Betriebskostenabrechnung

Viele Mieter fürchten Nachzahlungen bei oft unklaren Nebenkosten. Jede zweite Abrechnung fehlerhaft, 300 € im Schnitt zu viel – Korrektur liegt bei Ihnen. Wie werden die Straßenreinigungsgebühren verteilt, und welche Positionen kann eine Nebenkostenabrechnung enthalten?

Lesen Sie in diesem Ratgeber:

1. Grundsteuer
2. Kosten der Wasserversorgung
3. Kosten der Entwässerung
4. Heizkosten
5. Warmwasserkosten
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Kosten der Gartenpflege
11. Kosten der Beleuchtung
12. Kosten der Schornsteinreinigung
13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Kosten für den Hauswart
15. Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
16. Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
17. Sonstige Nebenkosten

Die Kosten für Warm-, Kaltwasser und Abwasser sind umlagefähige Nebenkosten. Warmwasser wird meist verbrauchsabhängig abgerechnet, Kaltwasser- und Entwässerungskosten können per Verteilerschlüssel verteilt werden. Dabei gilt es, zwei wesentliche Punkte zu beachten: Heizung und Warmwasser müssen zu 50-70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden, und der Verteilerschlüssel für Kaltwasser muss korrekt angewendet werden.

Die Entwässerungskosten umfassen Gebühren für Abwasser und Regenwasser. Abwasser entsteht durch Frischwassernutzung, z.B. beim Duschen, und wird in die Kanalisation geleitet. Regenwasser wird über Dachrinnen ins Abwassersystem eingeleitet und ebenfalls berechnet. Die meisten Gemeinden erheben keine extra Gebühren für Niederschlagswasser. Wo es getrennt abgerechnet wird, basieren Abwassergebühren auf Frischwasserverbrauch und Niederschlagswassergebühren auf Grundstücksgröße.

Unter den Nebenkosten nehmen die Heizkosten eine besondere Rolle ein. Im Gegensatz zu den sogenannten kalten Nebenkosten wie Grundsteuer, Gartenpflege, Hauswart oder Gebäudereinigung müssen die Heizkosten – ebenso wie die Kosten für Warmwasser – individuell nach dem tatsächlichen Verbrauch jedes Haushalts abgerechnet werden. Die Heizkosten dürfen nicht pauschal abgerechnet werden. Vermieter müssen 50-70 % verbrauchsabhängig berechnen, der Rest wird per Verteilerschlüssel verteilt.

Wie bereits erwähnt, ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung der Warmwasserkosten (50-70%) zwingend erforderlich. Um den individuellen Verbrauch der einzelnen Mieter exakt erfassen zu können, ist der Vermieter verpflichtet, jede Wohnung mit geeichten Warmwasserzählern auszustatten. Diese Zähler werden am Periodenende meist von einem Ablesedienst ausgelesen.

Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen erzeugen Wärme sowohl für die Raumheizung als auch für die Warmwasserversorgung. Eine präzise Aufteilung der Kosten zwischen Heizwärme und Warmwasser ist bei diesem System nicht eindeutig feststellbar.

Dazu zählen die Kosten für den Betriebsstrom, die Aufwendungen für Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Wartung der Anlage, die regelmäßige Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit durch eine Fachkraft sowie die Kosten für die Reinigung der Anlage. Achtung: Reparaturkosten und deren Anteile in Vollwartungsverträgen sind ausgeschlossen.

Die Kosten für Müllabfuhr und Straßenreinigung sind grundsätzlich umlagefähig und werden in der Regel nach Wohnfläche verteilt. Wichtig: Die Umlage von Sperrmüllkosten auf Mieter ist nur zulässig, wenn diese regelmäßig anfallen. Dasselbe gilt für die Reinigung der Mülltonnen.

Wesentlich zu beachten ist, dass lediglich die Kosten für regelmäßige Reinigungen umgelegt werden können. Wird eine Reinigungskraft beschäftigt, zählen diese Ausgaben zur Nebenkostenabrechnung. Anders verhält es sich jedoch mit den Kosten für einmalige, außergewöhnliche Maßnahmen: Diese Kosten sind nicht umlagefähig und nur bei regelmäßiger Schädlingsbekämpfung auf Mieter umlegbar. Einzelne Einsätze zahlt der Mieter nicht.

Der Vermieter kann regelmäßige Gartenpflegekosten wie Personal- und Sachkosten auf die Mieter umlegen, z. B. für neuen Rasen oder Ersatz von Pflanzen. Einmalige Anschaffungen wie Häcksler oder Rasenmäher sind jedoch nicht umlagefähig. Mieter sollten prüfen, wer die Gartenpflege übernimmt. Macht dies der Hausmeister, dürfen die Kosten nicht zusätzlich zu den Hauswartskosten abgerechnet werden, da sie im Lohn enthalten sind. Beauftragt der Vermieter einen Gärtner oder externen Dienstleister, können die Kosten separat abgerechnet werden.

Die Stromkosten für die Außenbeleuchtung sowie die Beleuchtung von Gemeinschaftsbereichen wie Treppenhäusern, Fluren, Kellern und Waschküchen zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten. Stromkosten durch Baumaßnahmen des Vermieters sind nicht umlagefähig und gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.

Die Schornsteinfegerkosten können in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden, unter Berücksichtigung des entsprechenden Verteilerschlüssels. Auch die Kosten für die regelmäßige Überprüfung einer Gastherme auf Funktionsfähigkeit dürfen auf die Mieter übertragen werden.

Gebäudebezogene Versicherungen wie Sach- und Haftpflichtversicherungen können laut Betriebskostenverordnung oder Mietvertrag auf Mieter umgelegt werden. Eine Einzelauflistung ist nicht nötig, Einsicht in Unterlagen muss auf Anfrage gewährt werden. Der Vermieter muss bei Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit achten, Preise vergleichen und unnötige Ausgaben vermeiden. Unsinnige Versicherungen, überflüssige Anschaffungen oder überhöhte Gehälter sind nicht erlaubt.

Hauswartkosten sind nur umlagefähig, wenn sie nicht mit Reparaturen, Erneuerungen, Schönheitsreparaturen oder der Hausverwaltung zusammenhängen. Tätigkeiten zur Ordnung im Wohnhaus zählen zur Hausverwaltung und sind nicht umlagefähig. Vermieter dürfen laut Betriebskostenverordnung eigene Leistungen abrechnen, statt externe Dienste zu beauftragen. Die Kosten müssen angemessen sein und vergleichbaren Marktpreisen entsprechen. Bei Zweifeln der Mieter ist Transparenz Pflicht.

Die Ausgaben für Kabelanschluss oder Gemeinschaftsantenne zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten, die Vermieter über die Nebenkostenabrechnung von ihren Mietern zurückfordern können – selbst dann, wenn kein Fernseher im Haushalt genutzt wird. Dazu zählen Betriebsstrom, Wartung der Verteileranlage und die monatliche Kabelanschlussgebühr. Wichtig: Installationskosten für Antenne oder Breitbandkabelnetz dürfen nicht in die Nebenkostenabrechnung.

Umlagefähig sind die Kosten für die Gemeinschaftseinrichtungen zur Wäschepflege, die der Vermieter allen Hausbewohnern bereitstellt. Private Waschmaschinen der Mieter, selbst wenn sie in Gemeinschaftsbereichen stehen, sind davon selbstverständlich ausgeschlossen.

Unter den sonstigen Nebenkosten darf der Vermieter Ausgaben auf den Mieter umlegen, die regelmäßig anfallen und nicht durch andere Positionen in der Betriebskostenverordnung abgedeckt sind. Wichtig ist, dass im Mietvertrag klar geregelt ist, welche Kosten unter „Sonstiges“ abgerechnet werden. Ausgaben wie Pförtner, Pool, Sauna oder Wartung von Rauchmeldern sind abrechnungsfähig, Installationskosten jedoch nicht. Wartung der Klingelanlage wird nicht anerkannt. Instandhaltungs- und Verwaltungskosten sowie einmalige Reinigungen sind keine umlagefähigen Nebenkosten.