Nebenkostenabrechnung – Diese Fristen müssen Mieter kennen

Von Maritta Seitz

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In diesem Ratgeber finden Sie:

• Abrechnungszeitraum Nebenkostenabrechnung
• Abrechnungsfrist für Nebenkostenabrechnung
• Vermieter erstellt keine Nebenkostenabrechnung
• Widerspruchsfrist für Nebenkostenabrechnung
• Nebenkostenabrechnung Frist für Nachzahlung
• Nebenkostenabrechnung Frist für Auszahlung des Guthabens
• Betriebskostenabrechnung Verjährung

Um die jährliche Nebenkostenabrechnung herrschen viele Unklarheiten. Die meisten Mieter wissen vor allem eins: Jedes Jahr müssen sie eine Menge nachzahlen. Dafür müssen Sie die Abrechnung der Betriebskosten jedoch zunächst einmal pünktlich erhalten. Welche Fristen Sie als Mieterin oder Mieter beim Thema Nebenkostenabrechnung unbedingt kennen müssen, erläutern wir in diesem Ratgeber.

An erster Stelle ist es wichtig, klar zu machen, was Betriebskosten von den Nebenkosten unterscheidet. Nach § 556 (BGB) sind die Betriebskosten für Mieter nur die Kosten, die dem Vermieter durch “den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.” Der Fokus liegt hier auf laufend. Alles, was kein regelmäßig wiederkehrender Beitrag ist, sollte erst nicht in der Abrechnung auftauchen. Das wird als Erstes von unserer KI kontrolliert.

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Abrechnungszeitraum Nebenkostenabrechnung

Die meisten Vermieter orientieren sich bei der Nebenkostenabrechnung am Kalenderjahr und rechnen von 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres ab. Laut Gesetz darf die Abrechnungsperiode nicht mehr als 12 Monate betragen. Laut § 556 (BGB) ist die Abrechnung der Mieterin oder dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Ist die Abrechnungsperiode zu lang, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft und womöglich ungültig. Eine kürzere oder vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungsperiode ist dagegen möglich.

Die Mietvertragsparteien können aber auch etwas anderes vereinbaren: nach § 556 (BGB) kann der Vermieter schriftlich erklären, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung abgerechnet werden. Wenn du eine Wohnung beispielsweise im Juli beziehst, kann Ihr Vermieter die Monate Juli bis Dezember mit Ihnen abrechnen. Von den Jahreskosten brauchen Sie nur den Anteil bezahlen, der Ihrer Mietdauer entspricht.

Ist die Abrechnungsperiode zu lang, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft und womöglich ungültig. Eine kürzere oder vom Kalenderjahr abweichende Abrechnungsperiode ist dagegen möglich. Wenn du eine Wohnung beispielsweise im Juli beziehst, kann Ihr Vermieter die Monate Juli bis Dezember mit Ihnen abrechnen. Von den Jahreskosten brauchen Sie nur den Anteil bezahlen, der Ihrer Mietdauer entspricht.

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Abrechnungsfrist für Nebenkostenabrechnung

Ihr Vermieter hat nach Ablauf des Abrechnungszeitraums ein Jahr Zeit, Ihnen die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Die Abrechnung für das Jahr 2020 müssen Sie beispielsweise spätestens am 31. Dezember 2021 erhalten. Kommt die Abrechnung zu spät bei Ihnen an, müssen Sie die Abrechnung unter Umständen nicht bezahlen. Sie ist mit Verspätung nur dann gültig, wenn Ihr Vermieter nichts für die Verspätung kann.

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Vermieter erstellt keine Nebenkostenabrechnung

Für Vermietern ist es Pflicht, die jährlichen Nachforderungen der Nebenkosten im Rahmen der Betriebskostenverordnung spätestens bis zum Ende des Folgejahres auszustellen. Rechnet der Vermieter trotz Betriebskostenverordnung nicht ab, obwohl der Mieter oder die Mieterin einen laufenden Mietvertrag hat, hat man als Mieter nach § 273 BGB das Recht auf Zurückbehaltung. Das Zurückbehaltungsrecht erlaubt dem Mieter, in dem Fall der fehlenden Nebenkostenabrechnung die Zahlung der Betriebskosten einzustellen. Man muss also bis auf Weiteres die Vorschüsse nicht bezahlen. Bis der Vermieter die Abrechnung der Nachforderungen vorliegt, muss man nicht die Gesamtkosten der Mietwohnung zahlen. Darunter fallen unter anderem zum Beispiel die Warmwasserkosten und Heizkosten. Die zurückbehaltenen Vorauszahlungen sollten Mieterinnen und Mieter auf jeden Fall zurücklegen. Diese sind sofort zurückzuzahlen, sobald der Vermieter die Nebenkostenberechnung vorlegt.

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Widerspruchsfrist für Nebenkostenabrechnung

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Sie ein volles Jahr Zeit die Rechnung auf formelle und inhaltliche Fehler zu prüfen. Wenn Ihnen einzelne Kostenpositionen ungerechtfertigt vorkommen, können Sie vom Vermieter fordern alle Belege einzusehen, die er für die Abrechnung benutzt hat. Wenn Sie bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung Fehler entdecken, haben Sie das Recht Widerspruch einzulegen.

Manchmal kann als Laiker nicht entscheiden, welche Kosten gerechtfertigt sind und welche nicht. Was alles unter die Nebenkosten fällt, haben wir Ihnen in diesem Artikel bereits erläutert. Der Vermieter darf zum Beispiel die Beseitigung von Graffiti nicht als Betriebskosten abrechnen. Nach dem Urteil vom 22.5.2000, Az. 222 C 120/99 gehört die Entfernung von Graffiti zu den Instandhaltungsarbeiten. Instandhaltungsarbeiten können Vermieter nicht auf Mieterinnen und Mieter umlegen. Die dafür entstehenden Kosten dürfen Vermieter nicht als Betriebskosten auf die Mieter verteilen, sie müssen die Gesamtkosten der Entfernung tragen.

Wie § 556 im BGB besagt, Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter oder die Mieterin dem Vermieter bzw. der Hausverwaltung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf der Frist können keine Einwendungen mehr geltend gemacht werden. Die Abrechnung muss dann neu erstellt werden. Egal, ob die Abrechnung beim zweiten Mal niedriger oder höher ausfällt – Sie müssen am Ende immer nur den niedrigeren Betrag bezahlen.

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Nebenkostenabrechnungsfrist für Nachzahlung

Wenn Sie mit der Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung erhalten und Ihnen der Vermieter keine individuelle Zahlungsfrist gesetzt hat, haben Sie 30 Tage Zeit den Betrag zu überweisen. Wenn Ihnen die Abrechnung ungerechtfertigt erscheint, können Sie den Betrag zunächst unter Vorbehalt zahlen. So geraten Sie nicht in Zahlungsverzug. Stellt sich nach einer sorgfältigen Prüfung heraus, dass der Betrag tatsächlich zu hoch war, können Sie die Differenz zurückfordern, oder mit den Vorauszahlungen für das nächste Jahr verrechnen.

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Nebenkostenabrechnungsfrist für Auszahlung des Guthabens

Ergibt sich bei der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben für Sie, muss Ihr Vermieter es umgehend, innerhalb von 30 Tagen, an Sie auszahlen. Wenn sich ein Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung für die Mieterin oder den Mieter ergibt, muss das Guthaben umgehend ausgezahlt werden. Ein Vermieter ist nicht berechtigt, das Guthaben einzubehalten – auch nicht um die aktuelle Miete zu tilgen.

Genauso, wie Mieter nach dem Vorlegen der Abrechnung die Forderungen bezahlen müssen, muss die Rück­zahlung der zuviel geleisteten Vorschüsse sofort vom Vermieter ausgezahlt werden. Der Vermieter hat 30 Tage Zeit, die Differenz dem Mieter zu überweisen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter entweder entsprechend seines Guthabens die Voraus­zahlungen kürzen oder Klage auf Zahlung erheben.

Soll Ihr Guthaben mit zukünftigen Nebenkostenvorauszahlungen verrechnet werden, sollten Sie beachten, dass Ihr Anspruch auf das Guthaben nach drei Jahren verjährt. Nach § 556 (BGB) können Mieterinnen und Mieter nach Ablauf dieser Frist keine Einwendungen mehr geltend machen.

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Verjährung der Betriebskostenabrechnung

In einem Mietverhältnis ist im Bezug auf die jährliche Nebenkostenabrechnung neben der Abrechnungsfrist vor allem die Verjährungsfrist relevant. Laut § 195 des BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung geltend gemacht wurde. Wenn die Abrechnungsfrist zum Beispiel am 31. Dezember 2021 endet, muss der Vermieter innerhalb von einem Jahr die Betriebskostenabrechnung Ihnen zukommen lassen. Für diese Abrechnung beginnt dann die Verjährungsfrist am 1. Januar des kommenden Jahres.

Die Verjährung bedeutet also, dass der Vermieter nur drei Jahre lang die Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung geltend machen kann. Falls es innerhalb der Verjährungsfrist keine Nachzahlungen gibt, verjährt sein Anspruch.

Beispiel für Fristen bei der Nebenkostenabrechnung für 2022:
Aktuell müssen Vermieter die Abrechnung für 2021 bis zum 31.12.2022 erstellen. Der Anspruch des Mieters ist zum 31.12.2025 verjährt. Verlangt der Mieter oder die Mieterin nach diesem Zeitpunkt die Erstellung der Abrechnung für 2021 oder fordert die geleisteten Vorauszahlungen zurück, kann der Vermieter sein Recht auf Verjährung geltend machen.

Diese Frist gilt aber auch für Mieter. Nach der Betriebskostenabrechnung sind nicht immer nur Nachzahlungen fällig, manchmal ergibt sich ein Guthaben für den Mieter. Auch hier kann es zu der Verjährung kommen. Läuft die Verjährungsfrist ab, erhält der Mieter keine Rückzahlung und hat nach BGB § 556 auch keine Möglichkeit seine Interessen geltend zu machen. Der Anspruch des Mieters muss innerhalb der Frist geäußert werden.