15 häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung

von Eva Biré und Maritta Seitz

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In diesem Ratgeber finden Sie:

• Fehler 1-5: Verspätete Abrechnung, falscher Abrechnungszeitraum, Abweichung vom Mietvertrag, sonstige Betriebskosten und falscher Umlageschlüssel
• Fehler 6-10: Weitere Fehler in der Heizkostenabrechnung, unvollständige Betriebskostenabrechnung, Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten, Einmalkosten und Vollwartungsverträge von Fahrstühlen
• Fehler 11-15: Wirtschaftlichkeit der Abrechnung, Eigenleistungen des Vermieters, Leerstand und Eigentumswohnungen, Gewerberäume und Vermieter rechnet nicht ab
• Fehlerhafte Abrechnung? Das können Sie tun!
• Gerichtsurteile zu Fristen und § 556 BGB

Kaum ein Brief macht Mietern so viel Angst wie die jährliche Betriebskostenabrechnung. Angst vor hohen Nachzahlungen und Angst vor unverständlichen Kostenaufstellungen. Gerade deswegen meiden Mieter häufig eine Auseinandersetzung mit ihrer Betriebskostenabrechnung und zahlen den geforderten Betrag anstandslos – möge dieser noch so ungewöhnlich sein.

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1. Verspätete Abrechnung

Grundsatz

Der Vermieter darf sich nicht ewig Zeit mit der Abrechnung der Betriebskosten lassen.
§ 566 Abs. 3 BGB regelt, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens nach Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss. Ist die Nebenkostenabrechnung zum Beispiel für das Jahr 2020, endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2020. Somit muss der Mieter die Abrechnung spätestens am 31.12.2021 erhalten. Hierfür ist der Zugang beim Mieter entscheidend. Bei Einwurf der Abrechnung in den Briefkasten, kommt es auf die Uhrzeit an. Denn ein Zugang beim Mieter wird nur dann angenommen, wenn üblicherweise noch mit einem Öffnen des Briefkastens am selben Tag gerechnet werden kann. Dies ist bei Einwurf nach 19 Uhr grundsätzlich zu verneinen. Ist die Nebenkostenabrechnung verspätet, kann der Vermieter daraus in der Regel keine Forderungen mehr stellen. Ein Guthaben der Mieterin oder des Mieters muss er aber trotzdem auszahlen.

Ausnahme

In Einzelfällen schadet der verspätete Zugang der Betriebskostenabrechnung nicht, sodass die Abrechnung trotzdem wirksam bleibt. Das ist dann der Fall, wenn der Vermieter beweisen kann, dass ihn kein Verschulden an der Verspätung der Abrechnung trifft. Das Risiko des längeren Postwegs trägt aber der Vermieter, sodass er sich hierauf nicht berufen kann.

Betriebskostenabrechnung nach Beendigung des Mietverhältnisses

Auch wenn das Mietverhältnis bereits beendet wurde, gilt weiterhin § 566 Abs. 3 BGB. Somit hat der Vermieter auch dann 12 Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, Ihnen die Betriebskostenabrechnung zuzustellen, wenn Sie zwischenzeitlich bereits ausgezogen sind.

Vermieter erstellt keine Betriebskostenabrechnung

Was aber, wenn der Vermieter gar nicht erst eine Betriebskostenabrechnung erstellt? Wenn Sie als Mieter bereits einen laufenden Mietvertrag haben, der Vermieter aber nicht über die Betriebskosten abrechnet, sind Sie im Recht, keine Vorschüsse auf Betriebskosten zu bezahlen. Zumindest solange, bis der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung vorlegt. Hier gilt das Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB.

Nachzahlung aus einer Betriebskostenabrechnung

Stellt der Vermieter fest, dass bei der Betriebskostenabrechnung noch eine Nachzahlung fällig ist, dann hat er auch auf diese Nachzahlung nicht ewig Anspruch. Für die Geltendmachung von Nachzahlungsforderungen aus einer Betriebskostenkostenabrechnung besteht nämlich eine Verjährungsfrist von 3 Jahren. Nach §§ 195, 199 Abs. 1 Nr. 1 BGB beginnt diese Frist nicht wie für die Betriebskostenabrechnung mit der Zustellung, sondern mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Daher wird hier auch von einer Silvesterverjährung gesprochen.

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2. Falscher Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum, über den der Vermieter abrechnet, darf maximal zwölf Monate betragen. Ob der Vermieter dabei vom 1. Januar bis zum 31. Dezember oder einem anderen Zeitraum von zwölf Monaten abrechnet, ist ihm überlassen. In der Abrechnung dürfen dementsprechend auch nur Kosten auftauchen, die auch tatsächlich in diesem Zeitraum entstanden sind. Wann welche Kosten entstanden sind, lässt sich anhand der Belege nachvollziehen. Die Belege muss der Vermieter auf Anfrage zur Einsicht zur Verfügung stellen.

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3. Abweichung vom Mietvertrag

Ob der Mieter Betriebskosten zahlen muss und auf welchem Wege (Pauschalmiete oder mittels Betriebskostenvorauszahlungen), regelt der Mietvertrag. Im Vertrag wird außerdem geregelt, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Nur diese dürfen dann auch Teil der Betriebskostenabrechnung sein. Hier lohnt es sich in jedem Fall, nochmal einen Blick in den Vertrag zu werfen. In vielen Verträgen findet sich eine genaue Auflistung der umgelegten Betriebskosten. Manchmal wird aber auch lediglich folgende Klausel verwendet: „Neben der Miete sind Betriebskosten nach §2 Betriebskostenverordnung zu zahlen.“. Dies ist ausreichend, da der Mieter auch hier genau nachprüfen kann, welche Kosten darunter fallen. Dies sind die Kosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannt sind. Laut Betriebskostenverordnung dürfen Vermieter folgende Kosten auf ihre Mieter umlegen:

• Kosten für die Grundsteuer
• Kosten für eine Entwässerungsanlage
• Lohnkosten für einen Hauswart
• Kaltwasserkosten
• Kosten für Wärmeversorgung
• Kosten für die Warmwasserversorgung
• Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Kosten für Strom und Wartung eines Fahrstuhls
• Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
• Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Stromkosten für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
• Kehrgebühren für Schornsteinfeger
• Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
• Kosten für Betrieb einer Waschküche
• Kosten für Gartenpflege
• Sonstige Betriebskosten (z. B. die Kosten für Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchmeldern, Trinkwasseranalyse oder den Betrieb von Nebengebäuden)

Andere Kosten darf der Vermieter nicht abrechnen. Auch der Verteilerschlüssel, mit dem der Vermieter die einzelnen Betriebskosten auf den Mieter abwälzt, ist im Mietvertrag festgelegt. Nebenkosten können abhängig vom Verbrauch, Größe des Haushaltes, Fläche der Wohnung oder Anteil der Wohneinheiten umgelegt werden. Besonders fair ist die Abrechnung anhand des Verbrauches. Wird nach Wohneinheiten abgerechnet, kann in Mehrfamilienhäusern die Berechnung für kleine Haushalte schnell nachteilig ausfallen. Ist im Mietvertrag kein Umlageschlüssel festgelegt, müssen die Nebenkosten abhängig von der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a Abs. 1 BGB).

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4. Sonstige Betriebskosten

In der Betriebskostenverordnung sind 17 Arten von Betriebskosten aufgeführt, die der Vermieter mit dem Mieter abrechnen kann. Während die ersten 16 klar definiert sind, steht unter Punkt 17 lediglich „sonstige Betriebskosten […], die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.“ Klar, dass diese Position häufig zu Unklarheiten oder sogar Streitereien zwischen Mietern und Vermietern führt. Fest steht, dass Vermieter nicht beliebig Kosten als „sonstige Betriebskosten“ auf ihre Mieter abwälzen können. Im Mietvertrag muss genau festgelegt werden, welche regelmäßig anfallenden Kosten unter dieser Position jährlich abgerechnet werden sollen. In der Rechtsprechung wurden zum Beispiel folgende Positionen als „sonstige Betriebskosten“ anerkannt: Kosten für eine Alarm- oder Videoüberwachungsanlage, einen Pförtner, den Betrieb eines Schwimmbades oder einer Sauna, die Wartung von Feuerlöschern oder eines Blitzableiters sowie die regelmäßige Reinigung oder Beheizung von Dachrinnen.

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5. Falscher Umlageschlüssel

Während der Vermieter den Umlageschlüssel für die Umlage der Betriebskosten weitestgehend frei wählen kann, ist er bei der Abrechnung der Heizkosten durch das Gesetz gebunden. Danach müssen mindestens 50% Prozent der Heizkosten nach Verbrauch umgelegt werden. Der Vermieter muss also die Wohnung mit geeigneten Messgeräten ausstatten, um eine verbrauchsorientierte Abrechnung gewährleisten zu können. Heizkostenpauschalen oder vom Verbrauch unabhängige Inklusivmieten sind für die Abrechnung der Heizkosten nicht erlaubt (BGH WuM 2006, 518). Hält sich der Vermieter nicht daran, darf der Mieter die Heizkosten um 15% mindern. (§ 12 – Kürzungsrecht- HeizkostenV)

Unterschiede zwischen Mietparteien in der Betriebskostenabrechnung

Wenn Sie feststellen, dass Sie und Ihre Nachbarn, welche eine gleich große Wohnung haben, ein unterschiedliches Ergebnis in der Betriebskostenabrechnung haben, kann es unter anderen auch an dem Umlageschlüssel liegen. Dabei können in den Mietverträgen abweichende Regelungen zur Betriebskosten-Umlage getroffen worden sein. Es können aber auch andere Gründe infrage kommen. Ihre Nachbarn könnten zum Beispiel eine andere Vereinbarung über die Höhe der Vorschüsse getroffen haben. Bei Betriebskosten für Wasser oder Heizung, welche verbrauchsabhängig abgerechnet werden, könnte es auch einfach daran liegen, dass ein unterschiedlicher Verbrauch stattgefunden hat.

Wenn Sie also Unterschiede in der Betriebskostenabrechnung zwischen Mietparteien feststellen, ist zwar eine nähere Überprüfung empfehlenswert, um eventuelle Fehler zu entdecken. Der Unterschied an sich begründet aber erst mal keinen Einwand gegen die Abrechnung.

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6. Weitere Fehler in der Heizkostenabrechnung

Neben den Kosten für Brennstoff kann der Vermieter noch weitere Posten in der Heizkostenabrechnung mit dem Mieter abrechnen. Auch die Kosten für Strom, Betrieb und Wartung der Heizanlage, Kehrgebühren und jährliche Immissionsmessung des Schornsteinfegers, sowie die Verbrauchserfassung können in der Heizkostenabrechnung umgelegt werden. Muss die Anlage repariert werden, dürfen diese Kosten nicht in der Abrechnung erscheinen. Manche Vermieter versuchen jedoch Reparaturkosten als Wartungskosten oder andere Stromkosten als Betriebsstrom abzurechnen. Bei ungewöhnlich hohen Beträgen sollten Mieter hellhörig werden.

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7. Unvollständige Betriebskostenabrechnung

Die Mieterin oder der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung außerdem auf deren Richtigkeit hin überprüfen können. Daher muss die Abrechnung folgende Informationen enthalten:

• Abrechnungszeitraum
• Verteilerschlüssel
• Auflistung der einzelnen Kostenpositionen
• Gesamthöhe der Betriebskosten
• Anteil der Betriebskosten, den der Mieter tragen soll
• ggf. Angabe der erfolgten Vorauszahlungen durch den Mieter

Ist es dem Mieter aufgrund fehlender Angaben nicht möglich, Teile der Betriebskostenabrechnung zu überprüfen, ist die Abrechnung fehlerhaft. Wie Mieter, die eine fehlerhafte Abrechnung erhalten, vorgehen sollten, hängt vom konkreten Fehler der Betriebskostenabrechnung ab und sollte mit einem Rechtsanwalt besprochen werden.

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8. Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten

Nicht alle Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Wie bereits weiter oben erwähnt, ist insbesondere entscheidend, was der Mietvertrag regelt. Aber auch hier können einzelne Bestimmungen unwirksam sein. Nicht umlagefähige Nebenkosten können durch eine Vereinbarung im Mietvertrag nicht zu umlagefähigen Kosten umgewandelt werden. Verwaltungstätigkeiten sowie Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen dürfen zum Beispiel nicht auf Mieter abgewälzt werden.

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9. Einmalkosten

Zu den Betriebskosten zählen nur Kosten, die beim Betrieb des Gebäudes regelmäßig anfallen. Einmalig anfallende Kosten können dagegen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Ungezieferbekämpfung, Reparaturkosten, Verwaltungskosten, Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherungen, Porto oder Bankgebühren dürfen dementsprechend nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

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10. Vollwartungsverträge von Fahrstühlen

Während der Vermieter die Kosten, die ihm durch den Betrieb eines Fahrstuhles entstehen auf die Mieter umlegen kann, dürfen Kosten für Reparaturen oder Ersatzteile nie in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Betriebskosten des Aufzuges sind zum Beispiel Strom, Bedienung, Überwachung, Beaufsichtigung, Notruf und Reinigung. Kompliziert wird es jedoch, wenn der Vermieter einen sogenannten Vollwartungsvertrag für den Fahrstuhl abgeschlossen hat. In einem solchen Vertrag sind Kosten für mögliche Reparaturen enthalten und müssen dementsprechend bei der Abrechnung mit dem Mieter herausgerechnet werden. Mieter, die den Aufzug nicht nutzen können, weil sie zum Beispiel in einem anderen Gebäudeteil wohnen, müssen auch keine Fahrstuhlkosten tragen.

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Ihr Recht auf Belegeinsicht!

Wenn die Betriebskostenabrechnung formal korrekt aussieht, aber dennoch ungewöhnlich hohe Positionen enthält, kann eine Belegeinsicht Aufschluss bringen. Mieter haben das Recht alle Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge, die der Vermieter der Betriebskostenabrechnung zu Grunde legt, im Original einzusehen und auf ihre Gültigkeit hin zu überprüfen. So können Mieter nachvollziehen, ob alle aufgeführten Kosten im Abrechnungszeitraum auch tatsächlich entstanden sind.

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11. Wirtschaftlichkeit der Abrechnung

§556 des BGB regelt nicht nur, dass der Vermieter die Betriebskosten auf den Mieter umlegen darf. Hier ist auch festgesetzt, dass der Vermieter bei den Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit zu achten hat. Das bedeutet, dass der Vermieter nicht wahllos das Geld der Mieter ausgeben kann, sondern dass er Preise vergleichen muss und keine unnötigen Kosten erzeugen darf. Dementsprechend soll er keine unsinnigen Versicherungen abschließen, überflüssige Anschaffungen tätigen oder überhöhte Gehälter an Reinigungspersonal oder Hauswart zahlen. Ob die Höhe einzelner Nebenkosten angemessen ist, kann mit Hilfe eines Betriebskostenspiegels abgeschätzt werden. Im Betriebskostenspiegel findet sich die durchschnittliche Höhe der unterschiedlichen Nebenkosten je Quadratmeter. Fallen Kostenpositionen im Vergleich ungewöhnlich hoch aus, lohnt es sich einen Anwalt um Hilfe zu fragen.

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12. Eigenleistungen des Vermieters

Gemäß der Betriebskostenverordnung darf der Vermieter auch eigenen Sach- und Arbeitsleistungen mit den Mietern abrechnen. Das heißt, dass der Vermieter zum Beispiel anstatt einen Gärtner, Hauswart oder Putzdienst zu engagieren, selbst Hand anlegen kann. Diese Aufwendungen kann der Vermieter dann den Mietern in Rechnung stellen. Der Vermieter darf jedoch keine Unsummen verlangen, sondern hat nur das Recht Kosten in der Höhe abrechnen, die ein Handwerker oder Dienstleister für die gleiche Tätigkeit verlangt hätte. Hat der Mieter berechtigte Zweifel an der Höhe der Kosten, liegt es am Vermieter seinen Kostenaufwand zu erklären.

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13. Leerstand und Eigentumswohnungen

Bei der Nebenkostenabrechnung eines Hauses müssen alle Wohnungen gezählt werden. Leerstehende Wohnungen und Eigentumswohnungen müssen dementsprechend genauso an den Gesamtkosten beteiligt werden, wie vermietete Wohnungen. Bei leerstehenden Wohnungen muss der Eigentümer deren Kosten anteilig tragen. Laut dem Bundesgerichtshof muss der Vermieter dabei den Kostenanteil der leer stehenden Wohnungen sowohl für die verbrauchsabhängigen Kosten (z. B. Grundsteuer und Versicherungen) als auch für verbrauchsabhängigen Kosten übernehmen. Also zum Beispiel den Anteil für den Strom der Hausbeleuchtung, Wasser und Entwässerung, die Müllabfuhr, den Fahrstuhl etc. Außer natürlich, es handelt sich um einen Verbrauch, der den belegten Mietwohnungen eindeutig zugeordnet werden kann z. B. durch Wasseruhren. Laut dem Deutschen Mieterbund gilt auch bei den Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung, dass der Vermieter je nach Vertragsregelung 30-50 % der Heizkostenabrechnung bei Leerstand übernehmen muss.

Wenn die Wohnfläche als Verteilungsschlüssel für die Betriebskostenabrechnung gilt, hat ein Vermieter grundsätzlich die Kosten des Leerstandes zu tragen. Dabei darf er einen Verteilungsschlüssel in der Regel auch nicht einfach Ändern und zum Beispiel auf die vermieteten Flächen umlegen, um den Kosten eines Wohnungsleerstandes zu entgehen. Noch ließ der Bundesgerichtshof aber offen, ob und wann ein Vermieter in Ausnahmefällen z. B. wegen „krasser Unbilligkeit“ dann doch eine Änderung des Verteilungsschlüssels verlangen darf. Taucht in der Betriebskostenabrechnung in einem Jahr eine geringere Gesamtquadratmeterzahl auf, als im Jahr zuvor, kann das daran liegen, dass der Vermieter nur die vermieteten Wohnungen abgerechnet hat, um sich Kosten zu ersparen.

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14. Gewerberäume

Für Gewerberäume wie Büros oder Geschäfte, fallen in der Regel höhere Betriebskosten an, als in für Privathaushalte. In Gewerben wird zum Beispiel häufig mehr Wasser verbraucht, Heizkosten und Müllentsorgungskosten können höher ausfallen und die Grundsteuer ist höher. Müssen die Mieter wegen der Gewerbeeinheiten im Haus mehr als 15 Prozent mehr an Betriebskosten zahlen, ist der Vermieter verpflichtet Wohnungen und Gewerbe getrennt in der Abrechnung auszuweisen.

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15. Der Vermieter rechnet nicht ab

Während einige Mieter hohe Nachzahlungsforderungen mit ihrer Betriebskostenabrechnung erhalten, bekommen andere Mieter gar keine Abrechnung. Hat sich durch hohe Betriebskostenvorauszahlungen der Mieter ein Guthaben angesammelt, das der Vermieter nach der Betriebskostenabrechnung an die Mieter zurückzahlen müsste, versuchen manche Vermieter keine Abrechnung zu erstellen, um das Guthaben nicht ausschütten zu müssen. Der Vermieter ist jedoch verpflichtet eine jährliche Abrechnung der Betriebskosten zu erstellen, wenn er vom Mieter Betriebskostenvorauszahlungen der Kosten verlangt. Das Recht auf eine Nebenkostenabrechnung können Mieter sogar einklagen.

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Hohe Nachforderung bei korrekter Abrechnung?

Nachforderungen bei der Betriebskostenabrechnung treffen Mieter immer dann, wenn die Vorauszahlungen zu niedrig berechnet waren. Nach einem extrem kalten Winter können zum Beispiel unerwartete Heizkosten die Nebenkosten in die Höhe treiben. Schuld an der Nachzahlung sind dann weder Fehler in der Abrechnung, noch ein arglistiger Vermieter, sondern lediglich das Wetter. Manche Vermieter berechnen die Nebenkostenvorauszahlungen bei der Neuvermietung einer Wohnung jedoch mit Absicht zu niedrig. So versuchen sie hohe Mietforderungen zu kaschieren und Mieter zum Abschluss des Mietvertrages zu verleiten.

Durch extrem niedrig angesetzte Nebenkostenvorauszahlungen erscheinen überteuerte Mieten plötzlich erschwinglich. Mit der ersten Betriebskostenabrechnung kommt dann jedoch das böse Erwachen in Form hoher Nachzahlungsforderungen. Nach einem extremen Winter kann sich die Nachforderung dann schnell auf eine vierstellige Summe belaufen. Um negative Überraschungen zu vermeiden können Mieter die zu erwartenden Betriebskosten mit Hilfe des Energieausweises des Hauses und dem sogenannten Betriebskostenspiegel noch vor Abschluss des Mietvertrages abschätzen.

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Fehlerhafte Abrechnung erhalten?

Wenn Sie einen Fehler in deiner Betriebskostenabrechnung finden, muss das nicht bedeuten, dass Sie die Abrechnung einfach ignorieren dürfen. Hier muss im Einzelnen genau geprüft werden, welche Art der Verstoß hat und welche Folgen sich daraus ergeben. Oft ist es ratsam, sich an genannte Fristen in der Abrechnung zu halten, da man sonst einen Zahlungsverzug und weitere, damit verbundene Kosten riskiert. Des Weiteren kommt eine Zahlung der Betriebskosten unter Vorbehalt in Frage. Das genaue Vorgehen solltest du unbedingt mit einem Rechtsanwalt besprechen und dich ausführlich beraten lassen.

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Gerichtsurteile zu Fristen und § 556 BGB

Obwohl die Regelungen und Fristen im § 556 BGB zur Nebenkostenabrechnung/Betriebskostenabrechnung sowohl für Vermieter als auch für Mieterinnen und Mieter zugänglich sind, erstellen zahlreiche Vermieter bzw. Hausverwaltungen die Abrechnungen immer noch zu spät. Es kam in zahlreichen Gerichtsfällen auch vor, dass eine Nachkorrektur erforderlich war.

Hier einige Urteile zur Abrechnungsfrist der Nebenkosten nach § 556 BGB. Die Urteile sind in diesen Fällen zugunsten des Mieters ausgefallen.

Fall I: Abrechnungsfrist versäumt, Rückerstattung der Nebenkosten
2004 ließ der Vermieter dem Mieter eine Nachforderung der Betriebskostenabrechnung in Höhe von 185,89 € für den Zeitraum vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002 zukommen. Der Mieter hat das Mietobjekt zum Zeitpunkt nicht länger bewohnt, er hat die Nachforderung aber trotzdem umgehend beglichen. Nachdem er seine Rechte laut BGB kennenlernte, forderte der Mieter seinen ehemaligen Vermieter jedoch auf, die Nachzahlung wieder zurückzuerstatten, weil die einjährige Abrechnungsfrist laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB vom Vermieter versäumt wurde, was ihm bei der Nachzahlung noch nicht bekannt war.

> Urteil (BGH Az.: VIII ZR 94/05): Die Klage zwischen dem Vermieter und des ehemaligen Mieters wurde zugunsten des Mieters entschieden. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB hätte der Vermieter die Rechnung des Zeitraums vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002 spätestens bis zum 31. Dezember 2003 zur Rechnung stellen sollen. Nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist ist der Mieter nicht berechtigt, die Forderungen nachzuzahlen. Dem Mieter stand die Rückerstattung wegen Fristablauf zu.

Fall II: Falscher Umlageschlüssel nach Abrechnungsfrist korrigiert
Beim betroffenen Gerichtsfall war der Ausgangspunkt, dass im Mietvertrag eine Umlage der Betriebskosten vereinbart wurde. Der Mieter hatte im Laufe des Jahres 2002 eine Betriebskostenabrechnung von 658,01 € für das Jahr 2001 bekommen. Der Mieter hat einen Widerspruch im Februar 2003 eingelegt. Der Vermieter hat im Laufe des Jahres 2003 auf Grundlage der Miteigentumsanteile die Abrechnung geändert, die mit einer noch höheren Nachforderung von 694,14 € endete. In der Klage wurde der korrigierte, höhere Betrag von 694,14 € geltend gemacht.

> Urteil (BGH Az.: VIII ZR 115/04): Der Vermieter hat die korrigierte Abrechnung mit dem höheren Betrag erst im Laufe des Jahres 2003 auf Rechnung gestellt. Die Abrechnung war ursprünglich für das Jahr 2001 – damit ist es nach Ablauf der Abrechnungsfrist passiert. Die Geltendmachung einer Nachforderung vom Vermieter gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 im BGB ist ausgeschlossen. Der Mieter ist daher nur für die Nachzahlung des 2002 abgerechneten geringeren Betrages von 658,01 € verpflichtet. Alle Korrekturen und Nachforderungen nach Ablauf der Frist sind nichtig.

Fall III: Korrektur der Nebenkosten nach Fristablauf zu Lasten des Mieters
Im vorliegenden Fall erstellte die Vermieterin fristgerecht im Dezember 2004 die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2003, bei der sie ein Guthaben von 208,73 € für den Mieter angegeben hat. Im Februar 2005 hat die Vermieterin nachträglich Posten der alten Abrechnung korrigiert und eine Nachzahlung von 115,06 € festgestellt. Der Mieter kannte seine Rechte und zahlte nicht, woraufhin die Mieterin geklagt hat.

> Urteil (BGH Az. VIII ZR 190/06): Beim Urteil sind die Ausschlussfrist und die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 des BGBs entscheidend. Die Vermieterin war nicht berechtigt, nach Ablauf der Abrechnungsfrist und der Ausschlussfrist Nachforderungen in Rechnung zu stellen. Der Mieter musste die Zahlung nicht betätigen.

Gut zu wissen: Dies gilt für Fristen der Abrechnung der Nebenkosten
Es ist wissenswert und gilt für Mieterinnen und Mieter im Bezug auf die Fristen der Betriebskostenabrechnung basierend auf gefallenen Gerichtsurteile grundsätzlich zu beachten:
– Wenn der Vermieter die Abrechnung korrigiert und es wird festgestellt, dass der Mieter oder die Mieterin ein Guthaben hat, muss dieses Guthaben vom Vermieter ausgezahlt werden ABER:
– Wenn der Vermieter die Abrechnung korrigiert und es wird festgestellt, dass der Mieter oder die Mieterin mehr nachzahlen muss, ist der Vermieter trotzdem an der “alten”, ersten Abrechnung gebunden und darf nach Fristablauf keine erhöhten Nachzahlungen vom Mieter fordern auch wenn die Korrektur nach Fristablauf passiert (BGH Az. VIII ZR 190/06)
– Wer eine Nebenkostenabrechnung bezahlt, obwohl die Frist der Zustellung beim Erhalt der Abrechnung bereits abgelaufen war, kann das Geld nachträglich trotzdem zurückverlangen (BGH VIII ZR 94/05)

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Warum sollte man jede Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?

Für Mieter lohnt es sich in jedem Fall die Betriebskostenabrechnung prüfen zu lassen: War die Abrechnung zu hoch, bekommt der Mieter Geld zurück. War die Abrechnung zu niedrig, muss nur der erste (niedrigere) Rechnungsbetrag bezahlt werden. 

Jeder zweite Abrechnung für die Nebenkosten enthält Fehler. 

Trotz der klaren gesetzlichen Regelungen, tauchen in manchen Betriebskostenabrechnungen auch sogenannte nicht umlagefähige Nebenkosten auf, die eigentlich nicht auf die Mieter abgewälzt werden dürften. Hier ist ein waches Auge gefragt! 

Fehler in der Betriebskostenabrechnung auf Kosten der Mieter 

Nicht immer muss man böse Absicht unterstellen, wenn sich der Fehlerteufel eingeschlichen hat. Aber Fehler können teuer werden. Mietrechtsexperten gehen davon aus, dass etwa die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft ist. Je nach Größe der Wohnung können dabei ohne weiteres mehrere hundert Euro zusammenkommen, die Mieter fälschlich zu viel bezahlen.

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Egal ob jährliche Abrechnung oder Endabrechnung bei Auszug. Im Rahmen einer Mitgliedschaft ist die Anwaltsprüfung der Nebenkostenabrechnung durch unsere Partneranwälte für Sie kostenlos. Dieses MieterEngel Mitglied hatte besonder Glück, und statt hoher Nachzahlung, eine Gutschrift. 

So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung mit MieterEngel

Selbst Prüfen – Hilfestellung und Know-How

Das Mietrecht ist kompliziert, und für Laien fällt es schwer sich zurecht zu finden. Deshalb haben wir die Arbeit für Sie übernommen. Lesen Sie: welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche nicht. Oder gehen Sie gleich durch die Liste der 15 häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung. 

Clevere Tools und Hilfe im kostenlosen Portal

Wir bieten Hilfe zur Selbsthilfe. Eine Nebenkostenabrechnung sollte man routinemäßig jedes Jahr kontrollieren. Wenn Sie dafür keine Zeit haben, nutzen Sie doch unsere kostenlose KI-Kontrolle. 

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Etwa jede zweite Abrechnung ist fehlerhaft. Unentdeckte Fehler gehen oft zu Lasten von Mietenden. Besser auf Nummer sicher gehen. Unsere speziell entwickelte künstliche Intelligenz scannt Ihre Abrechnung auf Formfehler und Unstimmigkeiten.

Direkte Hilfe vom Partneranwalt. 

Eine rechtliche Beratung kann sehr teuer werden: Anwälte verlangen für eine Erstberatung teils 200 bis 300 Euro, ohne, dass eine Klärung des Sachverhalts garantiert ist. Weitere Beratungstermine kosten Zeit, Geld und Nerven.

Über die verschiedenen MieterEngel Mitgliedschafts-Pakete erhalten Mietende Beratung von unseren ausgesuchten Partneranwältinnen und -anwälten. 

So funktioniert Beratung mit MieterEngel Partneranwälten

Ob Nebenkostenabrechnung, Erhöhung der Vorauszahlungen auf Grund der Energiekosten oder Heizkostenkrise oder Endabrechnung nach Auszug. Mit MieterEngel Partneranwälten können Sie die Abrechnung kostenlos jedes Jahr prüfen lassen, sondern auch besprechen, wie Sie in Ihrer Situation am besten vorgehen. Die Energiekrise bringt Unsicherheit, mit einer Profi-Beratung haben Sie eine rechtssichere Auskunft. 

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Bei uns bekommen Sie das Beste von beidem: Ein nutzerfreundliches Online Portal, in dem Sie in wenigen Minuten Ihre Frage stellen, Ihre Dokumente hochladen und eine Anfrage an einen Anwalt senden können. Gleichzeitig, wird jede Anfrage von einem Mitarbeiter geprüft. Wir prüfen im Hintergrund ob Dokumente leserlich sind und leiten Ihrer Unterlagen weiter. So erhalten Sie schnellstmöglich Ihren Prüfbericht.

Sie haben Fragen, oder ein zusätzliches Mietproblem, kein Problem, Sie erreichen unser Team montags bis Samstag  unter 0049(0)30 5557 1887.

3: Ausgewählte Partneranwälte: MieterEngel wählt Partneranwälte mit besonderer Sorgfalt aus. Alle unserer Anwälte haben mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung als Rechtsanwalt im Mietrecht. Dazu haben 85 % der derzeit unter Vertrag stehenden Partneranwälte einen Doktortitel und 80 % sind Fachanwälte für Mietrecht.

4: Keine Rechtsauskunft ohne Handlungsempfehlung: Unsere Partneranwälte klären Sie nicht nur kompetent über die Rechtslage auf, sondern sind auch Experten, wenn es darum geht, Konflikte mit Hausverwaltung und Vermieter im Interesse von Mietenden schnell zu lösen.

So geht Ihr Partneranwalt bei der Nebenkostenprüfung vor:

„Es gibt bestimmte Klassiker, auf die die meisten Fehler in Nebenkostenabrechnungen zurückgehen,“ sagt Gabriel Fischer, Fachanwalt für Mietrecht und Partneranwalt bei MieterEngel. 

Unsere Partnerinnen und Partner schauen daher unter anderem auf die folgenden Punkte: 

1: Es wird analysiert, ob alle in der Nebenkostenabrechnung aufgeführten Positionen (z. B: „Abwasser“ oder „Hausmeister“) zulässig und umlagefähig sind und d.h. vom Mieter auch wirklich bezahlt werden müssen.

2: Anhand von Vergleichswerten wird berechnet, ob Kosten für einzelnen Position deutlich überdurchschnittlich sind und die Position und die Belege genauer geprüft werden sollten.

3: Der Vermieter ist verpflichtet, die Abrechnung dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen. Wird die Frist überschritten, müssen z. B. Nachzahlungen nicht mehr geleistet werden. Der MieterEngel Algorithmus gleich das Datum des Schreibens mit dem Abrechnungsjahr ab.

4: Die vom Mieter geleisteten monatlichen Vorauszahlungen („Abschlag“) müssen auf der Nebenkostenabrechnung dokumentiert sein. Der Partneranwalt schaut nach, ob diese formelle Anforderung eingehalten ist. Falls nicht, kann der Mieter eine Korrektur verlangen.

5: Es wird ein Plausibilitätscheck bezüglich der angewandten Verteilerschlüssel durchgeführt und analysiert, ob die Gesamtkosten und anteiligen Kosten transparent aufgeschlüsselt sind.

6: Es wird analysiert, ob der vom Vermieter auf der Nebenkostenabrechnung angegebene Nutzungszeitraum mit der vom Mieter angegeben Wohndauer übereinstimmt. Ein Mieter muss grundsätzlich nur die Kosten für den Zeitraum tragen, in welchem das Mietverhältnis besteht.“

Im Ergebnis erhalten Sie einen Bericht, der den neuen Betrag ausweist. Ist der Fehler zu Ihrem nachteil emphielt der Anwalt, wie Sie Hausverwaltung oder Vermieter dazu kontaktieren sollten. Ist der Fehler zu Ihren Gunsten, ändert sich nichts.

Basierend auf dem Prüfungsergebnis erteilt Ihr Partneranwalt Ihnen eine klare Handlungsempfehlung. Sie können den Prüfbericht Ihrem Vermieter als Beweis vorlegen.

Ist das Problem damit gelöst?

In den allermeisten Fällen ja. Sollte man tiefere Zweifel an den Kosten haben, kann man eine Belege einsicht fordern.

Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung fordern. 

Falls Sie in der Abrechnung Zahlen finden, die Ihnen ungewöhnlich vorkommen, haben Sie außerdem das Recht alle Belege zu prüfen, die der Vermieter zur Abrechnung herangezogen hat. Unsere Partneranwälte können auch hier unterstützen, Sie nehmen alle Kostenpositionen unter die Lupe und fassen das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfungsbericht für Sie zusammen.

Ihr Vorteil: benötigen Sie in Zukunft erneut Beratung, sprechen Sie im Rahmen einer Mitgliedschaft immer mit dem gleichen Anwalt oder der gleichen Anwältin. Er oder Sie kennt auch die Vorgeschichte und kann Sie optimal für Ihren Fall beraten. 

Was Sie brauchen um MieterEngel zu nutzen:

• Mitglied werden können Sie direkt über den Browser, Ihr Smartphone oder auch per Anruf online direkt am Telefon. Sie werden als Mitglied von unserem Team direkt aufgenommen. Zahlung erfolgt dann per SEPA Lastschrift. Unsere Mitgliedschaften sind Jahresbeitrage von 89 €-149 €.  
• Dokumente und Mietvertrag müssen zu jeder Beratung vorliegen. Sie können diese mit dem Handy abfotografieren, oder im Portal als PDF hochladen. 
• Für Telefonische Beratungen, vereinbaren Sie im Vorfeld einen Termin und Ihr persönlicher Partneranwalt ruft Sie zum verabredeten Zeitpunkt an. Beratung die in die Zeit passt!