Nebenkostenabrechnung prüfen: So erkennen Mieter Fehler

Wer eine Nebenkostenabrechnung erhält, sollte zuerst sechs Dinge kontrollieren: Stimmt der Abrechnungszeitraum? Sind die Gesamtkosten nachvollziehbar? Welcher Verteilerschlüssel wurde verwendet? Ist der eigene Anteil rechnerisch richtig? Wurden alle Vorauszahlungen abgezogen? Und enthält die Abrechnung nur Kosten, die laut Mietvertrag und Gesetz umgelegt werden dürfen? 

Auffällige Nachzahlungen sollten Mieter nicht einfach ignorieren, sondern die Abrechnung systematisch prüfen, Belege anfordern und konkrete Einwendungen rechtzeitig mitteilen. Wichtig: Fehler können formeller oder inhaltlicher Art sein – und die rechtlichen Folgen unterscheiden sich. Das kann auch für die Zahlungspflicht entscheidend sein. Nachfolgend gehen wir auf die zentralen Aspekte ein.

Mit dieser Checkliste lassen sich viele Fehler schnell erkennen:

1. Abrechnungszeitraum prüfen: Ist eindeutig angegeben, für welchen Zeitraum abgerechnet wird?
2. Zugang und Frist prüfen: Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember muss die Abrechnung grundsätzlich spätestens am 31. Dezember des Folgejahres zugehen.
3. Gesamtkosten kontrollieren: Für jede Kostenart sollte erkennbar sein, welche Gesamtkosten für das Gebäude beziehungsweise die Abrechnungseinheit angesetzt wurden.
4. Verteilerschlüssel prüfen: Wurde nach Wohnfläche, Verbrauch, Personen oder einem anderen zulässigen Maßstab verteilt?
5. Eigenen Anteil nachrechnen: Passen Gesamtfläche, Wohnungsfläche, Verbrauchswerte und Rechenweg zusammen?
6. Vorauszahlungen abgleichen: Alle tatsächlich geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen müssen berücksichtigt sein.
7. Kostenarten prüfen: Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen gehören grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.
8. Belege vergleichen: Bei ungewöhnlich hohen oder unklaren Positionen sollten Mieter die zugrunde liegenden Abrechnungsunterlagen einsehen.

Hilfreich ist zusätzlich ein Vergleich mit der Abrechnung des Vorjahres. Steigen einzelne Positionen plötzlich deutlich an, ist das noch kein Beweis für einen Fehler. Es ist aber ein guter Anlass, Verbrauchswerte, Preise, Rechnungen oder geänderte Dienstleistungsverträge genauer anzusehen. Die gesetzlichen Abrechnungs- und Einwendungsfristen ergeben sich insbesondere aus § 556 BGB.

Bitte beachten Sie: Dieser Ratgeber bietet eine allgemeine Erstorientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei hohen Beträgen, unklaren Vertragsklauseln oder drohendem Streit kann eine mietrechtliche Einzelfallprüfung sinnvoll sein.

Eine Betriebskostenabrechnung – umgangssprachlich meist Nebenkostenabrechnung genannt – muss so aufgebaut sein, dass ein durchschnittlicher Mieter sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann.

Nach der Rechtsprechung gehören regelmäßig folgende Mindestangaben dazu: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, der verwendete und gegebenenfalls erläuterte Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der Vorauszahlungen. An die formelle Gestaltung dürfen dabei keine überhöhten Anforderungen gestellt werden (BGH, Urteil vom 20.1.2016, VIII ZR 93/15; BGH, Urteil vom 29.1.2020, VIII ZR 244/18).

Typischerweise sollten Mieter deshalb Folgendes finden:

• Abrechnungszeitraum, beispielsweise 1.1.2025 bis 31.12.2025,
• Gesamtkosten je Kostenposition, etwa für Wasser oder Gebäudereinigung,
• Verteilerschlüssel, zum Beispiel Wohnfläche oder Verbrauch,
• Berechnung des eigenen Kostenanteils,
• geleistete Vorauszahlungen,
• Abrechnungsergebnis, also Guthaben oder Nachzahlung.

Nicht jeder falsche Betrag oder jede falsche Zuordnung macht die gesamte Abrechnung automatisch unwirksam. Hier kommt es auf den Unterschied zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern an.

Wann liegt ein formeller Fehler vor?

Ein formeller Fehler betrifft den grundlegenden Aufbau und die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung. Fehlen beispielsweise notwendige Angaben zu den Gesamtkosten oder lässt sich überhaupt nicht erkennen, wie der Anteil des Mieters berechnet wurde, kann die betreffende Abrechnung oder Kostenposition formell unwirksam sein.

Eine Nachforderung aus einer formell unwirksamen Abrechnung wird grundsätzlich nicht fällig. Wird der formelle Fehler erst nach Ablauf der gesetzlichen Abrechnungsfrist wirksam beseitigt, kann eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen sein. Formelle Fehler einzelner, abtrennbarer Kostenpositionen führen allerdings nicht zwingend zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung (BGH, Urteil vom 14.2.2007, VIII ZR 1/06).

Für die Einwendungsfrist des Mieters ist die formelle Ordnungsgemäßheit relevant: Soweit eine Abrechnung oder eine abtrennbare Kostenposition formell unwirksam ist, wird die zwölfmonatige Einwendungsfrist für die davon betroffenen Positionen grundsätzlich nicht in Gang gesetzt.

Was ist ein inhaltlicher Fehler?

Inhaltliche – juristisch häufig „materielle“ – Fehler liegen vor, wenn die Abrechnung zwar verständlich aufgebaut ist, aber falsche Werte, unzulässige Kosten oder einen unzutreffenden Abrechnungsmaßstab enthält.

Beispiele sind eine falsche Wohnfläche, ein fehlerhafter Verbrauchswert, nicht umlagefähige Reparaturkosten oder ein falscher Verteilerschlüssel. Wird ein falscher Schlüssel verwendet, ist aber klar erkennbar, wie damit gerechnet wurde, handelt es sich grundsätzlich um einen inhaltlichen und nicht automatisch um einen formellen Fehler (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04).

Beispiel: Im Mietvertrag ist die Umlage einer Kostenart nach Wohnfläche vorgesehen. Der Vermieter verteilt sie stattdessen nach Personenzahl. Der Rechenweg selbst ist vollständig nachvollziehbar. Dann kann die Abrechnung formell verständlich, der verwendete Maßstab aber inhaltlich falsch sein.

Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch das Eigentum beziehungsweise den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und Grundstücks entstehen. Welche davon ein Mieter tatsächlich tragen muss, hängt zusätzlich von der wirksamen Vereinbarung im Mietvertrag ab.

Typische umlagefähige Positionen sind beispielsweise Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Stromkosten für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile sowie umlagefähiger Betriebsstrom bestimmter Anlagen, bestimmte Versicherungen und umlagefähige Tätigkeiten eines Hauswarts.

Nicht zu den Betriebskosten gehören nach § 1 Abs. 2 Betriebskostenverordnung insbesondere Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Das ist etwa bei Hausmeisterrechnungen wichtig: Erledigt der Hauswart neben laufender Reinigung und Pflege auch Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben, dürfen diese nicht umlagefähigen Tätigkeiten nicht einfach vollständig den Mietern berechnet werden.

Auch ungewöhnlich hohe umlagefähige Kosten sind nicht automatisch unzulässig. Vermieter müssen bei der Abrechnung jedoch den in § 556 Abs. 3 BGB verankerten Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Ein starker Kostenanstieg sollte deshalb zunächst anhand der Belege und der tatsächlich beauftragten Leistungen geprüft werden.

Unser Ratgeber über umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten hält nähere Informationen für Sie bereit. 

Der Verteilerschlüssel bestimmt, welcher Anteil der Gesamtkosten auf die einzelne Wohnung entfällt.

Maßgeblich sind zunächst die Vereinbarungen im Mietvertrag und besondere gesetzliche Vorschriften. Ist nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind dagegen nach einem Maßstab umzulegen, der diesem unterschiedlichen Verbrauch beziehungsweise der Verursachung Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 BGB).

Beispiel: Das Haus hat insgesamt 1.000 m² Wohnfläche, die Mietwohnung 80 m². Bei nach Wohnfläche umzulegenden Gesamtkosten von 10.000 Euro beträgt der Anteil der Wohnung 8 Prozent und damit 800 Euro. Werden in der Abrechnung 1.000 Euro angesetzt, sollten Mieter prüfen, welche Gesamtfläche und welche Wohnungsfläche der Berechnung zugrunde liegen.

Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten besondere Vorgaben der Heizkostenverordnung. Bei einer zentralen Heizungsanlage müssen grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden. Für Warmwasser sieht die Heizkostenverordnung grundsätzlich ebenfalls einen Verbrauchsanteil von 50 bis 70 Prozent vor. Daneben bestehen Sonderregeln und Ausnahmen.

Zusätzlich ist bei vielen mit fossilen Brennstoffen beheizten Wohngebäuden das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz zu beachten. Danach werden die durch den Brennstoffverbrauch entstehenden CO₂-Kosten grundsätzlich zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Bei Wohngebäuden richtet sich die Aufteilung regelmäßig nach der CO₂-Emission des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Je höher die Emissionen, desto größer kann der vom Vermieter zu tragende Anteil sein.

Der Vermieter muss im Rahmen der Heizkostenabrechnung insbesondere die für die Aufteilung erforderlichen Angaben ausweisen und den auf ihn entfallenden CO₂-Kostenanteil berücksichtigen. Erfüllt er bestimmte gesetzliche Informations- oder Aufteilungspflichten nicht, kann dem Mieter nach dem CO₂-Kostenaufteilungsgesetz ein Kürzungsrecht von 3 Prozent seines Heizkostenanteils zustehen.

Auffällige Heizkosten sollten daher nicht nur anhand des Mietvertrags, sondern auch anhand der Heizkostenabrechnung und der Verbrauchsdaten sowie gegebenenfalls der ausgewiesenen CO₂-Kostenaufteilung geprüft werden.

Die entscheidenden Zwölfmonatsfristen stehen in § 556 Abs. 3 BGB.

Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2025, muss die Abrechnung grundsätzlich spätestens am 31.12.2026 beim Mieter angekommen sein. Geht sie erst im Januar 2027 zu, kann der Vermieter eine daraus resultierende Nachzahlung regelmäßig nicht mehr fordern, wenn er die verspätete Abrechnung zu vertreten hat.

Der Ausschluss betrifft Nachforderungen des Vermieters. Eine bereits fristgerecht erteilte Abrechnung darf nach Fristablauf grundsätzlich ebenfalls nicht mehr zu Lasten des Mieters erhöht werden. Der BGH begründet dies mit der gewünschten Abrechnungssicherheit (unter anderem BGH, Urteil vom 12.12.2007, VIII ZR 190/06).

Mieter haben auf Verlangen einen gesetzlichen Anspruch auf Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege. Der Vermieter darf diese inzwischen auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Je nach Kostenposition können beispielsweise Rechnungen, Abrechnungsunterlagen, Verträge, Leistungsnachweise und Verbrauchsdaten für die Prüfung erforderlich sein.

Der BGH hat ausdrücklich entschieden, dass sich das Einsichtsrecht auch auf die Zahlungsbelege zu den in Rechnung gestellten Betriebskosten erstreckt (BGH, Urteil vom 9.12.2020, VIII ZR 118/19).

Bei verbrauchsabhängigen Kosten kann die Prüfung zudem Daten anderer Wohnungen betreffen, soweit dies erforderlich ist, um etwa die Summe der Einzelverbräuche mit dem Gesamtverbrauch zu vergleichen (BGH, Urteil vom 7.2.2018, VIII ZR 189/17).

Praktisch sollten Mieter die zweifelhaften Positionen benennen und um einen Termin zur Einsicht oder die elektronische Bereitstellung der entsprechenden Unterlagen bitten.

Verweigert der Vermieter eine berechtigt verlangte Belegeinsicht, kann gegenüber der Nachforderung vorübergehend ein Leistungsverweigerungsrecht bestehen (BGH, Urteil vom 7.2.2018, VIII ZR 189/17; BGH, Urteil vom 9.12.2020, VIII ZR 118/19).

Wegen möglicher Zahlungs- und Kündigungsrisiken sollte ein tatsächlicher Einbehalt bei größeren Beträgen allerdings im konkreten Fall rechtlich geprüft werden.

Wer einen Fehler vermutet, kann in dieser Reihenfolge vorgehen:

1. Abrechnung mit dem Mietvertrag vergleichen. Kostenarten, Verteilerschlüssel und vereinbarte Vorauszahlungen kontrollieren.
2. Rechenfehler markieren. Gesamtkosten, Quote und eigenen Kostenanteil nachrechnen.
3. Belegeinsicht verlangen. Besonders bei hohen, neuen oder stark gestiegenen Positionen.
4. Konkrete Einwendungen mitteilen. Nicht nur pauschal „Ich widerspreche“, sondern die strittige Position und den Grund benennen.
5. Frist sichern. Einwendungen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang erklären.
6. Zahlungsfrage gesondert prüfen. Eine hohe Nachforderung ist nicht allein wegen ihrer Höhe unwirksam. Je nach Situation können eine Zahlung unter Vorbehalt oder bei verweigerter Belegeinsicht ein Leistungsverweigerungsrecht in Betracht kommen.
7. Bei größerem Streit Unterstützung einholen. Das gilt insbesondere bei hohen Nachzahlungen, unklaren Heizkosten oder mehreren strittigen Positionen.

Wie Sie richtig Widerspruch einlegen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Muss eine hohe Nachzahlung sofort bezahlt werden?

Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung kann dazu führen, dass eine Nachforderung fällig wird. Mieter sollten eine Zahlungsaufforderung daher nicht unbeachtet lassen. Bei nachvollziehbaren Zweifeln an der Abrechnung kommen – abhängig vom Einzelfall – insbesondere eine Einsicht in die Abrechnungsbelege, konkrete Einwendungen, eine Zahlung unter Vorbehalt oder die Ausübung eines Leistungsverweigerungsrechts in Betracht.

Wie lange kann ein Mieter Einwendungen erheben?

Grundsätzlich zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Danach sind Einwendungen regelmäßig ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt, wenn der Mieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 BGB).

Was gilt bei einer verspäteten Abrechnung?

Nach Ablauf von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr verlangen. Eine gesetzliche Ausnahme besteht, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Darf der Vermieter Verwaltungs- oder Reparaturkosten abrechnen?

Als Betriebskosten grundsätzlich nein. Verwaltungskosten sowie Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausgeschlossen. Bei Rechnungen mit gemischten Tätigkeiten muss deshalb gegebenenfalls zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Leistungen unterschieden werden.

Welche Unterlagen dürfen Mieter einsehen?

Grundsätzlich dürfen Mieter die Unterlagen einsehen, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegen und für deren Kontrolle relevant sind. Dazu gehören insbesondere Rechnungen und nach der BGH-Rechtsprechung auch die zugehörigen Zahlungsbelege. Je nach Position können weitere Unterlagen erforderlich sein.

Ist ein falscher Verteilerschlüssel immer ein formeller Fehler?

Nein. Ist der verwendete Schlüssel erkennbar und die Berechnung nachvollziehbar, handelt es sich häufig um einen inhaltlichen Fehler. Fehlen dagegen grundlegende Angaben, sodass der Mieter den Rechenweg nicht nachvollziehen kann, kann ein formeller Mangel vorliegen.