Verteilerschlüssel und Nebenkostenabrechnung – So funktioniert die Umlage von Nebenkosten

von Maritta Seitz

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In diesem Ratgeber finden Sie:

• 1. Verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Abrechnung von Nebenkosten
• 2. Definition Verteilerschlüssel und mögliche Verteilerschlüssel
• 3. Verteilerschlüssel: Fläche der Wohnung
• 4. Verteilerschlüssel: Größe des Haushalts
• 5. Verteilerschlüssel: Anzahl der Wohneinheiten
• 6. Verteilerschlüssel nach „billigem Ermessen“
• 7. Verteilerschlüssel bei Leerstand und Gewerbe
• 8. Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung

Wie hoch die Nebenkostenabrechnung für einzelne Mieter ausfällt, hängt entscheidend vom Verteilerschlüssel ab, der bei der Erstellung der Abrechnung verwendet wirdDer Verteilerschlüssel bestimmt, welchen Anteil an der Gesamtsumme der Nebenkosten eine Mietpartei tragen muss. Der individuelle Verbrauch des Mieters kommt dagegen nur zum Tragen, wenn er gemessen werden kann.

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1. Verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Abrechnung von Nebenkosten

In der Regel werden nur die sogenannten „warmen Betriebskosten“ – das sind Heizung und Warmwasser – verbrauchsabhängig abgerechnet. Hier schreibt der Gesetzgeber vor, dass mindestens 50% – 70% der Kosten durch den Verbrauch bestimmt werden und lediglich die übrigen 30% – 50% mittels Verteilerschlüssel umgelegt werden können. Der Verbrauch einzelner Mietparteien kann mittels Heizungs- und Warmwasserzählern in den Wohnungen gemessen werden. Dank der verbrauchsabhängigen Abrechnung kann der Mieter die Kosten durch seinen Verbrauch steuern: Wer weniger verbraucht, muss auch weniger bezahlen.

Das Gegenteil ist bei den kalten Betriebskosten der Fall, da der individuelle Verbrauch hier im Normalfall nicht gemessen wird. Bei Nebenkosten wie Hauswart, Gartenpflege, Aufzugskosten, Allgemeinstrom oder Müllentsorgung entscheidet deshalb in der Regel der Umlageschlüssel, welche Kosten der Mieter tragen muss. Sind jedoch beispielsweise in allen Wohnungen Kaltwasserzähler installiert, oder verfügen die Mieter über Aufzugskarten, können auch diese kalten Betriebskosten entsprechend des individuellen Verbrauchs abgerechnet werden.

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2. Definition Verteilerschlüssel und mögliche Verteilerschlüssel

Die Art des Verteilerschlüssels gibt vor, wie der Vermieter die Gesamtsumme der Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt. Mögliche Verteilerschlüssel sind Wohnfläche, Größe des Haushalts (Personenanzahl) oder Anzahl der Wohneinheiten. Ist mietvertraglich kein Umlageschlüssel festgelegt, muss der Vermieter die kalten Nebenkosten anhand der Wohnfläche abrechnen. Welchen der drei möglichen Verteilerschlüssel der Vermieter bei der Abrechnung der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten anwenden muss, ist in der Regel im Mietvertrag vereinbart.

Es können auch unterschiedliche Verteilerschlüssel für die verschiedenen Betriebskostenarten verwendet werden. So kann es beispielsweise Sinn machen, verbrauchsabhängige Betriebskosten wie Müll- oder Abwassergebühren anhand der Personenzahl abzurechnen, während Gartenpflege, Schornsteinfeger oder Hauswart mittels Wohnfläche als Verteilerschlüssel umgelegt werden. Entscheidend ist jedoch, dass der Mieter vorab weiß, welche Kosten der Vermieter mit welchem Umlageschlüssel abrechnen wird.

Der Vermieter kann angesichts der herrschenden Vertragsfreiheit grundsätzlich für jeden Mietvertrag eigene Verteilerschlüssel festlegen. Diese müssen jedoch nachvollziehbar sein und dürfen zu keiner Benachteiligung von Mietparteien führen.

Bei der Abrechnung der warmen Betriebskosten wird in der Regel die Fläche der Wohnung als Umlageschlüssel für den verbrauchsunabhängigen Anteil verwendet: Während 50% – 70% der Kosten vom tatsächlichen Verbrauch des Mieters abhängen, kann der Vermieter die übrigen 30% – 50% mittels Verteilerschlüssel umlegen.

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3. Verteilerschlüssel: Fläche der Wohnung

Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel für die Nebenkosten vorgegeben, schreibt das Bundesgesetzbuch (BGB) in §556 die Abrechnung anhand der Wohnfläche vor. Dieser Umlageschlüssel erscheint besonders gerecht: Wer mehr Anteil am Wohnhaus bewohnt, muss auch mehr Anteil an den Gesamtkosten tragen, die auf das Haus entfallen. Sparsamer Verbrauch einzelner Mietparteien, oder der Umstand, dass unterschiedlich viele Personen in Wohnungen mit derselben Fläche wohnen, kommen bei diesem Verteilerschlüssel jedoch nicht zum Tragen.

Bei der Umlage über die Wohnfläche wird zunächst berechnet, welcher Kostenanteil auf einen Quadratmeter entfällt. Dieser Faktor wird dann mit der Fläche der jeweiligen Wohnung multipliziert.

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4. Verteilerschlüssel: Größe des Haushalts

Die Umlage der kalten Nebenkosten über die Anzahl der Mieter, die eine Wohnung bewohnen, ist gerade bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten besonders fair. Kosten für Müll oder Wasser können so gerecht verteilt werden. Allerdings bedeutet diese Art der Umlage einen besonders hohen verwaltungsmäßigen Aufwand für den Vermieter, da er nachprüfen muss, wie viele Mieter tatsächlich in der Wohnung leben.

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5. Verteilerschlüssel: Anzahl der Wohneinheiten

Die Anzahl der Wohneinheiten als Verteilerschlüssel zu nutzen, macht bei Häusern mit ähnlich großen Wohnungen Sinn. Beispielsweise bei einer Doppelhaushälfte. Bei Häusern, in denen es viele unterschiedlich große Wohnungen gibt, ist dieser Umlageschlüssel nicht gerecht, da derselbe Kostenanteil auf den Mieter einer Einzimmerwohnung entfällt, wie auf eine mehrköpfige Familie, die eine 120 Quadratmeter-Wohnung bewohnt.

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6. Verteilerschlüssel nach „billigem Ermessen“

Es kann auch sein, dass der Vermieter sich nicht sofort auf einen konkreten Verteilerschlüssel festlegen will. In dem Fall, ist es möglich im Mietvertrag festzuhalten, dass die Nebenkosten in der ersten Abrechnungsperiode „nach billigem Ermessen“ berechnet werden. Das kann aber nicht ewig so weitergehen: letztendlich muss sich der Vermieter für einen der drei Verteilerschlüssel entscheiden. Macht das überhaupt denn Sinn? Schwer zu sagen, aber gut zu wissen.

Verteilerschlüssel: Wann einer Änderung möglich ist

Unter Umständen ist dem Mieter daran gelegen, dass der Umlageschlüssel geändert wird. Es ist aber zu berücksichtigen, dass eine tatsächliche Änderung das Einverständnis beider Vertragspartner voraussetzt. Eine Änderung des Umlageschlüssels ist eine Vertragsänderung, die weder vom Mieter, noch vom Vermieter einseitig vorgenommen werden kann und zwei übereinstimmende Willenserklärungen voraussetzt. Der Vermieter kann jedoch dann einen Anspruch auf Zustimmung des Mieters haben, wenn sich in dem Mietvertrag eine entsprechende Klausel befindet. Manche Klauseln in Mietverträgen sind so gestaltet, dass der Mieter seine Zustimmung zu künftigen Änderungen des Verteilerschlüssels erklärt. Ein sachlicher Grund muss jedoch gegeben sein.

Kalt- und Warmwasser – diese Rolle spielt der Verteilerschlüssel

Der Kalt- und Warmwasserverbrauch darf auch ohne Zähler auf die Mieter umgelegt werden. Allerdings bestehen unterschiedliche gesetzliche Regelungen, weshalb bei der Kostenverteilung zwischen Kalt- und Warmwasser zu differenzieren ist.

Kaltwasser – der Verteilerschlüssel ist maßgeblich

Der geltende Umlageschlüssel kommt zur Anwendung, wenn die Kosten für das angefallene Kaltwasser in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Wurden keine mietvertraglichen Vereinbarungen getroffen, findet § 556a Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Anwendung und die Umlage erfolgt nach der Wohnfläche. Ist die Personenanzahl als Verteilerschlüssel vereinbart, darf der Vermieter für häufiges Duschen, eine Waschmaschine, Tierhaltung oder Babys und Kinder grundsätzlich keine Zu- oder Aufschläge vornehmen (Amtsgericht Bergisch Gladbach, Urteil vom 10.05.1994, Az.: 24 C 512/93). Nach einem Urteil des Landgerichts Mannheim vom 27.01.1999 (Az.: 4 S 141/98) gilt dies auch für sonstige Umstände, die sich aus den Lebensgewohnheiten der Mieter ergeben.

Eine verbrauchsabhängige Abrechnung von Kaltwasser setzt die Verwendung von geeichten Wasseruhren voraus. Ist bei einzelnen Wohnungen kein Zähler installiert, kann für alle Wohnungen eine Umlage nach der Wohnfläche erfolgen. Sollte die Wasseruhr einer Mietpartei defekt sein, kommt auch eine Schätzung für die vom Defekt betroffene Wohnung in Betracht, insbesondere dann, wenn langjährige Erfahrungswerte vorhanden sind.

Warmwasser – die Heizkosten sind entscheidend

Die Umlage von Warmwasserkosten ohne eine Ermittlung des tatsächlichen Verbrauchs ist im Vergleich zu den Kaltwasserkosten wesentlich komplizierter. Warmwasserkosten müssen grundsätzlich zu 50 bis 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Lediglich 30 bis 50 % der verbrauchsunabhängigen Kosten dürfen nach der Wohn- oder Nutzfläche umgelegt werden.

Darüber hinaus ist zwischen verbundenen Anlagen nach § 9 HeizkostenV und zentralen Warmwasserversorgungsanlagen nach § 8 HeizkostenV zu unterscheiden. Während verbundene Anlagen sowohl Heizwärme liefen als auch der Warmwasseraufbereitung dienen, wird bei Warmwasserversorgungsanlagen das Warmwasser gesondert erwärmt. Verbundene Anlagen sind bei kleineren Mietobjekten der Regelfall.

Sofern bei einer zentralen Warmwasserversorgungsanlage der Verbrauch nicht ermittelt werden kann, kommt § 9a HeizkostenV zur Anwendung. Danach hat der Vermieter mehrere Möglichkeiten, um den Verbrauch von Warmwasser umzulegen. Zum einen kann er den Verbrauch anhand früherer, witterungsmäßig vergleichbarer Abrechnungsperioden schätzen, zum anderen den Durchschnittsverbrauch des Hauses zugrunde legen. Allerdings ist auch eine Verbrauchsschätzung in Bezug auf kürzere Zeiträume als ein Jahr denkbar. Alternativ kann der Vermieter den Verbrauch anderer Räume von Nachbarn innerhalb der laufenden Abrechnungsperiode heranziehen. Schätzungen sind dann ausgeschlossen, wenn mehr als 25 % der gesamten Wohnfläche des Gebäudes geschätzt werden müssten.

Bei verbundenen Anlagen ist eine andere Berechnungsmethode anzuwenden. Der Energieanteil für die Warmwasseraufbereitung wird anhand der gemessenen bzw. geschätzten mittleren Temperatur des Warmwassers und des Volumens des verbrauchten Warmwassers mit der Formel des § 9 Abs. 2 Satz 2 HeizkostenV ermittelt. Sollte dies nicht möglich sein, wird die Wärmemenge nach der Formel des § 9 Abs. 2 Satz 4 HeizkostenV berechnet. Schließlich wird der Brennstoffverbrauch nach der Formel des § 9 Abs. 3 HeizkostenV ermittelt.

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7. Verteilerschlüssel bei Leerstand und Gewerbe

Stehen im Haus eine oder mehrere Wohnungen leer, muss der Vermieter die Nebenkosten übernehmen, insofern eine Umlage mittels Wohnfläche oder Wohneinheiten festgelegt ist. Werden die Nebenkosten jedoch über die Personenzahl umgelegt, ist der Vermieter in den meisten Fällen fein raus.

Gewerbeeinheiten haben in vielen Fällen einen völlig anderen Verbrauch als Mieter von Wohnraum. In einer Gaststätte werden beispielsweise mehr Wasser verbraucht und Müll produziert. In der Vergangenheit wurden deshalb mehrere Urteile gefällt, die Vermieter zu einer getrennten Abrechnung der Nebenkosten für Wohnraum und Gewerbeflächen verpflichteten. Wenn die Nebenkosten bei einer Gewerbeeinheit, wie zum Beispiel einem Büro jedoch etwa gleich hoch, wie für eine Wohnung ausfallen, braucht der Vermieter die Nebenkosten für das Gewerbe nicht separat abrechnen.

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