltes, Fläche der Wohnung oder Anteil der Wohneinheiten umgelegt werden. Besonders fair ist die Abrechnung anhand des Verbrauches. Wird nach Wohneinheiten abgerechnet, kann in Mehrfamilienhäusern die Berechnung für kleine Haushalte schnell nachteilig ausfallen. Ist im Mietvertrag kein Umlageschlüssel festgelegt, müssen die Nebenkosten abhängig von der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a Abs. 1 BGB).

4. Sonstige Betriebskosten

4. Sonstige Betriebskosten

In der Betriebskostenverordnung sind 17 Arten von Betriebskosten aufgeführt, die der Vermieter mit dem Mieter abrechnen kann. Während die ersten 16 klar definiert sind, steht unter Punkt 17 lediglich „sonstige Betriebskosten […], die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.“ Klar, dass diese Position häufig zu Unklarheiten oder sogar Streitereien zwischen Mietern und Vermietern führt. Fest steht, dass Vermieter nicht beliebig Kosten als „sonstige Betriebskosten“ auf ihre Mieter abwälzen können. Im Mietvertrag muss genau festgelegt werden, welche regelmäßig anfallenden Kosten unter dieser Position jährlich abgerechnet werden sollen. In der Rechtsprechung wurden zum Beispiel folgende Positionen als „sonstige Betriebskosten“ anerkannt: Kosten für eine Alarm- oder Videoüberwachungsanlage, einen Pförtner, den Betrieb eines Schwimmbades oder einer Sauna, die Wartung von Feuerlöschern oder eines Blitzableiters sowie die regelmäßige Reinigung oder Beheizung von Dachrinnen.

5. Falsche Umlage der Heizkosten

5. Falsche Umlage der Heizkosten

Während der Vermieter den Schlüssel für die Umlage der Betriebskosten weitestgehend frei wählen kann, ist er bei der Abrechnung der Heizkosten durch das Gesetz gebunden. Danach müssen mindestens 50% Prozent der Heizkosten nach Verbrauch umgelegt werden. Der Vermieter muss also die Wohnung mit geeigneten Messgeräten ausstatten, um eine verbrauchsorientierte Abrechnung gewährleisten zu können. Heizkostenpauschalen oder vom Verbrauch unabhängige Inklusivmieten sind für die Abrechnung der Heizkosten nicht erlaubt (BGH WuM 2006, 518). Hält sich der Vermieter nicht daran, darf der Mieter die Heizkosten um 15% mindern. (§ 12 – Kürzungsrecht- HeizkostenV)

6. Weitere Fehler in der Heizkostenabrechnung

6. Weitere Fehler in der Heizkostenabrechnung

Neben den Kosten für Brennstoff kann der Vermieter noch weitere Posten in der Heizkostenabrechnung mit dem Mieter abrechnen. Auch die Kosten für Strom, Betrieb und Wartung der Heizanlage, Kehrgebühren und jährliche Immissionsmessung des Schornsteinfegers, sowie die Verbrauchserfassung können in der Heizkostenabrechnung umgelegt werden. Muss die Anlage repariert werden, dürfen diese Kosten nicht in der Abrechnung erscheinen. Manche Vermieter versuchen jedoch Reparaturkosten als Wartungskosten oder andere Stromkosten als Betriebsstrom abzurechnen. Bei ungewöhnlich hohen Beträgen sollten Mieter hellhörig werden.


7. Unvollständige Abrechnung

7. Unvollständige Betriebskostenabrechnung

Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung außerdem auf deren Richtigkeit hin überprüfen können. Daher muss die Abrechnung folgende Informationen enthalten:

  • Abrechnungszeitraum
  • Verteilerschlüssel
  • Auflistung der einzelnen Kostenpositionen
  • Gesamthöhe der Betriebskosten
  • Anteil der Betriebskosten, den der Mieter tragen soll
  • ggf. Angabe der erfolgten Vorauszahlungen durch den Mieter

Ist es dem Mieter aufgrund fehlender Angaben nicht möglich, Teile der Nebenkostenabrechnung zu überprüfen, ist die Abrechnung fehlerhaft. Wie Mieter, die eine fehlerhafte Abrechnung erhalten, vorgehen sollten, hängt vom konkreten Fehler der Betriebskostenabrechnung ab und sollte mit einem Rechtsanwalt besprochen werden.

8. Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten

8. Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten

Nicht alle Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Wie bereits weiter oben erwähnt, ist insbesondere entscheidend, was der Mietvertrag regelt. Aber auch hier können einzelne Bestimmungen unwirksam sein. Nicht umlagefähige Nebenkosten können durch eine Vereinbarung im Mietvertrag nicht zu umlagefähigen Kosten umgewandelt werden. Verwaltungstätigkeiten sowie Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen dürfen zum Beispiel nicht auf Mieter abgewälzt werden.

9. Einmalkosten

9. Einmalkosten

Zu den Betriebskosten zählen nur Kosten, die beim Betrieb des Gebäudes regelmäßig anfallen. Einmalig anfallende Kosten können dagegen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Ungezieferbekämpfung, Reparaturkosten, Verwaltungskosten, Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherungen, Porto oder Bankgebühren dürfen dementsprechend nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

10. Vollwartungsverträge von Fahrstühlen

10. Vollwartungsverträge von Fahrstühlen

Während der Vermieter die Kosten, die ihm durch den Betrieb eines Fahrstuhles entstehen auf die Mieter umlegen kann, dürfen Kosten für Reparaturen oder Ersatzteile nie in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Betriebskosten des Aufzuges sind zum Beispiel Strom, Bedienung, Überwachung, Beaufsichtigung, Notruf und Reinigung. Kompliziert wird es jedoch, wenn der Vermieter einen sogenannten Vollwartungsvertrag für den Fahrstuhl abgeschlossen hat. In einem solchen Vertrag sind Kosten für mögliche Reparaturen enthalten und müssen dementsprechend bei der Abrechnung mit dem Mieter herausgerechnet werden. Mieter, die den Aufzug nicht nutzen können, weil sie zum Beispiel in einem anderen Gebäudeteil wohnen, müssen auch keine Fahrstuhlkosten tragen.

Ihr Recht auf Belegeinsicht!

Ihr Recht auf Belegeinsicht!

Wenn die Betriebskostenabrechnung formal korrekt aussieht, aber dennoch ungewöhnlich hohe Positionen enthält, kann eine Belegeinsicht Aufschluss bringen. Mieter haben das Recht alle Belege, wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge, die der Vermieter der Abrechnung zu Grunde legt, im Original einzusehen und auf ihre Gültigkeit hin zu überprüfen. So können Mieter nachvollziehen, ob alle aufgeführten Kosten im Abrechnungszeitraum auch tatsächlich entstanden sind.

11. Wirtschaftlichkeit der Abrechnung

11. Wirtschaftlichkeit der Abrechnung

§556 des BGB regelt nicht nur, dass der Vermieter die Betriebskosten auf den Mieter umlegen darf. Hier ist auch festgesetzt, dass der Vermieter bei den Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit zu achten hat. Das bedeutet, dass der Vermieter nicht wahllos das Geld der Mieter ausgeben kann, sondern dass er Preise vergleichen muss und keine unnötigen Kosten erzeugen darf. Dementsprechend soll er keine unsinnigen Versicherungen abschließen, überflüssige Anschaffungen tätigen oder überhöhte Gehälter an Reinigungspersonal oder Hauswart zahlen. Ob die Höhe einzelner Nebenkosten angemessen ist, kann mit Hilfe eines Betriebskostenspiegels abgeschätzt werden. Im Betriebskostenspiegel findet sich die durchschnittliche Höhe der unterschiedlichen Nebenkosten je Quadratmeter. Fallen Kostenpositionen im Vergleich ungewöhnlich hoch aus, lohnt es sich einen Anwalt um Hilfe zu fragen.

12. Eigenleistungen des Vermieters

12. Eigenleistungen des Vermieters

Gemäß der Betriebskostenverordnung darf der Vermieter auch eigenen Sach- und Arbeitsleistungen mit den Mietern abrechnen. Das heißt, dass der Vermieter zum Beispiel anstatt einen Gärtner, Hauswart oder Putzdienst zu engagieren, selbst Hand anlegen kann. Diese Aufwendungen kann der Vermieter dann den Mietern in Rechnung stellen. Der Vermieter darf jedoch keine Unsummen verlangen, sondern hat nur das Recht Kosten in der Höhe abrechnen, die ein Handwerker oder Dienstleister für die gleiche Tätigkeit verlangt hätte. Hat der Mieter berechtigte Zweifel an der Höhe der Kosten, liegt es am Vermieter seinen Kostenaufwand zu erklären.

13. Leerstand und Eigentumswohnungen

13. Leerstand und Eigentumswohnungen

Bei der Nebenkostenabrechnung eines Hauses müssen alle Wohnungen gezählt werden. Leerstehende Wohnungen und Eigentumswohnungen müssen dementsprechend genauso an den Gesamtkosten beteiligt werden, wie vermietete Wohnungen. Bei leerstehenden Wohnungen muss der Eigentümer deren Kosten anteilig tragen. Taucht in der Betriebskostenabrechnung in einem Jahr eine geringere Gesamtquadratmeterzahl auf, als im Jahr zuvor, kann das daran liegen, dass der Vermieter nur die vermieteten Wohnungen abgerechnet hat, um sich Kosten zu ersparen.

14. Gewerberäume

14. Gewerberäume

Für Gewerberäume, wie Büros oder Geschäfte, fallen in der Regel höhere Betriebskosten an, als in für Privathaushalte. In Gewerben wird zum Beispiel häufig mehr Wasser verbraucht, Heizkosten und Müllentsorgungskosten können höher ausfallen und die Grundsteuer ist höher. Müssen die Mieter wegen der Gewerbeeinheiten im Haus mehr als 15 Prozent mehr an Betriebskosten zahlen, ist der Vermieter verpflichtet Wohnungen und Gewerbe getrennt in der Abrechnung auszuweisen.

15. Der Vermieter rechnet nicht ab

15. Der Vermieter rechnet nicht ab

Während einige Mieter hohe Nachzahlungsforderungen mit Ihrer Betriebskostenabrechnung erhalten, bekommen andere Mieter gar keine Abrechnung. Hat sich durch hohe Vorauszahlungen der Mieter ein Guthaben angesammelt, das der Vermieter nach der Abrechnung an die Mieter zurückzahlen müsste, sind machen Vermieter versucht keine Abrechnung zu erstellen, um das Guthaben nicht ausschütten zu müssen. Der Vermieter ist jedoch verpflichtet eine jährliche Abrechnung der Betriebskosten zu erstellen, wenn er vom Mieter Vorauszahlungen der Kosten verlangt. Ihr Recht auf eine Nebenkostenabrechnung können Mieter sogar einklagen.

Hohe Nachforderung bei korrekter Abrechnung?

Hohe Nachforderung bei korrekter Abrechnung?

Nachforderungen bei der Betriebskostenabrechnung treffen Mieter immer dann, wenn die Vorauszahlungen zu niedrig berechnet waren. Nach einem extrem kalten Winter können zum Beispiel unerwartete Heizkosten die Nebenkosten in die Höhe treiben. Schuld an der Nachzahlung sind dann weder Fehler in der Abrechnung, noch ein arglistiger Vermieter, sondern lediglich das Wetter. Manche Vermieter berechnen die Nebenkostenvorauszahlungen bei der Neuvermietung einer Wohnung jedoch mit Absicht zu niedrig. So versuchen sie hohe Mietforderungen zu kaschieren und Mieter zum Abschluss des Mietvertrages zu verleiten.

Durch extrem niedrig angesetzte Nebenkostenvorauszahlungen erscheinen überteuerte Mieten plötzlich erschwinglich. Mit der ersten Betriebskostenabrechnung kommt dann jedoch das böse Erwachen in Form hoher Nachzahlungsforderungen. Nach einem extremen Winter kann sich die Nachforderung dann schnell auf eine vierstellige Summe belaufen. Um negative Überraschungen zu vermeiden können Mieter die zu erwartenden Betriebskosten mit Hilfe des Energieausweises des Hauses und dem sogenannten Betriebskostenspiegel noch vor Abschluss des Mietvertrages abschätzen.

Fehlerhafte Abrechnung erhalten?

Fehlerhafte Abrechnung erhalten?

Wenn sie einen Fehler in Ihrer Betriebskostenabrechnung finden, muss das nicht bedeuten, dass Sie die Abrechnung einfach ignorieren dürfen. Hier muss im Einzelnen genau geprüft werden, welche Art der Verstoß hat und welche Folgen sich daraus ergeben. Oft ist es ratsam, sich an genannte Fristen in der Abrechnung zu halten, da man sonst einen Zahlungsverzug und weitere, damit verbundene Kosten riskiert. Des Weiteren kommt eine Zahlung der Betriebskosten unter Vorbehalt in Frage. Das genaue Vorgehen sollten Sie unbedingt mit einem Rechtsanwalt besprechen und sich ausführlich beraten lassen.

Lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen!

Lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen!

Hätten Sie gedacht, dass etwa jede zweite Nebenkostenabrechnung als fehlerhalft gilt? Deshalb lohnt es sich aus mehreren Gründen für Mieter ihre Abrechnung von einem Experten prüfen zu lassen: War die Abrechnung zu hoch, müssen Mieter weniger zahlen. Hat der Mieter den zu hohen Betrag bereits unter Vorbehalt beglichen, muss der Vermieter die Differenz erstatten. Die Korrektur der Abrechnung schützt Mieter darüber hinaus vor einer unnötigen Erhöhung des Abschlags für Nebenkosten im Folgejahr.

Für MieterEngel-Mitglieder ist die Prüfung der Betriebskostenabrechnung in jedem Jahr der Mitgliedschaft enthalten! Unsere Partneranwälte prüfen innerhalb der Mitgliedschaft jede erhaltene Nebenkostenabrechnung auf ihre Richtigkeit und geben Empfehlungen, was bei den konkreten Fehlern oder Ungenauigkeiten zu tun ist. Mitglieder erhalten das Ergebnis der Prüfung in Form eines digitalen Prüfungsberichtes.

Wie Anwälte bei der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen vorgehen können Sie hier nachlesen. Sie finden dort auch einen Musterprüfungsbericht zur Ansicht.

Zahlen Sie nicht für Abrechnungfehler Ihres Vermieters!
MieterEngel-Partneranwälte prüfen Ihre Nebenkostenabrechnung schnell und zuverlässig.


Info: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Fragen Sie jetzt unsere Partneranwälte um Rat.