Homeoffice Ideen – den Homeoffice-Arbeitsplatz perfekt einrichten
In diesem Ratgeber:
- Was muss der Arbeitgeber für Homeoffice zur Verfügung stellen?
- Gestaltung des Arbeitszimmers – Vorgaben, Hinweise und wertvolle Tipps
- Mehrkosten im Homeoffice – diese Faktoren spielen eine Rolle
- Steuer – diese Kosten können abgesetzt werden
- Homeoffice und Mietrecht – das ist zu berücksichtigen
Sicherlich hat die Corona-Pandemie dazu geführt, dass mehr Menschen – zumindest zeitweise – von zu Hause aus arbeiten, aber auch die fortschreitende Digitalisierung rückt das Thema Homeoffice immer mehr in den Vordergrund. Viele Arbeitnehmer stellen sich die Frage, was der Arbeitgeber eigentlich zur Verfügung stellen muss und welche mietrechtlichen Aspekte zu beachten sind. In diesem Ratgeber geben wir praktische und hilfreiche Tipps, die den Einstieg erheblich erleichtern und zeigen, wie man den Arbeitsplatz einrichten sollte.
Was muss der Arbeitgeber für Homeoffice zur Verfügung stellen?
Die Arbeit von zu Hause aus kann für Arbeitnehmer viele Vorteile haben. Der tägliche Arbeitsweg entfällt, die Arbeitszeit kann oft flexibler gestaltet werden und der Arbeitgeber spart Kosten für Büroräume. Oft bleibt jedoch die Frage offen, wer für die Bereitstellung der notwendigen Ausstattung zuständig ist.
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nach der Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) verpflichtet, die Arbeitsplatzausstattung zur Verfügung zu stellen, wenn mit dem Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeit an einem festen Telearbeitsplatz oder im Homeoffice vereinbart wurde. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber dem Beschäftigten auf seine Kosten die erforderlichen Arbeitsmittel für den häuslichen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen muss. Dazu gehören beispielsweise elektronische Geräte wie Computer und Drucker sowie Einrichtungsgegenstände wie Bürostuhl und Schreibtisch. Nach Absprache ist auch die Nutzung von bereits vorhandenem Mobiliar möglich, zum Beispiel im Falle eines eigenen Arbeitszimmers.
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Gestaltung des Arbeitszimmers – Vorgaben, Hinweise und wertvolle Tipps
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) empfiehlt für Bildschirm- und Büroarbeitsplätze eine Mindestgröße von acht bis zehn Quadratmetern. Diese Größe sollte die gesamte Arbeitsfläche einschließlich Tisch, Stuhl und ausreichend Bewegungsraum im Umfeld umfassen. Es wird empfohlen, dass zwischen dem Tisch und dem nächsten Möbelstück hinter dem Sitzplatz mindestens ein Meter Platz vorhanden ist.
Das Arbeitszimmer sollte ausreichend hell sein und idealerweise viel Tageslicht erhalten. Für Arbeitsplätze mit erhöhten Sehanforderungen, wie Büroarbeitsplätze, wird eine Beleuchtungsstärke von mindestens 500 Lux gefordert. Näheres wird in den Technische Regeln für Arbeitsstätten Beleuchtung und Sichtverbindung (ASR A 3.4) beschrieben. Dort heißt es (Abschnitt 5 der ASR A 3.4), dass künstliche Beleuchtung erforderlich ist, wenn Tageslicht aus örtlichen und zeitlichen Gründen nicht in ausreichendem Maße zur Verfügung steht. Bei wenig Tageslicht kann im Regelfall eine Steh- oder Tischlampe Abhilfe schaffen.
Personen, die mit vielen Informationen gleichzeitig arbeiten oder mehrere Anwendungen gleichzeitig geöffnet haben, können von der Verwendung von zwei oder mehr Monitoren profitieren. Um ein optimales Seherlebnis zu gewährleisten, sollten diese Monitore in einem Halbkreis aufgestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Sehabstand zu jedem Bildschirm gleich ist und eine vertikale Sichtlinie zu jedem Bildschirm besteht. Wenn zwei oder mehr Bildschirme verwendet werden, ist es ratsam, dass sie schmale Ränder haben, nahe beieinander aufgestellt sind und eine identische Darstellung bieten. Farb- oder Helligkeitsunterschiede zwischen den Bildschirmen können die Augen stark belasten.
Blendung durch Tageslicht ist häufig die Folge von direkter Sonneneinstrahlung durch das Fenster des Arbeitszimmers. Vermeiden oder vermindern lässt sich dieses Problem durch die richtige Positionierung des Bildschirms. Das Fenster sollte sich weder hinter dem Bildschirm noch hinter dem Rücken befinden. Optimal ist es, den Bildschirm so aufzustellen, dass das Tageslichtfenster seitlich zum Arbeitsplatz ausgerichtet ist. Der Blick auf den Bildschirm sollte parallel zu den Fenstern verlaufen. Blendung tritt dann nur bei ungünstigem Sonnenstand auf. In solchen Fällen können die Rollläden vorübergehend geschlossen werden, bis die Sonne weitergewandert ist. Ansonsten sollten die Rollläden geöffnet bleiben, um ausreichend Tageslicht einzulassen.
Mehrkosten im Homeoffice – diese Faktoren spielen eine Rolle
Ein Verbrauchsportal hat berechnet, welche zusätzlichen Kosten tatsächlich durch das Homeoffice entstehen. Das Ergebnis zeigt, dass pro Haushalt jährlich bis zu 250 Euro an Mehrkosten entstehen können. Dazu gehören Strom für technische Geräte und Beleuchtung, Heizkosten für das Arbeitszimmer und Wasserkosten durch erhöhte Toilettennutzung.
Wer in den Wintermonaten von Oktober bis März ausschließlich von zu Hause aus arbeitet, muss damit rechnen, dass sich die Heizkosten um vier Prozent erhöhen. Je nachdem, wie geheizt wird, können die Mehrkosten bis zu 45 Euro betragen. Das geht aus einer weiteren Untersuchung des Verbraucherportals hervor, auf die sich auch die Deutsche Presse-Agentur (dpa) bezieht. Bei einer Ölheizung rechnen die Finanzexperten mit einem durchschnittlichen Kostenanstieg von rund 33 Euro.
Von staatlicher Seite sind Steuervergünstigungen vorgesehen, um diese Kosten zumindest teilweise auszugleichen.
Steuer – diese Kosten können abgesetzt werden
Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, kann steuerliche Vorteile mit sich bringen, insbesondere dann, wenn ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzbar ist. Wann ein Raum als Arbeitszimmer gilt, ist jedoch genau geregelt.
Die Homeoffice-Pauschale, die zunächst ab dem 1. Januar 2020 befristet eingeführt wurde, ist seit 2023 dauerhaft und wurde sogar erweitert. Sie beträgt nun 6 Euro pro Tag, mit einem maximalen Jahresbetrag von 1.260 Euro, im Vergleich zu den vorherigen 5 Euro pro Tag und einem Höchstbetrag von 600 Euro pro Kalenderjahr. Dadurch können Sie ab 2023 die Homeoffice-Pauschale für 210 Tage im Jahr geltend machen. Das klingt vielversprechend, jedoch gibt es einen Haken: Die Homeoffice-Pauschale wird auf die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (bis 31.12.22: 1.200 Euro) angerechnet. Das bedeutet, dass die Pauschale für Arbeitnehmer, deren Werbungskosten unter 1.230 Euro liegen, nicht von Vorteil ist. Da die Homeoffice-Pauschale auf 1.260 Euro begrenzt ist, führt die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers in jedem Fall zu einer größeren Steuerentlastung.
Um die Kosten für ein Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zum einen darf der Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, zum anderen muss ein Raum in der eigenen Wohnung genutzt werden, der nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke und nur in geringem Umfang privat genutzt wird. Das Arbeitszimmer wird zum Beispiel auch dann als Mittelpunkt der Tätigkeit angesehen, wenn die betreffende Person nur einmal pro Woche in den Betrieb fährt, aber ansonsten kontinuierlich im Homeoffice arbeitet. Problematisch wird es jedoch, wenn an zwei Tagen zu Hause und an den anderen drei Tagen im Betrieb gearbeitet wird. In diesem Fall stellt das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit dar. Wenn jemand seinen Homeoffice-Arbeitsplatz am Küchentisch oder an einem Tisch im Schlafzimmer eingerichtet hat, können die konkret entstehenden Kosten für den Arbeitsplatz nicht abgesetzt werden.
Homeoffice und Mietrecht – das ist zu berücksichtigen
Viele Mieter stellen sich die Frage, ob sie in der von ihnen gemieteten Wohnung nach Belieben arbeiten dürfen. Generell ist eine Mietwohnung primär zum Wohnen gedacht und nicht für gewerbliche Zwecke. Personen, die einen Mietvertrag für Wohnraum abgeschlossen haben, dürfen die Räumlichkeiten grundsätzlich nicht ohne vorherige Absprache mit dem Vermieter gewerblich nutzen. In der Praxis gibt es jedoch klare Ausnahmen, die es unter bestimmten Voraussetzungen erlauben, in der Mietwohnung zu arbeiten.
Für bestimmte Tätigkeiten, wie typische Büroarbeiten oder das Korrigieren von Klausuren, ist in der Regel keine Erlaubnis des Vermieters erforderlich. Die Situation ist somit unproblematisch für Arbeitnehmer, die ruhig an einem PC im Homeoffice arbeiten. Es gibt aber kein spezifisches Gesetz dazu. Letztendlich gilt, was von der Rechtsprechung entschieden wird.
In einem separaten Ratgeber über das Arbeiten in der Mietwohnung haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Heimarbeit in der Mietwohnung – bei Fragen hilft anwaltliche Beratung weiter
Das Arbeiten in einer Mietwohnung ist in der Regel unproblematisch, solange es sich um geräuscharme Tätigkeiten handelt, die weder die Mietsache beeinträchtigen noch die Nachbarn stören. Es gibt jedoch fließende Grenzen, und manchmal stellen Vermieter unzulässige Hindernisse auf. Dies kann durch unzulässige Klauseln im Mietvertrag oder durch die Verweigerung der Zustimmung seitens des Vermieters geschehen. Es ist immer wichtig, die spezifischen Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen.
Falls Sie Fragen zum Mietvertrag haben und unsicher sind, ob alle Klauseln zulässig sind, oder wenn Sie Probleme mit dem Vermieter in Bezug auf das Thema Home-Office haben, stehen Ihnen unsere Partneranwälte im Rahmen einer Mitgliedschaft bei MieterEngel gerne zur Verfügung. Sie beraten Sie zu Ihrem individuellen Fall und zeigen Ihnen mögliche Handlungsoptionen auf.