Nebenkostenabrechnung Muster – Betriebskostenabrechnung als Mieter besser verstehen 

In diesem Ratgeber finden Sie:

• Formale Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung
• Beispielrechnung – Nebenkostenabrechnung als Mieter verstehen
• Nebenkostenabrechnng Selbst-Check in 6 Schritten
• Heizkostenspiegel als Orientierung

Mit der Energiekrise fürchten Mietenden schon jetzt die nächste Betriebskostenabrechnung. Einige haben bereits für 2021 Nachzahlungsaufforderungen erhalten. Bei den drastischen Erhöhungen ist die Unsicherheit groß. Wir schauen auf ein Nebenkostenabrechnung Muster, und erklären, wie eine formal korrekte Abrechnung aussieht, wie Sie sie prüfen können und wie sie im Fall der Fälle Widerspruch einlegen.

Formale Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung

12 Monate Frist und Abrechnungszeitraum

Sowohl für die Nebenkosten als auch für die Heizkostenabrechnung gelten formal die gleichen Anforderungen. Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten und der Mieter muss die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes erhalten. Der Verteilerschlüssel muss angegeben und die Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigt werden.

Die Heizkostenabrechnung kann mit der Nebenkostenabrechnung erfolgen. In diesem Fall muss im Mietvertrag derselbe Abrechnungszeitraum für Neben- und Heizkosten festgelegt sein. Der Vermieter kann jedoch auch unterschiedliche Abrechnungszeiträume festsetzen. Dann erhalten Mieter Heiz- und Nebenkostenabrechnung zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Keine Pausschalen für Warmwasser und Heizkosten: 

Unter den Nebenkosten, nehmen die Heizkosten jedoch eine Sonderstellung ein. Im Gegensatz zu den sogenannten kalten Nebenkosten wie Grundsteuer, Gartenpflege, Hauswart oder Gebäudereinigung, müssen die Heizkosten – genau wie die Kosten für Warmwasser – mit jedem Mieter in Abhängigkeit von seinem individuellen Verbrauch abgerechnet werden. Eine pauschale Abrechnung der Heizkosten ist nicht erlaubt.

Niedriger Verbrauch wird belohnt

Der Vermieter ist nämlich verpflichtet 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent werden auch bei den warmen Nebenkosten mittels Verteilerschlüssel umgelegt. Eine Abrechnung nach 100 prozentigem Verbrauch kann im Mietvertrag vereinbart werden.

Beispielrechnung – Nebenkostenabrechnung als Mieter verstehen

Checkliste formale Anforderungen an Heizkostenabrechung und Nebenkostenabrechnung.

Um formal korrekt zu sein, müssen folgende Angaben enthalten sein. 

• Datum der Ausstellung
• Zeitraum der Abrechnung
• Nennung der Wohnung für die abgerechnet wird
• Kenntlichmachung des Vermieters oder Verwalters als Aussteller
• Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
• zu zahlende bzw. zu erstattende Gesamtkosten
• geleistete Vorauszahlung

Nebenkostenabrechnng Selbst-Check in 6 Schritten

Anhand folgender Muster Nebenkostenabrechung zeigen, welche Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung häufig auftreten.

Um Fehler in der Betriebskostenabrechnung zu beanstanden, ist es wichtig, dass die Mieterin oder der Mieter sich an die zwölfmonatige Widerspruchsfrist hält. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat. 

Vorsicht: Die Zwölfmonatsfrist bedeutet jedoch nicht, dass der Mieter die Nachzahlungsforderung des Vermieters erst nach Ablauf eines Jahres ausgleichen muss. Als Zahlungsfrist stehen Mieter lediglich 30 Tage zu.

Wonach Sie in der Betriebskostenabrechnung schauen sollten, zeigt die Beispielvorlage:

1. Rechtzeitigkeit der Abrechnung prüfen

Die Abrechnung ist nur rechtzeitig, wenn sie innerhalb 1 Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter eingeht. Ist der Abrechnungszeitraum also das Jahr 2016, hat der Vermieter bis Ende 2017 Zeit, die Abrechnung zuzustellen.

2. Übereinstimmung mit dem Mietvertrag überprüfen

Alle Kostenpositionen der Abrechnung müssen auch im Mietvertrag vereinbart worden sein. Eine solchr Vereinbarung findet sich meist vorne im Mietvertrag unter „Betriebskosten“ oder „Nebenkosten“. Nicht vereinbarte Kosten trägt nicht der Mieter, sondern der Vermieter.

3. Verteilerschlüssel für Heizkosten überprüfen

Mindestens 50 % der Heiz- und Warmwasserkosten muss der Vermieter über den Verbrauch abrechnen. Hierfür müssen selbstverständlich entsprechende Verbrauchszähler durch den Vermieter geschaffen werden. Andere Verteilerschlüssel sind unzulässig!

4. Vollständigkeit überprüfen

Die Abrechnung muss zum einen die Gesamthöhe der Kosten und zum anderen den auf den Mieter anfallenden Kostenteil ausweisen. Dazu muss der verwendet Verteilerschlüssel genannt werden.

5. Kosten insgesamt überprüfen

Dafür müssen beim Vermieter alle Belege der Abrechnung angefordert werden. Mieter haben ein Recht auf Einsicht in diese Unterlagen. Mit Hilfe derer können dann die einzelnen Kosten auf Stimmigkeit mit der Abrechnung überprüft werden. 

Unterschied Nebenkosten und Betriebskosten:

Beim Thema Nebenkosten unterscheidet man Nebenkosten und Betriebskosten. Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seines Wohneigentums entstehen. In §556 BGB ist geregelt, dass der Vermieter vom Mieter verlangen kann, einen Teil dieser Kosten zu bezahlen.

Dazu zählen:

• Gebühren für Versicherung, 
• Steuern,
• Kosten für Reparaturen,
• den Hausmeister,
• die Wartung der Heizung und vieles mehr.

Die Kosten, die sich der Vermieter vom Mieter zurückholen kann, nennt man umlagefähigen Nebenkosten, die sogenannten Betriebskosten. Auch, wenn die meisten von der Nebenkostenabrechnung sprechen, heißt die Abrechnung, die viele Mieter jährlich erhalten, korrekterweise deshalb Betriebskostenabrechnung.

Betriebskosten sind nur die Nebenkosten, die dem Vermieter regelmäßig anfallen. Jährliche Wartungsarbeiten zählen dementsprechend zu den Betriebskosten. Reparaturen sind dagegen Nebenkosten, die der Vermieter nicht umlegen kann. 

Außerdem stellt sich die Frage nach den umlagefähigen und nicht-umlagefähigen Nebenkosten. In der Betriebskostenverordnung sind 17 unterschiedliche Kostenpositionen aufgelistet. Was hier nicht auftaucht, darf der Vermieter auch nicht vom Mieter in der Betriebskostenabrechnung zurückfordern.

Die Positionen lauten:

• Grundsteuer
• Kosten der Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung
• Heizkosten
• Warmwasserkosten
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
• Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
• Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Nebenkosten

Häufige Fehler Nebenkostenabrechnung

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat die Mieterin oder der Mieter ein Jahr Zeit, die Abrechnung zu kontrollieren. Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung können dem Vermieter unzählige Fehler unterlaufen: einfache Rechenfehler, zu hoch angesetzte Kosten und unerlaubte Kostenpositionen können für Mieter teuer werden.

Tauchen in der Abrechnung Zahlen auf, die dem Mieter ungewöhnlich vorkommen, hat er das Recht, alle Belege zu prüfen, die der Vermieter zur Nebenkostenabrechnung herangezogen hat. Viele schrecken jedoch davor zurück, die seitenlange Abrechnung selbst sorgfältig durchzusehen. Ein Anwalt für Mietrecht kann die Prüfung der Nebenkosten übernehmen und dem Mieter damit unter Umständen viel Geld und Mühe ersparen.

Lesen Sie hier die 15 häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Nebenkostenabrechnungen automatisch auf Fehler durchsuchen

Zusammen mit Mathematikern und Partneranwälten hat die MieterEngel GmbH einen Algorithmus entwickelt, der automatisch Nebenkostenabrechnungen auf Fehler durchsucht. Das neue Feature, dass Nebenkostenabrechnungen auslesen und analysieren kann, steht nun bis testweise kostenfrei zur Verfügung. Einfach die eigene Nebenkostenabrechnung im Portal hochladen. Und in wenigen Minuten Ergebnis erhalten.

In einem ersten Schritt werden Tabellen und Zahlen der Nebenkostenabrechnung von einer KI-Kontrolle ausgelesen, die spezifisch auf das Thema Nebenkosten-Tabellen optimiert wurde. Im Anschluss werden die Inhalte von einem Algorithmus gecheckt. Dabei steht im Fokus ob einzelne Abrechnungspositionen stimmen, ob das Wirtschaftlichkeitsgebot passt, ob Fristen eingehalten werden und ob auch der Verteilerschlüssel stimmt. Das Ergebnis stellt keine Rechtsberatung dar, kann dem Mietenden aber Hinweise auf Schwachstellen in der Nebenkostenabrechnung geben. Hier mehr erfahren.

Anpassung Vorauszahlung:

Wichtig: Ohne eine neue, erhöhte Betriebskostenabrechnung darf der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen nicht erhöhen. 

Heizkostenspiegel als Orientierung:

Der Heizspiegel lässt sich auf Wohngebäude anwenden, die zentral mit Erdgas, Heizöl, Fernwärme oder Wärmepumpen beheizt werden. Er bietet bundesweite Vergleichswerte für die Heizkosten. Der Heizspiegel ermöglicht Beispielrechnung zur Orientierung. 

Abrechnung prüfen lassen und Widerspruch einlegen

Für Mieter lohnt es sich in jedem Fall die Abrechnung prüfen zu lassen: War die Abrechnung zu hoch, bekommt der Mieter Geld zurück. War die Abrechnung zu niedrig, muss nur der erste (niedrigere) Rechnungsbetrag bezahlt werden. Kam die Abrechnung zu spät, muss der Mieter gar nichts bezahlen! Es sei denn, der Vermieter trägt keine Schuld für die Verspätung.

MieterEngel Partneranwälte beantworten all Ihre Fragen zum Thema Betriebskosten zuverlässig und schnell. Die jährliche Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist in deiner Mitgliedschaft enthalten.

ABRECHNUNG PRÜFEN LASSEN

Die hier und in unseren Ratgebern aufgeführten Informationen sollen als erste Orientierung gelten. Sie sind mit großer Sorgfalt für Sie recherchiert, ersetzen jedoch keine individuelle oder verbindliche Rechtsberatung. Um auf Ihre spezifische Situation, Ihr Problem und insbesondere Ihren Mietvertrag eingehen und Sie bestmöglich beraten zu können, empfehlen wir eine Beratung mit einem unserer Partneranwältinnen oder -anwälte. Hier beraten Sie Profis mit langjähriger Erfahrung im Mietrecht zu all Ihren Problemen. Und das für einen jährlichen Beitrag, ohne Extrakosten. Mehr Infos.