Nebenkostenabrechnung Muster – Betriebskostenabrechnung

Wir werfen einen Blick auf ein exemplarisches Muster einer Nebenkostenabrechnung und zeigen Ihnen, wie eine formal korrekte Abrechnung gestaltet ist, wie Sie diese überprüfen können und wie Sie im Zweifelsfall Widerspruch einlegen.

Lesen Sie in diesem Ratgeber:

• Formale Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung
• Weitere formale Anforderungen einer Nebenkostenabrechnung
• Prüfung der Nebenkostenabrechnung in Schritten
• Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten

• 12 Monate Frist und Abrechnungszeitraum: der Abrechnungszeitraum darf keinesfalls 12 Monate überschreiten und der Mieter muss die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach dessen Ende erhalten. Der Verteilerschlüssel ist zwingend anzugeben und Vorauszahlungen des Mieters sind zu berücksichtigen. Die Heizkostenabrechnung kann mit der Nebenkostenabrechnung erfolgen wenn im Mietvertrag derselbe Abrechnungszeitraum festgelegt ist.

• Keine Pausschalen für Warmwasser und Heizkosten: unter den Nebenkosten, nehmen die Heizkosten jedoch eine Sonderstellung ein. Im Gegensatz zu den sogenannten kalten Nebenkosten wie Grundsteuer, Gartenpflege, Hauswart oder Gebäudereinigung, müssen die Heizkosten – genau wie die Kosten für Warmwasser – mit jedem Mieter in Abhängigkeit von seinem individuellen Verbrauch abgerechnet werden. Eine pauschale Abrechnung der Heizkosten ist nicht erlaubt.

• Niedriger Verbrauch wird belohnt: der Vermieter ist nämlich verpflichtet 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden auch bei den warmen Nebenkosten mittels Verteilerschlüssel umgelegt. Eine Abrechnung nach hundertprozentigem Verbrauch kann im Mietvertrag vereinbart werden.

Um formal korrekt zu sein, müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Datum der Ausstellung
• Zeitraum der Abrechnung
• Nennung der Wohnung für die abgerechnet wird
• Kenntlichmachung des Vermieters oder Verwalters als Aussteller
• Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
• zu zahlende bzw. zu erstattende Gesamtkosten
• geleistete Vorauszahlung

• Rechtzeitigkeit der Abrechnung prüfen: die Abrechnung ist nur rechtzeitig, wenn sie innerhalb 1 Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter eingeht. Ist der Abrechnungszeitraum also das Jahr 2025, hat der Vermieter bis Ende 2026 Zeit, die Abrechnung zuzustellen.

• Übereinstimmung mit dem Mietvertrag überprüfen: alle Kostenpositionen der Abrechnung müssen auch im Mietvertrag vereinbart worden sein. Eine solche Vereinbarung findet sich meist vorne im Mietvertrag unter „Betriebskosten“ oder „Nebenkosten“. Nicht vereinbarte Kosten trägt nicht der Mieter, sondern der Vermieter.

• Verteilerschlüssel für Heizkosten überprüfen: mindestens 50 % der Heiz- und Warmwasserkosten muss der Vermieter über den Verbrauch abrechnen. Hierfür müssen selbstverständlich entsprechende Verbrauchszähler durch den Vermieter geschaffen werden. Andere Verteilerschlüssel sind unzulässig.

• Vollständigkeit überprüfen: die Abrechnung muss zum einen die Gesamthöhe der Kosten und zum anderen den auf den Mieter anfallenden Kostenteil ausweisen. Dazu muss der verwendet Verteilerschlüssel genannt werden.

• Kosten insgesamt überprüfen: dafür müssen beim Vermieter alle Belege der Abrechnung angefordert werden. Mieter haben ein Recht auf Einsicht in diese Unterlagen. Mit Hilfe derer können dann die einzelnen Kosten auf Stimmigkeit mit der Abrechnung überprüft werden.

Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seines Wohneigentums entstehen. Der Vermieter kann vom Mieter einen Teil dieser Kosten zu bezahlen. Dazu zählen:

• Gebühren für Versicherung
• Steuern
• Kosten für Reparaturen
• den Hausmeister
• die Wartung der Heizung und vieles mehr

Umlagefähige Nebenkosten, oft als Nebenkostenabrechnung bezeichnet, sind Betriebskosten. Sie entstehen dem Vermieter regelmäßig, einschließlich jährlicher Wartungsarbeiten. Reparaturen sind Nebenkosten, die der Vermieter nicht umlegen darf. Entscheidend ist, welche Nebenkosten umlegbar sind. Die Betriebskostenverordnung listet 17 Kostenpositionen auf, alles andere kann nicht vom Mieter gefordert werden. Die Positionen lauten:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Heizkosten
• Warmwasser
• Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage
• Personen- oder Lastenaufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
• Wäschepflege
• sonstige Nebenkosten