Fristen für die Nebenkostenabrechnung – Seit 2 Jahren keine Nebenkostenabrechnung bekommen?

Die jährliche Nebenkostenabrechnung sorgt oft für Verwirrung, da meist eine Nachzahlung droht. Wichtig ist, die Abrechnung rechtzeitig zu erhalten und den Unterschied zwischen Betriebs- und Nebenkosten zu verstehen. Betriebskosten sind laufende Ausgaben des Vermieters für den bestimmungsgemäßen Gebrauch von Gebäude, Nebengebäuden, Anlagen und Grundstück.

Lesen Sie in diesem Ratgeber:

• Abrechnungszeitraum Nebenkostenabrechnung
• Abrechnungsfrist für Nebenkostenabrechnung
• Keine Nebenkostenabrechnung erhalten?
• Widerspruchsfrist für Nebenkostenabrechnung
• Nebenkostenabrechnung Frist für Nachzahlung
• Nebenkostenabrechnung Frist für Auszahlung des Guthabens
• Betriebskostenabrechnung Verjährung

Vermieter rechnen Nebenkosten meist kalenderjährlich ab. Gesetzlich darf der Abrechnungszeitraum max. 12 Monate betragen. Die Abrechnung muss Mietern spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Überschreitet die Frist, gilt sie als fehlerhaft. Die Mietvertragsparteien können abweichend regeln: der Vermieter kann schriftlich ankündigen, die Betriebskosten anders abzurechnen. Ist die Abrechnungsperiode zu lang, kann die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft oder ungültig sein. Eine kürzere Periode ist erlaubt, z.B. bei Einzug im Juli werden nur die Monate Juli bis Dezember abgerechnet, anteilig deiner Mietdauer.

Ihr Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums genau ein Jahr Zeit, um Ihnen die Nebenkostenabrechnung zu übermitteln. Die Abrechnung für das Jahr 2025 muss Ihnen beispielsweise spätestens bis zum 31. Dezember 2026 vorliegen. Erhalten Sie die Abrechnung erst nach Ablauf dieser Frist, sind Sie möglicherweise nicht zur Zahlung verpflichtet. Nur wenn die Verzögerung unverschuldet durch Ihren Vermieter eintritt, bleibt die Abrechnung gültig.

Für Vermieter ist es gesetzlich vorgeschrieben, die jährlichen Nachforderungen der Nebenkosten gemäß der Betriebskostenverordnung spätestens bis zum Ende des Folgejahres abzurechnen. Unterlässt der Vermieter diese Abrechnung trotz bestehendem Mietvertrag, steht Mietern das Recht auf Zurückbehaltung zu. Vermieter müssen Nachforderungen der Nebenkosten bis Ende des Folgejahres abrechnen. Geschieht dies nicht, dürfen Mieter Vorauszahlungen aussetzen, bis die Abrechnung vorliegt. Einbehaltene Beträge sollten zurückgelegt werden, da sie nachzureichen sind.

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Sie ein Jahr Zeit, diese auf Fehler zu prüfen. Unberechtigte Kostenpositionen können Sie hinterfragen und Einsicht in Belege verlangen. Entdecken Sie Fehler, können Sie Widerspruch einlegen. Einwendungen müssen gegen die Abrechnung bis spätestens 12 Monate nach Erhalt erhoben werden. Danach sind keine Einwendungen mehr möglich. Die Abrechnung wird neu erstellt, und es gilt immer der niedrigere Betrag.

Erhalten Sie mit der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung und hat der Vermieter keine individuelle Zahlungsfrist festgelegt, so haben Sie 30 Tage Zeit, den Betrag zu überweisen. Sollte Ihnen die Abrechnung ungerechtfertigt erscheinen, können Sie den Betrag zunächst unter Vorbehalt zahlen, um einen Zahlungsverzug zu vermeiden. Bestätigt eine gründliche Prüfung, dass der Betrag tatsächlich zu hoch angesetzt wurde, können Sie die Differenz zurückfordern oder mit den Vorauszahlungen des nächsten Jahres verrechnen.

Ergibt sich ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung, muss der Vermieter es spätestens innerhalb von 30 Tagen auszahlen. Eine Zurückhaltung oder Verrechnung mit der Miete ist nicht erlaubt. Vermieter müssen zu viel gezahlte Vorschüsse innerhalb von 30 Tagen zurückzahlen. Nach Fristablauf kann der Mieter Vorauszahlungen kürzen oder rechtliche Schritte einleiten. Möchten Sie Ihr Guthaben mit künftigen Nebenkostenvorauszahlungen verrechnen lassen, beachten Sie unbedingt, dass Ihr Anspruch auf das Guthaben nach drei Jahren verfällt. Mieter haben nach Ablauf dieser Frist keine Möglichkeit mehr, Ansprüche geltend zu machen.

In einem Mietverhältnis spielt bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung nicht nur die Abrechnungsfrist, sondern vor allem die Verjährungsfrist eine entscheidende Rolle. Die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre. Diese Frist startet mit dem Jahresende, in dem die Abrechnung geltend gemacht wurde. Nach Ablauf erlischt der Anspruch, auch auf ein Guthaben.