17 Positionen in der Nebenkostenabrechnung analysieren – so prüfen Mieter die Betriebskosten und entdecken mögliche Fehler

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4. Heizkosten

Unter den Nebenkosten nehmen die Heizkosten eine Sonderstellung ein. Im Gegensatz zu den sogenannten kalten Nebenkosten wie Grundsteuer, Gartenpflege, Hauswart oder Gebäudereinigung, müssen die Heizkosten – genau wie die Kosten für Warmwasser – in jedem Haushalt in Abhängigkeit von dem individuellen Verbrauch abgerechnet werden. Eine pauschale Abrechnung der Heizkosten ist nicht erlaubt. Der Vermieter ist verpflichtet 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden auch bei den warmen Nebenkosten mittels Verteilerschlüssel umgelegt.

5. Warmwasserkosten

Wie schon erwähnt, müssen die Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden (50-70%). Um den individuellen Verbrauch der einzelnen Mieterinnen und Mietern messen zu können, muss der Vermieter die einzelnen Wohnungen mit Warmwasserzählern ausstatten. Die Verbrauchszähler müssen geeicht sein und zum Ende des Abrechnungszeitraums abgelesen werden. Meist übernimmt dies ein Ablesedienst.

6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen sind Anlagen, bei denen Wärme sowohl für die Heizung, als auch für Warmwasser entsteht. Die genauen Kostenanteile für Heizwärme und Warmwasser sind bei dieser Art Anlage nicht genau ermittelbar.

7. Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs

Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage. Hier aber Achtung: Reparaturkosten und die in Vollwartungsverträgen einkalkulierten Reparaturkostenanteile sind nicht inbegriffen.

8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Die Kosten für Müllabfuhr und Straßenreinigung sind grundsätzlich umlagefähig. In den meisten Fällen werden die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung nach Wohnfläche umgelegt. Achtung: Kosten für die Beseitigung von Sperrmüll können nur dann auf Mieter umgelegt werden, wenn diese regelmäßig anfallen. Gleiches gilt für die Reinigung der Mülltonnen.

9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Wichtig zu wissen ist, dass nur die Kosten für die regelmäßigen Reinigungen umlegbar sind. Ist eine Reinigungskraft angestellt, dann gehört das in die Nebenkostenabrechnung. Das sieht anders mit den Kosten für einmalige, außerordentliche Aktionen aus: diese sind nicht umlegbar. Das bedeutet, dass die Ungezieferbekämpfung nur dann auf den Mieter umlegbar ist, wenn sie regelmäßig durchgeführt werden muss. Für einzelne Interventionen müssen Mieter nicht mitbezahlen.

10. Kosten der Gartenpflege

Bei den Gartenpflegekosten kann der Vermieter alle Personalkosten und Sachkosten mit dem Mieter abrechnen, die regelmäßig anfallen. Auch, wenn ein neuer Rasen angelegt oder abgestorbene Pflanzen ausgetauscht werden, müssen die Mieter die Kosten tragen. Einmalige Anschaffungen wie ein Gartenhäcksler oder ein Rasenmäher können dagegen nicht umgelegt werden.

Mieter sollten darauf achten, wer die Gartenpflege durchführt. Kümmert sich der Hauswart oder Hausmeister um die Pflege der Blumen und Gewächse, dürfen Kosten der Gartenpflege nicht zusätzlich zu den Kosten für den Hauswart in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Die Gartenpflege ist dann bereits mit den Lohnkosten des Hausmeisters abgegolten. Beauftragt der Vermieter jedoch einen Gärtner oder anderen externen Dienstleister um den Garten zu pflegen, dürfen beide Kostenpositionen getrennt abgerechnet werden.

11. Kosten der Beleuchtung

Die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen, wie Treppenhäuser, Flure, Keller und Waschküchen gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten. Ausnahme: Die Kosten des Stromverbrauchs für eine Baumaßnahme des Vermieters ist nicht umlagefähig und darf deshalb kein Bestandteil der Nebenkostenabrechnung sein.

12. Kosten der Schornsteinreinigung

Die Kosten für den Schornsteinfeger können in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Der Verteilerschlüssel ist dabei zu beachten. Im Fall von einer Gastherme, die regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft wird, dürfen auch diese Kosten auf Mieter umgelegt werden.

13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung

Versicherungen, die gebäudebezogen sind und in der Betriebskostenverordnung oder im Mietvertrag vereinbart wurden, können vom Vermieter auf alle Mieter umgelegt werden. Dazu gehören im Allgemeinen Sach- und Haftpflichtversicherungen. Der Vermieter hat keine Verpflichtung jede Versicherung einzeln in der Abrechnung aufzuführen. Er muss jedoch auf Wunsch des Mieters die Belegeinsicht in die Unterlagen gestatten.

Hier ist auch festgesetzt, dass der Vermieter bei den Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit zu achten hat. Das bedeutet, dass der Vermieter das Geld der Mieter nicht wahllos ausgeben kann, sondern dass er Preise vergleichen muss und keine unnötigen Kosten erzeugen darf. Dementsprechend soll er keine unsinnigen Versicherungen abschließen, überflüssige Anschaffungen tätigen oder überhöhte Gehälter an Reinigungspersonal oder Hauswart zahlen.

14. Kosten für den Hauswart

Hauswartkosten sind im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung nur dann auf die Mieter umlegbar, wenn sie nicht die Instandsetzung, Instandhaltung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen. Das Aufrechterhalten der Ordnung im Wohnhaus stellt eine nicht umlagefähige Hausverwaltungstätigkeit dar.

Gemäß der Betriebskostenverordnung darf der Vermieter auch eigenen Sach- und Arbeitsleistungen mit den Mietern abrechnen. Das heißt, dass der Vermieter zum Beispiel anstatt einen Gärtner, Hauswart oder Putzdienst zu engagieren, selbst Hand anlegen kann. Diese Aufwendungen kann der Vermieter dann den Mietern in Rechnung stellen. Der Vermieter darf jedoch keine Unsummen verlangen, sondern muss Kosten in der Höhe abrechnen, die ein Handwerker oder Dienstleister für die gleiche Tätigkeit verlangen würde. Hat der Mieter (berechtigte) Zweifel an der Höhe der Kosten, ist der Vermieter verpflichtet seinen Kostenaufwand zu erklären.

15. Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler

Die Kosten für Kabelanschluss oder Gemeinschaftsantenne gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten, die sich Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung von den Mietern zurückholen können, auch wenn man kein Fernseher zu Hause hat. Die Kosten für den Betriebsstrom und die regelmäßige Wartung der Verteileranlage sowie die monatliche Grundgebühr für den Kabelanschluss können die in der Abrechnung auftauchen. Achtung: Die Kosten, die dem Vermieter durch Installation der Antenne – beziehungsweise den einmaligen Anschluss an das Breitbandkabelnetz – entstehen, kann er nicht in die Nebenkostenabrechnung umlegen.

16. Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege

Umlagefähig sind die Kosten der Einrichtungen für die Wäschepflege, die der Vermieter allen Mietern im Haus zur Verfügung stellt. Hierunter fallen selbstverständlich keine private Waschmaschinen der Mieter, selbst wenn sie in Allgemeinflächen stehen.

17. Sonstige Nebenkosten

Als sonstige Nebenkosten kann der Vermieter Kosten mit dem Mieter abrechnen, die regelmäßig anfallen und die durch keine andere Position in der Betriebskostenverordnung abgedeckt sind. Entscheidend ist dabei jedoch, dass im Mietvertrag bereits festgelegt ist, was der Vermieter unter Sonstiges abwälzen will.

Kosten für einen Pförtner, den Betrieb eines gemeinschaftlichen Pools oder einer Sauna sowie Wartungskosten für Rauchmelder, Alarmanlage, Feuerlöscher oder Blitzableiter können als “sonstige Nebenkosten” abgerechnet werden. Auch die Reinigung der Dachrinnen kann unter Umständen – nämlich, wenn sie baubedingt regelmäßig notwendig ist – unter dieser Position in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Im Gegensatz zu den Wartungskosten kann die Installation von Rauchmelder, Alarmanlage, Feuerlöscher oder Blitzableiter nicht als sonstige Nebenkosten aufgefasst werden. Auch die Wartung der Klingelanlage wird von Gerichten nicht anerkannt – obgleich sie regelmäßig fällig ist.

Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten darf der Vermieter ebenfalls nicht auf die Mieter umlegen. Auch die einmalige Reinigung einer verstopften Dachrinne oder die einmalige Entfernung von Graffitis fallen nicht unter sonstige Nebenkosten.